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(Editions principales / Grand-Livre / Général)
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L'essentiel Ciblez l'édition du Grand-Livre Général... Le Grand-Livre général correspond à une édition du Grand-Livre en détail (tous les comptes) en créant des sous-totaux pour certaines racines de comptes appelés comptes collectifs. Cette notion de Collectif est développée dans le menu Initialisation / Plan Comptable / Collectif. Sélectionnez le type d'écriture à éditer... La zone Etat des écritures permet de choisir le type d'écriture à éditer. Généralement, vous n'aurez pas besoin de modifier les choix par défaut car l'édition d'un Grand-Livre reprend toujours l'ensemble des soldes des comptes pour une période donnée. Vous avez le choix entre les écritures Validées, Brouillard et/ou lettrées ou non. Exemple : Vous souhaitez imprimer le Grand-Livre en ayant les comptes 40 et 41 groupés mais les comptes 416 détaillés : · Créez un collectif ayant une ligne 41-416 et une ligne 40. · Sur l'édition vont apparaître tous les comptes. Les racines 41 seront sur une ligne et les 40 sur une autre. Le compte 416 sera détaillé et non compris dans le collectif 41. |
Date du ... au ...
Indiquez la période d'édition entre deux dates.
Il peut s'agir du mois courant, de l'exercice, des deux exercices N et N+1...
Les dates proposées par défaut dans le choix des dates d'éditions sont paramétrables.
Comptes
Ce champ permet d'éditer le Grand-Livre en ne faisant apparaître que certains comptes ou racines de compte.
Pour sélectionner un ou plusieurs comptes, utilisez la liste ou renseigner directement les éléments de filtre dans le champ.
Par défaut tous les comptes sont sélectionnés.
Une énumération de comptes ou de racines peut être saisie directement dans le champ : la virgule sera le caractère de séparation entre les différentes valeurs.
Exemple :
Si vous souhaitez avoir tous les comptes de racine 411 et ceux de racine 413, saisissez 411,413.
Classement
Le logiciel permet d'éditer le document classé soit par numéro de compte (compte), soit par libellé de compte (désignation).
Choisissez le classement libellé pour avoir une liste alphanumérique de vos clients ou fournisseurs.
Collectif
Indiquez le code du collectif à utiliser pour l'édition.
Le collectif permet le regroupement sur une seule ligne de tous les comptes rattachés à ce même collectif.
Le collectif aura été préalablement créé par le menu Initialisation / Plan Comptable / Collectifs.
Par défaut les collectifs 40 et 41 sont sélectionnés.
Comptes cumulés
Dans le plan comptable (menu Initialisation / Plan Comptable / Plan comptable Dossier onglet Options champs Cumulable), vous avez la possibilité de rendre certains comptes cumulables.
L'option Cumulable du plan comptable a pour but de donner à l'utilisateur la possibilité de faire apparaître dans toutes les éditions de Grand-Livre, sur une seule ligne, le cumul mensuel de tous les mouvements saisis sur le compte déclaré en tant que compte cumulé (donc aucun détail des mouvements ne sera donné).
Cette fonctionnalité est fortement appréciée sur les comptes comptables énormément utilisés quotidiennement et dont l'objet du compte n'est pas purement significatif pour la prise d'initiative de la gestion de l'entreprise (dans ce sens, les comptes de TVA sont souvent considérés comme cumulables...)
Cette option n'a aucun effet sur la manière dont est stockée l'information. Elle ne fait que simplifier l'édition en n'imprimant pas le détail qui constitue le cumul mensuel.
Ecritures Validées / Brouillard / Simulation
Au moment de concevoir l'édition, le logiciel vérifie l'état des écritures faisant parties de la période sélectionnée. Il vérifiera si l'écriture est validée (clôturée mensuellement dans le menu Clôture / Clôture mensuelle), en "Brouillard" (non clôturée mensuellement et donc modifiable par la saisie comptable des écritures) ou en "Simulation" (écriture fictive non encore présente dans le brouillard").
En fonction des options cochées ou pas, le logiciel tiendra compte de l'écriture ou pas dans cette édition.
La mention « Edition provisoire » présente en en-tête des éditions comptables ne dépend plus des coches « Brouillards » et «Simulations», présentes dans les critères de sélection de l'édition.
Qu'elles soient présentes ou non, le logiciel commence par vérifier si de telles écritures vont faire partie de l'édition.
Il est donc possible, par exemple, de conserver la coche « Brouillards » et pourtant de ne pas avoir la mention « Edition provisoire » parce que le logiciel n'a imprimé aucune ligne de brouillard.
Si l'option Reports à nouveau est cochée, alors le logiciel tiendra compte des écritures ayant cette propriété valide. Sinon, il ne tiendra pas compte de l'écriture pour l'élaboration du document. La propriété Report est mise en place soit au moment d'une clôture annuelle par le logiciel soit par le fait d'avoir saisi une valeur au niveau de la ligne Exercice N-1 de la fiche du plan comptable.
Ecritures Lettrées / Non lettrées
Au moment de concevoir l'édition, le logiciel vérifie la présence d'un caractère de lettrage sur la ligne d'écriture. Si un caractère de lettrage est trouvé et si l'option Ecritures lettrées est cochée, alors le logiciel tiendra compte de l'écriture. Sinon, le logiciel n'en tiendra pas compte.
La préférence "Prise en compte de la date de lettrage" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Editions principales / Grand-Livre, permettra, si sa valeur est à "Oui", de tenir compte de l'éventuelle date de lettrage présente sur chacune des lignes d'écritures pour le test effectif des écritures lettrées ou non lettrées.
De plus amples informations sont accessibles dans l'aide au chapitre Initialisation / Préférences / Initialisation / Préférences / Editions Principales / Grand-Livre.
Ecritures de Report à Nouveau
Les écritures issues d'un report à nouveau effectué par le logiciel ou d'une génération automatique au moment de la création du compte (solde N-1) sont de type report à nouveau.
Il est possible d'inclure ou non ces écritures dans l'édition.
Si l'option est cochée, alors le logiciel tiendra compte des écritures ayant cette propriété valide. Sinon, il ne tiendra pas compte de l'écriture pour l'élaboration du document.
Cette notion de Report à Nouveau n'a pas de lien avec la notion de Report pouvant apparaître en description des opérations liées à chacun des comptes sélectionnés de l'édition.
En effet, le solde indiqué sur la ligne « Report » correspond à celui des écritures comprises entre la date du début de l'Exercice N et celle du début de la période sélectionnée dans le masque de saisie de l'édition.
Exemple :
Exercice N : 01/01/2001 au 31/12/2002
La période sélectionnée pour l'édition du Grand-Livre est celle du 15/12/2002 au 31/12/2002.
Par exemple, pour le compte 445660001, vous obtiendrez un solde de 3000.00 correspondant à celui du compte entre le 01/01/2001 et le 15/12/2002.
Si la période de sélection de l'édition débute au premier jour de l'Exercice N, la mention « Report » ne doit pas être présente.
Date d'édition
Indiquez la date d'édition qui sera par défaut celle du jour.
Cette date pourra apparaître sur les éditions.
Sortie sur
Les différents modes de sorties vous sont proposés grâce aux préférences liées aux éditions (menu Initialisation / Préférences / Général / Editions). Elles devront avoir la valeur "Oui" pour que les modes apparaissent au niveau de la ligne "Sortie sur".
Attention au terme « rapide ». L'impression sur port nécessite le paramétrage des codes d'échappements de votre imprimante. Il s'agit d'une impression de type « Dos ».
Imprimer / Page
Si vous désirez imprimer à partir d'un certain numéro de page, indiquez ici le numéro de la première page éditée. Cette fonction est présente en cas de problème d'impression (bourrage papier, manque d'encre, ....). En effet, l'impression d'un Grand-Livre étant souvent volumineuse, ce champ offre la possibilité de relancer l'édition à partir de la page où elle s'est arrêtée.
Paramétrage
Il est possible de créer plusieurs paramétrages pour un même document. En fonction des objectifs de votre édition (fin d'année, recherches d'informations, présentations, ...).
Les paramétrages suivants sont proposés :
· Standard : Comptabilité édite compte par compte le détail des écritures passées sur ce compte, classées chronologiquement avec un total à chaque compte.
· Standard détaillé mensuel : Idem au standard mais propose sur la même base d'édition un total mensuel sur chaque compte.
· Standard avec Totaux : Comptabilité propose l'édition standard du Grand-Livre Général avec en fin d'édition, un tableau récapitulatif affichant les totaux par racines comptables.
· Standard tri secondaire par référence : ce paramétrage vous propose une édition standard du Grand-Livre dans laquelle les écritures sont triées par compte, date, journal, référence et ordre chronologique de saisie.