Interactions entre Sage Comptabilité i7 et un logiciel non Sage

L'aide en détails

Récupération par le biais d'un fichier ASCII Pur

Un fichier ASCII pur est un fichier texte ne possédant aucun caractère de mise en forme. Il ne contient que les informations qui sont présentées de manière régulière sur une même ligne (une ligne correspondant à un enregistrement).

Le fichier pourra être généré par un logiciel de gestion capable d'exporter des informations au format ASCII Pur ou au format Texte (appellation fréquemment utilisée) ou bien éventuellement retravaillé par un logiciel de bureautique permettant la conversion du format généré par l'application vers toujours le même format ASCII Pur ou format Texte.

Les données qui vont être récupérées par cette méthode vont être :

·       Le plan comptable : le fichier généré devra s'appeler obligatoirement PLANCW.Dat

·       Les écritures : le fichier généré devra s'appeler obligatoirement EcrXXXXX.Dat (où XXXXX correspond au journal dans lequel seront reversées les écritures présentes dans le fichier, le journal devra donc obligatoirement exister) comme si il avait été généré par un logiciel de gestion.

Le Plan comptable

Grâce à la présence d'un fichier PLANCW.DAT à l'intérieur du dossier de comptabilité (C: \ Public \ ARCHIVES \ DOSS01 \ M200609 \ COMPTA \ SOCEX), le logiciel à l'ouverture du dossier proposera l'intégration des informations à l'intérieur de la base de données.

Le logiciel effectuera les traitements suivant :

·       Création des fiches inexistantes

·       Actualisation des fiches existantes

Le fichier PLANCW.DAT sera renommé PLANCW.OLD après intégration des informations

Le fichier devra obligatoirement avoir la structure suivante :

Longueur Enregistrement : 353

*      Le compte comptable doit être numérique sur les deux premiers caractères (0 à 9), puis peut être alphanumérique sur les suivants (A à Z, 0 à 9).

Les écritures

Grâce à la présence d'un fichier EcrXXXXX.DAT à l'intérieur du dossier de comptabilité (C: \ SAGE \ COMPTA), le logiciel à l'ouverture du dossier proposera l'intégration des informations à l'intérieur de la base de données.

Le logiciel Comptabilité EXPERT, intégrera toutes les écritures présentes dans le fichier.

Le fichier EcrXXXXX.DAT sera renommé EcrXXXXX.OLD après intégration des informations

Le fichier devra obligatoirement avoir la structure suivante :

*     Les montants doivent être enregistrés sous la forme de 20 caractères (entiers,  décimaux, et le point comme séparateur décimal).

**    Le compte comptable doit être numérique sur les deux premiers caractères (0 à 9), puis peut être alphanumérique sur les suivants (A à Z, 0 à 9)

D'une façon générale une zone non renseignée doit être laissée à blanc.

***   Le poste analytique ne doit pas dépasser la longueur de 8 caractères.

****  Ce Flag nous sert à déterminer quand on doit créer un nouvel en-tête écriture.

Deux choix :

cas Flag = 1 : Nouvelle Pièce.

cas Flag = 0 : Même Pièce

Tous les montants doivent être en devise.

Récupération par le biais d'un fichier ASCII Délimité

L'import de données permet d'intégrer au dossier en cours un plan comptable, des écritures d'une autre comptabilité ou d'un logiciel non API.

Pour cela, les informations doivent être sous un format ASCII délimité (fichier texte sans mise en forme et utilisant un caractère pour séparer les informations à l'intérieur d'un enregistrement).

Pour importer des informations en ASCII pur, vous devrez passer par le processus d'intégration automatique des écritures identiques à celui utilisé pour lier les produits de gestion à la comptabilité. Il s'agira donc de créer des fichiers ayant un nom, une longueur et un dessin identique à celui demandé. L'intégration sera alors automatique et se passera comme si les écritures avaient été générées par un transfert comptable d'un produit de gestion. Le fichier devra avoir le nom et la structure décrite dans le fichier Lisez Moi.html se trouvant à la racine de Sage Comptabilité i7 et devra être placé dans le répertoire du dossier comptable.

L'en-tête renseigne les éléments techniques de l'import et les deux tableaux indiquent les positions des champs importés.

En-tête

Paramétrage

Indiquez ici le nom de votre importation. Vous pourrez alors par la suite rappeler simplement l'import et son paramétrage pour bénéficier des paramètres déjà définis. Vous disposez de trente caractères alphanumériques.

Séparateurs

Pour un fichier au format ASCII délimité, la distinction des enregistrements se fait par l'intermédiaire d'un séparateur. Vous devez donc préciser les caractères séparant les informations de ces enregistrements.

L'exemple le plus fréquent est celui où les zones sont séparées par le caractère ; (point virgule).

Exemple :         

Voici un extrait de fichier d'intégration de plan comptable :

205100200 ; LOGICIELS

411001200 ; MICKEY & MALORY S.A. ; Route 66;52045 ; ARIZONA

411005666 ; S.A.R.L. LULA SAILOR ; 12, rue des déserts

3000 ; CHEVROLET

70700000 ; Vente de marchandises

Dans ce cas, vous indiquerez que le séparateur de zones est " ; " (point-virgule).

Consultez éventuellement le concepteur des fichiers pour obtenir ces informations.

Convers. caractère

Si le fichier à importer est de type " texte ", vous devez préciser s'il s'agit d'un format ASCII (généré par DOS) ou ANSI (généré par WINDOWS).

Dans le premier cas, cochez la case afin qu'une conversion au format ANSI soit effectuée sinon désélectionnez ce choix car la conversion est inutile.

Pour effectuer votre choix, utilisez la barre d'espacement ou cliquez sur la case.

Format Date

Choisissez dans la liste l'un des onze formats de date qu'il est possible d'intégrer et qui correspondent à votre fichier d'intégration. J correspond aux jours, M aux mois et A aux années.

Type Montant

Choisissez l'un des trois types de formats d'intégration de montants :

·       un champ Débit et un champ Crédit

·       un champ unique signé : un montant créditeur apparaîtra avec un signe " - "

·       un champ Montant et un champ Sens. Le caractère précisant le changement de sens est précisé sur le champ suivant.

Sens Crédit

Si vous avez choisi le type montant  " un champ montant et un champ sens ", ce champ devient accessible. Précisez alors le signe qui détermine que la ligne possède un montant au crédit.

Si la ligne rencontrée ne comprend pas ce signe, il deviendra un montant Débit.

Exemple :         

Vous possédez un enregistrement ayant un champ sens noté C pour crédit et D pour débit.

VE;F001;411AVALON;Vente de Robots HK à AVALON;1206;D

VE;F001;707100000; Vente de Robots HK à AVALON;1000;C

VE;F001;445710000; Vente de Robots HK à AVALON;206;C

Vous allez devoir renseigner dans le champ Sens Crédit : C

Nom fichier écriture

Saisissez le nom du fichier comportant les écritures que vous souhaitez intégrer.

Le fichier doit être placé dans le répertoire du dossier pour être automatiquement intégré sinon il suffira de lui indiquer le chemin pour le trouver.

L'extension du fichier écriture ne peut être OLD.

Dans le cas où le nom du fichier écriture n'est pas trouvé dans le répertoire du dossier ou indiqué, le logiciel vous proposera une fenêtre où vous serez invités à parcourir le disque dur.

Nom Fichier Plan

Précisez le nom du fichier comportant le plan comptable que vous souhaitez intégrer.

Le fichier doit être placé dans le répertoire du dossier pour être automatiquement intégré sinon il suffira de lui indiquer le chemin pour le trouver.

L'extension du fichier Planne peut être OLD.

Dans le cas où le nom du fichier plan n'est pas trouvé dans le répertoire du dossier ou indiqué, le logiciel vous proposera une fenêtre où vous serez invités à parcourir le disque dur.

Paramétrage des positions

Les deux tableaux présentés correspondent aux champs pouvant être intégrées dans la Comptabilité.

En face des champs, vous allez donner la position de l'information correspondante.

Exemple :         

Reprenons l'exemple précédent :

VE;F001;411AVALON;Vte de Robots HK à AVALON ; 1206;D;15/01/2003

VE;F001;707100000;Vte de Robots HK à AVALON ; 1000;C;15/01/2003

VE;F001;445710000;Vte de Robots HK à AVALON ; 206;C;15/01/2003

Le journal portera la position 1, la pièce la position 2, le compte la position 3, la date la position 7, le libellé manuel la position 4, le montant la position 5 et le sens la position 6.

Fonctionnement

Une fois les différents paramètres définis, il vous faudra valider les informations.

Le logiciel est prêt à importer des comptes et des écritures enregistrés.

Pour lancer l'importation activez le bouton importer.

La Comptabilité ouvre une fenêtre de dialogue permettant de mettre en évidence les fichiers plan et écritures. Si le logiciel ne trouve pas le fichier, vous allez devoir lui indiquer le chemin.

Une fois le(s) fichier(s) trouvé(s), vous pouvez valider l'importation.

La Comptabilité va présenter un curseur d'avancement en pourcentage.

Notez que les données récupérées ne posséderont aucune option sur les comptes d'activées. Pour remédier à cette carence, vous aurez la possibilité d'utiliser le menu Initialisation / Plan comptable / Options sur comptes afin d'associer des paramètres de comportement, à plusieurs comptes en même temps (considérer tous les comptes de tiers comme gérant l'échéancier et le lettrage...).

Date d'intégration

Dans la pratique, les écritures sont intégrées avec la date de la pièce correspondante (facture, bulletin, règlement, etc.).

Cependant, certaines écritures peuvent avoir une date se situant en dehors de l'exercice courant ou une date se situant sur un journal clôturé. Dans ces deux cas, un message sera affiché lors de l'intégration afin de vous proposer :

·       de rejeter les écritures,

·       de les intégrer au 1er jour disponible, c'est-à-dire au 1er jour du 1er mois non clôturé, ou au 1er jour de l'exercice selon les cas.

Dans ce cas, les dates des échéances ne sont pas modifiées pour autant. Les dates des échéances peuvent alors être antérieures aux dates d'écritures.