Saisie

(Extra-comptable / Budgétaire / Saisie création)

Option disponible uniquement par souscription du module nécessaire

L'aide en détails

Les champs d'en-tête

Code

Précisez le code de votre budget. Vous disposez de huit caractères alphanumériques.

Ce code vous sera éventuellement demandé lors des éditions du budget si vous souhaitez éventuellement cibler l'édition sur un budget en particulier.

Libellé

Indiquez le libellé affecté à votre budget permettant de le décrire.

Vous disposez de trente caractères alphanumériques.

Poste analytique

Indiquez le code du poste analytique à prendre en compte. On parlera alors de budget « analytique ».

Si le champ est vide, le budget sera « comptable ». (Voir les éditions des budgets).

Ce champ reste facultatif : N'indiquez rien s'il s'agit d'un budget portant directement sur des comptes comptables.

Au moins une racine doit être saisie au niveau du compte, même dans un budget analytique. Vous pouvez en revanche saisir uniquement "6" pour préparer un budget analytique sur les achats ou "7" pour préparer un budget analytique sur les ventes. La somme des opérations analytiques spécifiée dans ce champ constituera le montant réalisé du budget. Notez qu'il n'est pas possible de mélanger les 2 racines.

Prévision exercice

Indiquez la prévision annuelle du budget.

Ce chiffre sera réparti en fonction des pourcentages mensuels indiqués dans le tableau situé en dessous.

Ne renseignez ce montant qu'après avoir tout paramétré.

Lorsque vous validerez la prévision, le logiciel demandera si la répartition est constante sur tous les mois ou si la Comptabilité doit effectuer un prorata en fonction des pourcentages précisés dans le tableau.

Dans le cas où vous avez choisi une répartition proratisée, vous devrez faire en sorte que la somme de votre répartition soit égale au montant spécifié dans le champ Prévision exercice sans quoi le logiciel vous demandera de confirmer l'inégalité entre la somme des montants ou pourcentages répartis et la prévision exercice du budget.

Comptes

Indiquez les comptes ou les racines de comptes composant le budget à mettre en place.

Pour mettre plusieurs comptes dans le budget, indiquez les comptes en les séparant par un espace.

Exemple :         

Pour budgétiser les dépenses de timbre, noter le compte 626.
Pour budgétiser l'ensemble des dépenses de publicité, notez le 623 qui inclura tous ses sous-comptes.
Pour budgétiser les dépenses de transports et de déplacement, notez les comptes 624 et 625.

Le montant des écritures des comptes demandés sera affiché mois par mois dans le tableau du budget.

Après cette identification du budget, vous allez devoir remplir les prévisions.

Vous disposez d'un tableau proposant une ligne par mois. Quatre colonnes peuvent être renseignées : la prévision mensuelle ou son pourcentage, la part pessimiste ou son pourcentage.

Dans le cas où le budget est "comptable" (pas d'informations saisies sur la ligne Poste analytique), le solde des comptes et/ou racines spécifiées dans ce champ constituera le montant réalisé du budget.

Le champ Comptes est obligatoire pour la validation du budget.

Le tableau de saisie

Mois

Cette colonne indique le mois et l'année de la ligne.

Prévu

Saisissez dans cette colonne le montant prévu.

Cette valeur pourra être recalculée en fonction des valeurs saisies dans les colonnes %, Prev. Poss et % Pessimiste.

%

Saisissez dans cette colonne le pourcentage prévu.

Cette valeur pourra être recalculée en fonction des valeurs saisies dans les colonnes Prévu, Prev. Poss et % Pessimiste.

Prév. Pess

Saisissez dans cette colonne la valeur prévue pessimiste.

Cette valeur pourra être recalculée en fonction des valeurs saisies dans les colonnes %, Prévu et % Pessimiste.

Le pourcentage de pessimisme

Lorsque vous créez un budget, les informations prévisionnelles que vous donnez sont une estimation.

En fonction des informations dont vous disposez, le risque de se tromper peut être plus ou moins grand.

Le pourcentage de pessimisme met en évidence la marge d'erreur possible. Plus le taux sera faible, plus l'information sera précise et plus l'estimation correspondra à une valeur à atteindre cohérente.

Le pessimisme gère donc la cohérence de votre budget.

Dans l'absurde, si le pourcentage de pessimisme est à zéro, votre budget est parfait.

Exemple :         

Vous budgétisez deux types d'achats : achats de barrettes mémoires et achats plaques d'acier.

Vous allez attribuer un pourcentage de pessimisme de 25 %  sur les barrettes mémoires et de 5 % sur les plaques d'acier. En effet, vous considérez que les producteurs de mémoires peuvent faire fluctuer leurs prix en fonction de la demande instable du marché de l'informatique. Au contraire, l'acier est facile à trouver et son prix est assez stable. Les marges d'erreurs sont plus grandes sur les marchés instables que sur les marchés stables.

Ainsi, à la lecture des budgets comparés, vous pourrez donner une analyse tenant compte de la marge d'erreur.

Le pourcentage pessimiste est paramétrable dans les préférences.
En effet, la préférence "Pourcentage pessimiste" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Extra-comptable / Budgétaire, permet de définir un pourcentage qui sera proposé par défaut au moment de la création d'un nouveau budget (colonne PP).
De plus amples informations sur cette préférence est disponible dans l'aide du chapitre Initialisation / Préférences.

Réalisé

De couleur jaune, cette colonne récupère le solde des mouvements comptables ou analytiques du champ Comptes ou Postes analytiques pour la période concernant la ligne du tableau. À partir du moment ou la ligne Postes analytiques est renseignée, le logiciel récupérera tous les mouvements analytiques présents dans le menu Extra-comptable / Analytique / Saisie associés à ce poste et dont les comptes comptables associés eux-même aux mouvements font partis des racines spécifiées dans le champ Compte.

Ecart

De couleur jaune, cette colonne calcule la différence entre le contenu de la colonne Prévu et le contenu de la colonne Réalisé.

% Mois

De couleur verte, cette colonne rapporte le montant Réalisé de la période au montant Prévu de la période sans tenir compte du pessimisme dans le but d'obtenir un pourcentage..

% Exercice

De couleur verte, cette colonne rapporte le montant Réalisé de la période au montant de la Prévision exercice dans le but d'obtenir un pourcentage.

Le bas du tableau fait apparaître le cumul de chacune des colonnes pour toute la période du budget (durée 24 mois).

Le Bouton Calculer

Le bouton calculer recalcule le montant réalisé par les comptes (postes analytiques si le champ poste est renseigné) pour chacun des mois affichés.

Il n'est actif que si la préférence « Recalcul automatique du budget » disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Extra-comptable / Budgétaire est à « Non ».

Ce calcul est automatiquement réalisé à chaque création ou modification des paramètres de comptes ou analytiques d'un budget.

Celui-ci peut être long (selon le nombre d'enregistrements, la vitesse machine ...)et vous pouvez l'éviter en mettant à Non la préférence «recalcul automatique du budget».

Dans ce cas, le recalcul est appelé par l'utilisateur lorsque celui-ci le désir en utilisant le bouton [Calculer] ou la touche F3.

Mettre à jour un budget

Lorsqu'un budget doit être mis à jour, entrez dans « le budget à modifier » et modifiez les montants ou pourcentages. Vous pouvez avoir accès aux prévisions de l'exercice, aux montants et pourcentages mensuels prévus ainsi qu'aux montants et pourcentages pessimistes.

La modification des prévisions de l'exercice proposera de répartir le montant de façon constante sur l'exercice ou au prorata des pourcentages présents.