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(Extra-comptable / Financier / Relances clients sur écritures)
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L'essentiel Editez rapidement des relances client... La relance sur écriture est rattachée au lettrage. Le logiciel contrôle uniquement si les factures émises sont rattachées à des règlements et si ce n'est pas le cas, les factures non réglées formeront un solde qui fera l'objet d'une relance s'il est égal ou supérieur à un montant défini comme minimum. Trois niveaux de relance client... Il existe trois niveaux de relance client et vous devez en paramétrer le texte et la forme dans le paramétrage des éditions (menu Utilitaires / Paramétrages des Editions / Extra-comptable / Financier / Relances). Les relances sur écritures ne tiennent pas compte de l'échéance de la facture. Si vous désirez effectuer des relances tenant compte des échéances, nous vous conseillons d'utiliser le module Financier. Nous vous rappelons que cette méthode implique que le lettrage des écritures soit mis à jour avant l'envoi de relances. |
Comptes
Précisez les comptes clients (racine 41) sur lesquels vous souhaitez effectuer des relances.
Date
Indiquez la date de référence à laquelle vous allez effectuer les relances et seules les écritures non lettrées antérieures ou égales à cette date seront prises en compte.
Montant minimum
Saisissez le montant à partir duquel les clients seront relancés. En effet, vous pouvez choisir de ne pas relancer les clients ayant un solde débiteur de 10 euros, par exemple.
Pour relancer tous les clients, quel que soit le montant dû, laissez cette zone vide (considérée par défaut égale à zéro).
Réédition de relance
Si vous cochez cette option, le programme ne mémorisera pas le courrier de relance.
En cas de perte, de bourrage de papier, vous aurez ainsi la possibilité d'éditer vos lettres autant de fois que vous le souhaitez sans en modifier le numéro du niveau.
Si vous ne cochez pas cette option, le programme gardera en mémoire le numéro de la lettre adressée au client et en tiendra compte lors d'une prochaine édition.
Relance automatique
Pour éditer automatiquement un courrier en fonction de celui envoyé lors de la précédente session de relances, cochez cette option sinon le logiciel vous proposera le choix du niveau de relance de chaque client.
Exemple :
Le 30/01/94, vous avez adressé au client VINCENT V. la lettre n° 1 (premier niveau de relance) et au client MYA F. la lettre n° 2 (deuxième niveau de relance).
Lors de la prochaine relance, si ces deux clients ne vous ont pas réglé, les courriers seront automatiquement adressés : lettre n° 2 à VINCENT V. et lettre n° 3 à MYA F.
Trois lettres-types vous sont proposées par défaut.
Vous pouvez rattacher à un numéro de lettre (1, 2,3) le texte de votre choix.
S'il y a plusieurs échéances, un contrôle est effectué sur la plus ancienne.
Exemple :
VINCENT V. possède 4 échéances de règlement :
· ECHEANCE DU 010200 (2 fois relancée)
· ECHEANCE DU 010300 (1 fois relancée)
· ECHEANCE DU 010400 (pas de relancée)
· ECHEANCE DU 010500 (pas de relance)
Lors de la relance, la lettre N° 3 sera éditée bien que les deux dernières échéances n'aient jamais fait l'objet d'aucun courrier. Après avoir édité la lettre de relance les éléments suivants seront mémorisés:
· ECHEANCE DU 01/02/00 (3 fois relancée)
· ECHEANCE DU 01/03/00 (2 fois relancée)
· ECHEANCE DU 01/04/00 (1 fois relancée)
· ECHEANCE DU 01/05/00 (1 fois relancée)
Si le client règle la première échéance (celle du 01/02/00), lors de l'édition d'une nouvelle relance, le programme éditera de nouveau la lettre n° 3 (troisième niveau) car l'échéance du 01/03/00 a fait l'objet de deux courriers.
Type d'état
Vous avez la possibilité d'éditer au choix : La liste des clients à relancer ou directement les relances sur ces clients.
La liste permet une relance téléphonique et l'édition des relances offre la possibilité d'une relance par courrier ou par télécopie.
Il sera possible d'effectuer les deux éditions de manière à, par exemple, connaître l'efficacité de l'envoi des relances sur les règlements clients.
Sortie sur
Les différents modes de sorties vous sont proposés grâce aux préférences liées aux éditions (menu Initialisation / Préférences / Général / Editions). Elles devront avoir la valeur "Oui" pour que les modes apparaissent au niveau de la ligne "Sortie sur".
Attention au terme rapide. L'impression sur port nécessite le paramétrage des codes d'échappements de votre imprimante. Il s'agit d'une impression de type « Dos ».L'impression vers le Gestionnaire de Télécopies ne vous sera proposée que si dans le menu Initialisation / Préférences / Général / Editions, vous avez opté pour la valeur Oui sur la ligne intitulée : Envoi Télécopies. Pour de plus amples informations sur le gestionnaire de télécopies, consultez le chapitre Utilitaires / Gestion télécopie.
Les préférences présentes dans la section Général / Editions permettent de configurer les sorties.
Paramétrage
Il est possible de créer plusieurs paramétrages pour un même document. En fonction des objectifs de votre édition (fin d'année, recherches d'informations, présentations, etc.).
Trois lettres de relance (une par niveau de relance) sont pré-définies. Nous vous conseillons de les lire et de les modifier à votre convenance car les relations contentieuses sont rarement uniformes.
Il ne s'agit que d'un modèle général indiquant l'insistance croissante entre chaque niveau de relance afin de vous faire régler.