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Préférences - Quotidien / Lettrage
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L'essentiel La gestion des préférences vous permet de personnaliser le programme dans ses grandes lignes mais également dans le détail. Les préférences sont organisées sous la forme d'une liste classée par thèmes et accessible par l'option Initialisation / Préférences. Les préférences liées au lettrage des opérations comptables permettent de définir dans un premier temps le comportement que devra adopter le logiciel selon le mode de lettrage sélectionné (référence, montant, solde...) mais aussi les valeurs par défaut qui seront proposées à l'utilisateur au moment du lancement de l'option. Ces préférences sont : · Libellé du lettrage · Compte de régularisation débit · Compte de régularisation crédit · Durée · Profondeur de lettrage · Confirmation · Exercices lettrés · Montant Maximum de régularisation · Tri pas Solde · Date de lettrage · Montant maximum d'écart de conversion · Montant maximum d'écart de change · Compte d'écart de change Débit · Compte d'écart de change Crédit |
Définissez le libellé de l'écriture de régularisation de lettrage.
Cette écriture de régularisation sera enregistrée dans un journal OD (Journal 90 par défaut défini dans les renseignements généraux du menu Initialisation), lorsque le lettrage sur un compte sera déséquilibré. Le solde de ce déséquilibre sera alors généré sur une écriture de régularisation (mouvementant soit le compte 658000000 ou le compte 758000000).
Exemple :
Saisie d'une écriture d'achat d'un montant de 15 euros:
Dans le journal de trésorerie, saisie du règlement d'un montant de 14 euros (au lieu de 15 euros => déséquilibre).
Puis lettrez dans le masque de lettrage votre règlement de 14 euros sur votre écriture d'achat de 15 euros.
=> Etant donné que le règlement est inférieur à vos achats (= déséquilibre de 1 Euro ), une écriture de régularisation se générera.
Pour cela, vous devez valider le message suivant :
Le solde des écritures sélectionnées n'est pas égal à zéro.
Voulez-vous générer une écriture compensatrice ?
Oui - Non
Le déséquilibre du lettrage ne doit pas dépasser le montant maximum de régularisation que vous avez défini dans le menu Initialisation/Préférences/Quotidien/Lettrage, préférence Montant maximum de régularisation.
Après validation, vous constaterez que dans le masque (permettant la définition des paramètres de génération de l'écriture de régularisation de lettrage), est récupéré le libellé de régularisation qui a été paramètré dans la préférence.
Dès que les informations seront complétées et validées, votre écriture de régularisation sera générée dans le journal OD que vous aurez paramétré dans le masque précédent.
Ce libellé de régularisation est modifiable à tout moment.
Définissez le compte qui sera utilisé au débit lors d'une écriture de régularisation de lettrage.
Comme nous l'avons vu précédemment, cette régularisation ne s'effectue que lorsque le lettrage sur un compte est déséquilibré.
L'écriture de régularisation de lettrage sera générée dans le journal d'OD défini dans les renseignements généraux au niveau du journal d'O.D.
Par défaut le compte de régularisation de lettrage au débit défini dans le logiciel est le compte « 658000000 Charges diverses Gestion courante ». Ce dernier étant modifiable.
Le déséquilibre du lettrage ne doit pas dépasser le montant maximum de régularisation que vous avez défini dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage.
Ce compte de régularisation de lettrage au débit est modifiable.
Définissez le compte qui sera utilisé au crédit lors d'une écriture de régularisation de lettrage.
Comme nous l'avons vu précédemment, cette régularisation ne s'effectue que lorsque le lettrage sur un compte est déséquilibré.
L'écriture de régularisation de lettrage sera générée dans le journal d'OD défini dans les renseignements généraux au niveau du journal d'O.D.
Par défaut le compte de régularisation de lettrage au crédit défini dans le logiciel est le compte « 758000000 Produit divers de gestion». Ce dernier étant modifiable.
Le déséquilibre du lettrage ne doit pas dépasser le montant maximum de régularisation que vous avez définit dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage.
Ce compte de régularisation de lettrage au débit est modifiable.
Définissez le nombre de mois sur lequel vous allez effectuer votre lettrage à partir de la date de dernière écriture de règlement :
Ce critère de durée est récupéré uniquement pour les lettrages par référence, par montant, par solde et séquentiel.
Exemple :
Saisissez une écriture d'achat le 13/07/02 de 150 euros avec son règlement de 150 euros le 13/07/02 et une autre écriture d'achat le 13/04/02 de 50 euros avec son règlement le 13/04/02:
Lancez le lettrage par référence dans le menu Quotidien/Lettrage.
Concernant le principe du lettrage par référence : Le logiciel va rechercher les références identiques entre les écritures de règlements et les écritures d'achats ou de ventes dans la période demandée et comparer leurs montants débits et crédits. Si solde est nul (Débit égal au crédit), l'écriture sera lettrée.
Par défaut au niveau du champ « Durée de lettrage en mois » le logiciel récupère la durée de lettrage qui a été paramétré au préalable dans la préférence.
Dans l'exemple précédent, nous avions paramétré 3 Mois.
Après validation de ce masque, le logiciel lettrera automatiquement toutes les écritures de règlements et d'achats qui auront été saisies trois mois avant la date de la dernière écriture c'est-à-dire dans l'exemple précédent les écritures comprises entre le 13/04/02 et le 13/07/02.
Effectivement, le logiciel a bien lettré les deux écritures qui ont été saisies entre le 13/04/02 au 13/07/02 pour le compte 401000000.
Si vous revenez dans votre journal de trésorerie, vous pourrez constater que vos deux écritures de règlements ont bien dans la colonne « Info » la petite lettre « L » en verte, vous informant que ces dernières sont bien lettrées .
Si vous ne paramétrez aucune durée de lettrage, le logiciel ne fera aucun contrôle, il lettrera automatiquement l'ensemble des écritures de règlements liées aux écritures d'achats ou de ventes sur l'intégralité de l'exercice comptable.
Cette durée de lettrage est modifiable.
Définissez un chiffre qui correspondra au nombre d'écritures sur lesquelles le logiciel comparera le total débit et crédit de chaque compte afin de les lettrer.
Cette notion de profondeur est uniquement utilisée pour le lettrage combinatoire et séquentiel.
Rappel :
Principe du lettrage combinatoire :
Sur une période donnée le logiciel va comparer le total débit et crédit de chaque compte de trésorerie avec les comptes d'achats ou de ventes. Si le solde est nul ( le débit = au crédit), les écritures de la période seront lettrées.
Principe du séquentiel :
Le mode séquentiel est un procédé de lettrage automatique permettant de combiner selon un ordre séquentiel (les uns à la suite des autres) les modes de lettrages automatiques précédents (Référence, Montant, Solde et combinatoire).
Explication concernant le calcul effectué par le logiciel pour faire le lettrage :
Définissez une profondeur de lettrage de 10.
En lançant le lettrage combinatoire par le menu Quotidien / Lettrage et une fois les paramètres introduits, vous pouvez constater que la profondeur de lettrage paramétrée au préalable dans la préférence est bien récupérée dans ce masque au niveau du champ « Profondeur ».
Par conséquent, à la validation de ce masque, le logiciel prendra chronologiquement les 10 plus anciennes écritures saisies dans l'exercice comptable (Paramétré dans les Renseignements généraux / Onglet Exercices et Initialisation) puis comparera les montants au débit et crédit des comptes des écritures de trésoreries avec les comptes des écritures d'achats ou de ventes.
Si le solde est nul, les 10 écritures seront alors lettrées.
Si par contre, le solde est déséquilibré, le logiciel fera abstraction de la première écriture sur les dix et relancera le processus de comparaison :
Exemple :
Prenons l'exemple d'un extrait du compte Client Dupond
01/10/02 Vente Dupont 100
15/10/02 Vente Dupont 200
17/10/02 Vente Dupont 500
20/10/02 Règlement/Vente Dupont 250
22/10/02 Vente Dupont 400
26/10/02 Règlement/Vente Dupont 250
28/10/01 Règlement/Vente Dupont 500
Calcul effectué par le logiciel :
1er passage :
Montant ligne Solde constant
----------------------------------------------------------------------
+100 (1ère ligne de l'extrait) 100
+ 200 (2ème ligne de l'extrait) 300
+ 500 (3 ème ligne de l'extrait ) 800
- 250 (4 ème ligne de l'extrait) 550
+ 400 (5 ème ligne de l'extrait) 950
- 250 (6ème ligne de l'extrait) 700
- 500 (7 ème ligne de l'extrait) 200 (Solde différent de zéro à la fin du 1er passage)
2ème passage :
Au deuxième passage, le logiciel va faire abstraction de la première ligne
Montant ligne Solde constant
----------------------------------------------------------------------
+200 (2 ème ligne de l'extrait) 200
+500 (3 ème ligne de l'extrait) 700
-250 (4 ème ligne de l'extrait) 450
+400 ( 5 ème ligne de l'extrait) 850
- 250 (6 ème ligne de l'extrait) 600
- 500 (7 ème ligne de l'extrait) 100 (Solde différent de zéro)
3ème passage :
Au troisième passage, le logiciel cette fois-ci ne fera pas abstraction de la première ligne mais de la deuxième ligne de l'extrait.
Montant ligne Solde constant
----------------------------------------------------------------------
+ 100 (1ère ligne de l'extrait) 100
+ 500 (3 ème ligne de l'extrait) 600
- 250 (4 ème ligne de l'extrait) 350
+ 400 (5 ème ligne de l'extrait) 750
- 250 (6 ème ligne de l'extrait) 500
+500 (7 ème ligne de l'extrait) 0 (Solde égal à zéro, le logiciel lettrera les écritures de la sélection. Seul le montant de 200 euros ne sera pas lettré).
Si vous ne définissez aucune profondeur de lettrage, le logiciel ne sera pas limité sur un nombre d'écritures sur lesquelles y comparera le total débit et crédit de chaque compte afin d'effectuer le lettrage.
Cette profondeur de lettrage est modifiable.
Tapez Oui, si vous désirez avoir lors d'un lettrage automatique un message vous confirmant la génération d'une écriture de régularisation de lettrage.
Cette préférence est utilisée pour le lettrage par Solde, par référence, combinatoire et séquentiel.
Comme nous l'avons vu précédemment, cette régularisation de lettrage s'effectue lorsque le lettrage sur un compte est déséquilibré.
Tapez Non, si vous ne désirez pas avoir de message vous confirmant la génération d'une écriture de régularisation lorsque le lettrage sur un compte est déséquilibré.
Par conséquent, le logiciel lettrera et générera automatiquement sans message de confirmation l'écriture de régularisation.
Cette préférence est modifiable.
Choisissez la période sur laquelle vous désirez effectuer votre lettrage.
Vous avez la possibilité entre deux périodes :
· Exercice(s) Courants
Le lettrage s'effectuera sur la période de travail défini dans le menu Initialisation / Renseignements Généraux - Onglets Exercices et Initialisation. Par conséquent, on aura la possibilité d'effectuer le lettrage sur :
· Exercice N
· Exercice N+1
· Ou les deux
· Toujours exercices N
Vous n'aurez la possibilité de lettrer vos écritures uniquement sur l'exercice N, quelle que soit la période de travail définie dans les renseignements généraux.
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Indiquez le montant maximum autorisé sur les écritures de régularisation de lettrage.
Au moment du lancement de l'opération de lettrage et si le lettrage entre dans le cas où le logiciel doit effectuer une opération de régularisation, deux messages vous en informe.
Si par contre, le montant de régularisation est dépassé, au moment du lancement de l'opération de lettrage le message suivant apparaîtra : Lettrage terminé, 0 lettrage réalisé.
Etant donné, que le plafond n'a pas été respecté, le logiciel interdira de lettrer le règlement avec l'écriture d'achat en indiquant qu'aucune donnée ne correspond aux critères de recherche.
Par conséquent, tant que le plafond sera dépassé, aucun lettrage ne pourra s'effectuer, vous serez donc obligés de revenir sur votre écriture, de modifier le montant du règlement de manière à ce que le déséquilibre ne dépasse pas le plafond de régularisation.
Le montant du plafond de régularisation de lettrage est modifiable.
Tapez Oui si vous désirez classer par défaut vos écritures par solde croissant dans le masque de lettrage.
Cette préférence est utilisée dans le masque de lettrage présent dans le masque de saisie du journal de trésorerie par l'icône « Lettrage » mais aussi dans le lettrage manuel présent dans le menu Quotidien / Lettrage.
Tapez Non si vous désirez avoir aucun classement par solde croissant dans le masque de lettrage. Les informations seront classées par date puis par numéro de référence.
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Il s'agit d'indiquer si la date de lettrage stockée dans les lignes d'écritures lettrées doit être la date de l'écriture la plus récente.
Cette préférence est utilisée aussi bien lors du lettrage manuel (si cette préférence est active, la saisie de la date de lettrage dans le masque n'est plus présente), que du lettrage automatique.
· Sélectionner Oui si vous désirez que la date de lettrage soit à la date du dernier règlement saisi.
· Sélectionner Non si vous désirez récupérer la date de l'écriture comme date de lettrage.
Par défaut, la date de lettrage sera à la date du dernier règlement.
Exemple :
Les quatre écritures ci-dessous, sur le même compte, vont s'équilibrer en lettrage :
Compte Date Débit Crédit
411000000 01/01/2003 1000
411000000 02/01/2003 200
411000000 20/01/2003 1000
411000000 01/02/2003 1800
=> La date de lettrage sera le 01/01/2003 ou le 01/02/2003 en fonction du réglage de la préférence.
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Il s'agit d'indiquer le montant maximum d'écart de conversion entre les écritures à lettrer.
Ce seuil n'est valable uniquement qu'entre les monnaies entrantes dans le système Euro (devise In).
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Indiquer le montant maximum permettant de régulariser les écarts de changes entre deux monnaies Out.
Ces deux préférences sont actives lorsque des écritures équilibrées en devise, ne le sont plus en monnaie de référence.
Exemple :
Dossier dont la monnaie de référence est l'Euro
Une facture de 1000,00 Francs (monnaie "In") est réglée en deux fois 500,00 Francs.
Le dossier étant en Euro, lors du lettrage, les deux écritures s'équilibrent.
Néanmoins, ramenées dans la monnaie du dossier, nous constatons un écart de conversion de 0,01 Euro. La facture a en effet une valeur de 152,45 euros pour deux règlements de 76,22 euros (soit 152,44 euros). Si la préférence sur le seuil d'écart de conversion le permet, le lettrage sera réalisé avec une ligne d'écart de conversion pour équilibrer l'écriture.
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Il s'agit de paramétrer le compte de "Change débit" afin d'avoir la possibilité de gérer un lettrage multi-devise entre monnaie de type "Out".
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Il s'agit de paramétrer le compte de "Change crédit" afin d'avoir la possibilité de gérer un lettrage multi-devise entre monnaie de type "Out".
Cette préférence est modifiable à tout moment.