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(Quotidien / Lettrage / Recherche de combinaisons)
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L'essentiel Principe général du lettrage... Le principe est de lier les écritures comptables se trouvant au débit avec celles se trouvant au crédit. Ce système est en général utilisé pour les comptes clients (racine 41) et fournisseurs (racine 40), ceci afin d'assurer le suivi des factures et notamment de celles restant impayées. Le lettrage combinatoire... Il s'agit d'un procédé automatique de lettrage. Sur une période donnée, le logiciel recherche toutes les combinaisons d'écritures dont le solde est nul afin de lettrer ensemble les écritures de chaque combinaison. Ces combinaisons sont constituées par une séquence chronologique de 2 écritures, 3 puis 4, etc. jusqu'à arriver à la date de fin de lettrage. Le logiciel va ensuite effectuer un nouveau passage sans tenir compte du premier montant de la liste et ainsi de suite. Rappelons que le lettrage combinatoire est automatique. Lancement du lettrage... Lorsque toutes les informations ont été saisies, il est possible de lancer le lettrage par le bouton Valider ou les touches Alt+V. Comme toutes les opérations de lettrage, cette opération aura pour but d'affecter aux écritures traitées un caractère de lettrage, une date de lettrage et un type de lettrage. |
Type de compte
Indiquez le groupe de comptes à lettrer. La fenêtre vous propose les comptes Clients, Fournisseurs, Charges, Produits, etc. (l'intégralité des comptes).
L'utilisation principale du lettrage se fait sur les comptes de classe 40 et 41, c'est-à-dire les Clients et les Fournisseurs, les autres lettrages ne sont présents que pour des utilisations particulières.
Date de lettrage
Indiquez la date à laquelle vous effectuez le lettrage.
Sur chacune des écritures qui feront l'objet d'un lettrage, la date spécifiée dans ce champ sera affectée en tant que date de lettrage. Certaines éditions pourront tenir compte de ce paramètre.
Par défaut, le logiciel vous proposera la date du jour.
Exercice de lettrage
Précisez les exercices à prendre en compte lors de votre lettrage : exercice en cours (N), suivant (N+1) ou les deux (N et N+1).
Par défaut, le logiciel vous propose la période définie "de Saisie" dans le menu Initialisation / Renseignements généraux / Exercices et Initialisation. Toutefois, ce champ est influencé par la préférence "Exercices lettrés" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage. Si cette préférence est positionnée sur "Toujours exercice N", le logiciel vous proposera par défaut l'exercice N définit dans les renseignements généraux du menu Initialisation, dans le masque de régularisation de lettrage. Si la préférence est positionnée sur "Exercice(s) courant(s)", logiciel vous proposera la période définie dans les renseignements généraux du menu Initialisation, comme période de saisie (Exercice N et/ou Exercice N+1). Cette préférence est modifiable à tout moment.
Date de dernière écriture
Indiquez la date sur laquelle les écritures vont être lettrées. La date de dernière écriture permet de noter dans l'exercice de lettrage, une date limite d'écritures à prendre en compte.
Par défaut, le logiciel vous proposera la date du jour.
Exemple :
Vous êtes en Août 2000. Votre exercice correspond à l'exercice civil. Vous avez demandé le lettrage sur 1999 (votre année courante N) et 2000 (l'année N+1) mais vous désirez que les écritures à prendre en compte pour le lettrage automatique soient antérieures au 15 mars 2000. C'est cette date qui va servir de limite lors du choix des écritures à lettrer : Seules les écritures antérieures à cette date seront prises en compte pour le lettrage.
Type de lettrage
Indiquez le type de regroupement à réaliser (facture ou règlement).
Cette sélection permettra d'effectuer des lettrages entre un règlement et plusieurs factures ou encore une facture et plusieurs règlements.
Ainsi, une écriture au débit pourra être lettrée avec plusieurs (2 à 4) écritures au crédit (ou l'inverse).
Lettrage approché à
Indiquer le montant maximum autorisé sur les écritures de lettrage. Les montants des factures et des règlements peuvent différer de quelques centimes, voir de quelques euros.
Lors des tentatives de lettrages par le logiciel, certains montants débit et crédit vont être très proches. Le logiciel propose de passer une écriture de régularisation afin de lettrer ces comptes.
Ce montant est donc l'écart maximum autorisé pour le lettrage d'un règlement sur une facture et il est paramétrable par défaut dans les préférences.
En effet, la préférence "Montant maximum de régularisation" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage, permet de définir une valeur d'écart de lettrage à proposer à l'utilisateur au moment du lancement de la génération de l'écriture de régularisation. Cette préférence est modifiable à tout moment.
De plus amples informations sont consultables dans l'aide se trouvant dans le chapitre des préférences.
Journal d'O.D.
Indiquez le journal d'Opérations Diverses qui sera utilisé si des écritures de régularisation sont à passer. La liste des journaux d'O.D. est accessible par la touche F4 ou par le bouton de recherche.
La saisie d'un code inexistant entraîne une demande de création de journal de la part du logiciel et par défaut, ce sera le journal 90.
Date écriture
Indiquez la date à laquelle va être passée l'écriture de régularisation.
Par défaut, le logiciel vous proposera la date du jour.
Libellé écriture
Indiquez le libellé de l'écriture qui sera utilisé si des écritures de régularisation sont à passer.
Le libellé proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Libellé de lettrage" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir le libellé d'écriture à proposer à l'utilisateur au moment du lancement de la génération de l'écriture de régularisation. Cette préférence est modifiable à tout moment.
De plus amples informations sont consultables dans l'aide se trouvant dans le chapitre des préférences.
Compte débit
Indiquez le compte à utiliser lors des écritures de régularisation lorsque la différence est défavorable. Le compte proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Compte de régularisation débit" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir le compte comptable par défaut à proposer à l'utilisateur dans le masque permettant la génération de l'écriture de régularisation de lettrage. Cette préférence est modifiable à tout moment.
De plus amples informations sont consultables dans l'aide se trouvant dans le chapitre des préférences.
Compte crédit
Saisissez le compte à utiliser lors des écritures de régularisation lorsque la différence est favorable. Le compte proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Compte de régularisation Crédit" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir le compte comptable par défaut à proposer à l'utilisateur dans le masque permettant la génération de l'écriture de régularisation de lettrage. Cette préférence est modifiable à tout moment.
De plus amples informations sont consultables dans l'aide se trouvant dans le chapitre des préférences.
Confirmation de lettrage
Saisissez Oui pour pouvoir confirmer chaque écriture de régularisation.
Le choix Oui ou Non est proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Confirmation" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir la valeur par défaut du champ à proposer à l'utilisateur dans le masque permettant la génération de l'écriture de régularisation de lettrage. Cette préférence est modifiable à tout moment.
De plus amples informations sont consultables dans l'aide se trouvant dans le chapitre des préférences.
Les préférences permettent de paramétrer par défaut ces « écarts de règlement autorisés ». Paramétrez une fois pour toute la configuration d'écart la plus fréquente, elle sera ensuite automatiquement appelée à chaque lettrage et vous gagnerez du temps.
Lorsque toutes les informations ont été saisies, il est possible de lancer le lettrage par le bouton Valider ou les touches Alt+V.
Comme toutes les opérations de lettrage, cette opération aura pour but d'affecter aux écritures traitées un caractère de lettrage, une date de lettrage et un type de lettrage.