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Préférences - Général / Profil Société
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L'essentiel La gestion des préférences vous permet de personnaliser le programme dans ses grandes lignes mais également dans le détail. Les préférences sont organisées sous la forme d'une liste classée par thèmes et accessible par l'option Initialisation / Préférences. Les préférences décrites dans cette page sont celles liées au fonctionnement général du logiciel : · Saisie négative · Saisie des quantités · Saisie des devises · Interdire Caisse créditrice · Confirmer Banque créditrice · Compte transitoire de conversion |
Autorise ou interdit la saisie de montant en négatif dans les journaux comptables.
Tapez Oui si vous souhaitez autoriser une saisie de montants négatifs dans la saisie comptable ou dans la saisie différée :
La saisie différée est une saisie simplifiée qui est destinée principalement aux utilisateurs ayant très peu de notion comptable.
Le but d'une saisie négative permet :
· De saisir une écriture d'avoir
· D'annuler une écriture comptable.
Si vous tapez Non, le logiciel ne vous donnera pas la possibilité de saisir des montants en négatifs dans les journaux comptables.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment. Au moment de l'intégration des écritures différées dans le brouillard (menu Quotidien / Saisie différée / Intégration), le logiciel ne tiendra pas compte de cette préférence : toutes les écritures (positives ou négatives seront traitées).
Autorise ou interdit la saisie de quantité en saisie comptable.
Si vous tapez Oui, vous aurez la possibilité de saisir des quantités dans la saisie des écritures comptables.
On saisit des quantités uniquement dans la saisie comptable et non dans la saisie différée (la saisie différée est une saisie simplifiée qui est destinée principalement aux utilisateurs ayant très peu de notion comptable)
Pour saisir des quantités dans le masque de saisie comptable présent dans le menu Quotidien/Saisies comptables, vous devez rajouter la colonne nommée « Quantité » en faisant un clic droit avec la souris sur un en-tête de colonne. Ces quantités ne seront utilisées qu'à titre indicatif, elles ne rentreront pas dans les calculs des montants présents dans les colonnes « Débit » et « Crédit ». Lors de la saisie de l'écriture, le logiciel vous proposera de saisir une information dans cette nouvelle colonne si vous avez coché l'option Quantité au niveau de la fiche du compte comptable en cours de traitement. Dans le cas contraire, l'automatisme de saisie ne vous sera pas proposé, il vous faudra volontairement vous déplacer dans la colonne "Quantité" pour y introduire une valeur.
Si vous tapez Non, le logiciel ne vous donnera pas la possibilité de saisir des quantités dans le masque de saisie d'un journal. Ces dernières resteront par défaut à zéro dans la colonne « Quantité ». (même si la colonne a été insérée dans le masque de saisie des écritures).
Par contre, cette préférence ne désactivera pas la possibilité de cocher la case Quantité se trouvant dans la fiche du plan comptable ni même au niveau des options sur comptes. Les coches seront disponibles à l'utilisateur qui ne pourra en tirer profit qu'en modifiant la préférence pour accéder à l'information en saisie comptable.
Cette fonctionnalité est très utile pour les personnes travaillant avec des quantités comme par exemple :
· Les bouchers pour leurs quantités de viandes.
· Les maraîchers pour leurs nombres de cageots.
· Les épiciers pour leurs nombres de boîtes (par exemple)
· etc.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment.
Cette option vous donne la possibilité de saisir des écritures comptables soit en devises (monnaie étrangère) ou soit en Franc ou Euro.
Elle jouera également sur la présence ou absence de l'option Devises du menu Initialisation.
Cette option est valable uniquement pour la saisie comptable et la saisie différée.
Sélectionnez Oui si vous souhaitez saisir des documents comptables de ventes ou d'achats dans une devise étrangère.
L'option Devises sera présente dans le menu Initialisation.
Il sera nécessaire de ré-ouvrir le dossier par le menu Général / Dossier pour que la modification de cette préférence soit prise en compte.
Si vous désirez saisir directement les montants convertis en devises dans votre journal, vous serez obligés de rajouter les colonnes nommées « Débit devise » et « Crédit devise » (par un clic droit avec votre souris sur un en-tête de colonne).
Dans ces colonnes, vous aurez donc la possibilité de saisir directement vos montants en devises. Par contre, si vous connaissez uniquement le montant en euros et que vous désirez avoir l'équivalant du montant en devises, saisissez ce dernier directement dans les colonnes « Débit FF » et « Crédit FF ».
Pour une gestion uniquement double monnaies, Franc ou Euro, sélectionnez Non.
L'option Devises sera absente dans le menu Initialisation
Il sera nécessaire de ré-ouvrir le dossier par le menu Général / Dossier pour que la modification de cette préférence soit prise en compte.
Dans le masque de saisie comptable, dans la colonne « Devises », vous avez la possibilité de sélectionner les devises suivantes :
· Deutschmark (DM)
· Lire (L)
· Peseta (PST)
· Euro (E)
· Franc (F)
Vous avez aussi la possibilité de créer de nouvelles devises avec leur cours dans le menu Initialisation / Devises.
Cette option permettra aux fournisseurs ou clients Intra-Communautaires de saisir leur comptabilité avec des devises.
Sélectionnez Prévenir, si vous souhaitez effectuer un contrôle pour interdire dans la saisie comptable d'un journal de caisse, la saisie d'un solde créditeur pour le compte de caisse « 53 ».
Exemple :
Vous avez 15 euros en caisse et vous désirez faire un achat de 30 euros donc une sortie d'espèces de 30 euros =>automatiquement vous aurez un solde créditeur de 15 euros, par conséquent le logiciel vous l'interdira.
Si vous sélectionnez "Bloquer", le logiciel vous avertira que vous avez dépassé le découvert autorisé sur le journal de caisse mais vous autorisera à valider ce solde créditeur.
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Si vous désirez avoir dans le masque de saisie du journal de trésorerie, un message vous confirmant que le solde de banque devient créditeur, saisissez Oui.
Si vous ne confirmez pas le message, le logiciel vous proposera de revenir sur votre montant, pour le modifier, de façon à ce que le solde de la banque ne soit pas créditeur.
Si vous confirmez le message, le logiciel vous validera l'écriture suivante avec votre solde créditeur.
Si vous désirez avoir aucun message de confirmation lorsque votre solde de banque est créditeur, saisissez Non.
Dans ce cas là, le logiciel vous laissera une entière liberté de saisie.
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Sélectionnez le compte transitoire de différence de conversion gérant les régularisations d'arrondis liées à la conversion des écritures de Franc en Euro ou d'Euro en Franc. Cette préférence sera sollicitée notamment au moment de la saisie des écritures (réelles, différées ou automatiques) ainsi que lors de l'intégration d'écritures par le biais des fichiers Ecr mais aussi par le biais de l'import de données.
Ce compte est modifiable à tout moment.
Cette préférence vous permet de gérer la TVA sur les encaissements, donc les achats/ventes de prestations de services et travaux immobiliers.
· Si cette préférence est réglée à Non, seules les écritures de TVA seront prises en compte lors de la déclaration de TVA.
· Si cette préférence est réglée à Oui, la déclaration de TVA tiendra compte des écritures de TVA mais également des registres, qui pourront être alimentés automatiquement via le transfert comptable depuis le Financier ou par saisie directe du registre (menu Quotidien / Saisies comptables - icône ).
4 Pour obtenir de plus amples informations sur les registres de TVA sur encaissement, cliquez ici.
La désactivation de cette préférence ne vide pas les registres. Elle permet seulement de les ignorer lors de la déclaration de TVA.
Lorsque vous passez cette préférence du réglage Non à Oui, tous les registres de la période en cours seront pris en compte dans la déclaration de cette période.
Il est donc fortement déconseillé de changer ce réglage au milieu d'une période de déclaration. Pour plus de transparence, procédez à ce réglage lorsque vous basculez d'un mois ou d'un trimestre de TVA à l'autre.