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L'essentiel Le logiciel Sage Immobilisations i7 peut-être chaîné avec la Sage Comptabilité i7. Afin que le logiciel de paye soit correctement paramétré, il sera nécessaire d'établir un lien avec le dossier comptable par le biais du menu Initialisation/Renseignements généraux et de l'onglet "Exercices". Les informations qui déclarent la liaison comme existante sont stockées à l'intérieur du fichier Ste.ini se trouvant dans le dossier comptable avec lequel le dossier de Immobilisations est lié. Les champs suivants sont mis à disposition : · Répertoire : permet de rechercher le répertoire où se trouve le fichier Projet.ini de Sage Comptabilité i7. · Nom de société : ce champ apparaît une fois le champ précédent renseigné. Liste des dossiers vous est proposée. · Journal comptabilité Achat : le logiciel vous propose la liste des journaux de type Achats disponibles dans le dossier. · Journal comptabilité Cession : le logiciel vous propose la liste des journaux de type Ventes disponibles dans le dossier. · Journal comptabilité O.D. : le logiciel vous propose la liste des journaux de type O.D. disponibles dans le dossier. Les journaux pourront être créés directement à partir du logiciel Immobilisations. Une fois la liaison comptable établie, il vous faudra renseigner les différents masques auxquels sont associés des comptes comptables. Ces comptes seront sollicités au moment du Transfert en comptabilité pour la génération du fichier EcrXXXXX.Dat dans le dossier de la comptabilité. Exemple : Utilisation monoposte du fichier Ste.Ini : · [APPCLI] · IMMO=C:\SAGE\Immobilisations\SOCEX\ Utilisation réseau du fichier Ste.Ini : · [APPCLI] · IMMO=\\SERVEUR\SAGE\Immobilisations\SOCEX\ Le poste SERVEUR est l'ordinateur stockant les différents dossiers. |
Généraux
Les comptes pourront être choisis dans le plan comptable déjà existant du dossier comptable lié par le biais de la touche F4 ou par un clic sur l'onglet vert présent à côté de chacun des champs.
Dans les renseignements généraux et plus précisément dans l'onglet "Comptes", des champs sont mis à disposition de manière à ce que le logiciel puisse faire appel à ces comptes au moment du transfert en comptabilité :
Dotation aux amortissements dérogatoires
Compte utilisé pour la passation de l'écriture constatant un écart positif entre le montant de l'amortissement fiscal et le montant de l'amortissement comptable. Traditionnellement le compte comptable a la racine 687.
Provisions réglementées
Compte de contrepartie utilisé lors de la passation des écritures de dotations et reprises des amortissements dérogatoires.
Reprise sur provisions réglementées
Compte utilisé pour la passation de l'écriture constatant un écart négatif entre le montant de l'amortissement fiscal et le montant de l'amortissement comptable. Traditionnellement le compte comptable a la racine 787.
Valeur Comptable d'éléments d'actifs cédés
Compte utilisé pour la passation de l'écriture de cession au moment de la sortie de l'actif de l'immobilisation cédée. Traditionnellement le compte comptable a la racine 675.
Produits cessions d'éléments d'actifs
Compte utilisé pour la passation de l'écriture de cession au moment de la vente de l'immobilisation. Traditionnellement le compte comptable a la racine 775.
TVA à reverser
Compte utilisé lors de la passation de l'écriture de cession si le mouvement est assujetti à TVA. Traditionnellement le compte comptable a la racine 445.
Charges diverses de gestion
Compte utilisé dans les différents cas où un écart de centime peut intervenir (dotation aux amortissements...).
Produits divers de gestion
Compte utilisé dans les différents cas où un écart de centime peut intervenir (dotation aux amortissements...).
Les comptes pourront être choisis dans le plan comptable déjà existant du dossier comptable lié par le biais de la touche F4 ou par un clic sur l'onglet vert présent à côté de chacun des champs.
Dans le menu Immobilisations / Mise à jour, onglet "Comptes", sont disponibles différents comptes qui pourront utilisés lors des différentes situations qui pourront intervenir pendant la vie de l'immobilisation.
Immobilisation
Compte utilisé pour l'enregistrement de l'entrée de l'immobilisation à l'actif du Bilan (achat de l'immobilisation). Le compte aura obligatoirement la racine 2.
TVA déductible sur Immobilisation
Compte utilisé pour l'enregistrement de la TVA liée à l'acquisition de l'immobilisation. Traditionnellement le compte comptable utilisé est de racine 44562.
Fournisseur Immobilisation
Compte utilisé pour l'enregistrement de l'achat de l'immobilisation vers un compte de tiers. Traditionnellement le compte porte la racine 404.
Amortissement immobilisation
Indisponible si aucun amortissement n'a été défini, le compte est utilisé pour enregistrer l'amortissement comptable de chacun des lignes d'exercices apparaissant dans le plan d'amortissement ainsi qu'au moment de la sortie d'actif de l'immobilisation lors d'une éventuelle cession. Traditionnellement le compte a la racine 28.
Dotation aux amort. et provisions
Compte utilisé lors de la clôture de l'exercice et pour le transfert des dotations aux amortissements (à la date du dernier jour de l'exercice en cours). Ce compte sera également utilisé pour le passage de l'amortissement complémentaire dans le cas d'une cession d'une immobilisation non encore complètement amortie.
Reprise aux amort. et provisions
Compte utilisé lors de la clôture de l'exercice et pour le transfert des reprises aux amortissements (à la date du dernier jour de l'exercice en cours).
Provision pour dépréciation
Disponible uniquement dans le cas où aucun amortissement n'a été défini (linéaire, dégressif...), le compte sera utilisé pour le passage d'une écriture de provision pour un bien rarement corporel.
Le logiciel proposera par le menu Clôture / Transfert comptable de générer plusieurs fichiers EcrXXXXX.Dat où XXXXX correspondant aux différents codes de journaux définis dans les renseignements généraux. La structure du fichier est décrite avec précision dans le chapitre lié à l'interaction entre Gestion et Comptabilité).
Dans le cas où la liaison comptable n'est pas établie, les fichiers de transferts seront placés dans le dossier du logiciel Immobilisations, dans le cas contraire dans le dossier Comptable lié au dossier Immobilisations.
Dans le Journal Comptabilité Achats défini dans les renseignements généraux, nous retrouverons toutes les écritures d'acquisitions d'immobilisations.
Dans le Journal Comptabilité Ventes défini dans les renseignements généraux, nous retrouverons toutes les écritures de cessions d'immobilisations. Seront présentes uniquement l'écriture faisant intervenir le compte de vente (compte de collectif 775).
Dans le Journal Comptable d'O.D. seront présentes toutes les écritures de dotations et reprises aux amortissements et provisions, les écritures de sorties d'éléments d'actifs (compte de collectif 675).
L'intégration d'écritures n'est plus une tâche exclusive. Il n'est plus nécessaire de déconnecter les autres postes de la Comptabilité avant d'intégrer les fichiers de transferts comptables.
Non détection de fichiers d'import par Sage Comptabilité i7
La liaison comptable n'était pas correctement installée dans les renseignements généraux du logiciel Sage Immobilisations i7.
Étant donné, qu'il n'est pas possible de renouveler l'opération de transfert et que les informations ont bel et bien été générées, il faudra partir à la recherche des fichiers à l'intérieur du disque dur.
Pour cela, il faudra utiliser la fonction de recherche présente dans l'explorateur Windows sur les fichiers ECR*.*. La recherche portera sur l'intégralité du disque dur sur lequel les dossiers d'Immobilisations sont installés.
Ces fichiers seront normalement retrouvés dans le dossier d'Immobilisations à partir duquel l'opération de transfert a été effectuée.
Lancement consécutif de deux opérations de transfert
Cette manipulation n'a aucune incidence.
En effet les données ne peuvent pas être doublées car les immobilisations sont considérées comme "Flaggés" au fur et à mesure de leur changement d'état (voir champ Transfert de la table Immobilisation à l'intérieur de la liste des immobilisations).
De plus, les informations se cumulent à l'intérieur du fichier Ecr : les données du premier transfert ne sont pas écrasées par les données du second transfert.
Lancement d'une opération de transfert sur une période non terminée
Cette manipulation n'a aucun incident.
En effet l'opération de transfert comptable n'a pas pour objectif de protéger une période mais de protéger un mouvement.
Il vous sera possible à tout moment de transférer.
Lancement du transfert dans un mauvais dossier comptable
Cette manipulation n'a aucun incident.
Il suffira de rechercher le fichier Ecr dans le dossier du mauvais dossier et le copier par l'explorateur Windows dans le dossier dans lequel le transfert aurait dû être effectué. Les noms des fichiers devront être adaptés pour qu'ils correspondent pleinement à ceux présents dans le dossier comptable. Il faudra utiliser la fonction Renommer de l'explorateur Windows.
Si cet incident a été constaté tardivement et que les informations ont été récupérées par le mauvais dossier comptable, il faudra :
· supprimer les écritures comptables dans le mauvais dossier.
· prendre le fichier portant l'extension Old correspondant aux opérations transférées (il sera peut-être utile de vérifier le contenu du fichier en l'ouvrant à l'aide d'un éditeur de texte), et renommer son extension en Dat. Puis placer les fichiers dans le bon dossier comptable et personnalisant les noms de fichiers pour qu'ils correspondent aux différents journaux présents dans le dossier comptable.