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(Quotidien / Lettrage / Référence identique)
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L'essentiel Principe général du lettrage... Le principe est de lier les écritures comptables se trouvant au débit avec celles se trouvant au crédit. Ce système est en général utilisé pour les comptes clients (racine 41) et fournisseurs (racine 40), ceci afin d'assurer le suivi des factures et notamment de celles restant impayées. Le lettrage sur références identiques... Cette option vous propose d'automatiser le lettrage par référence : le logiciel va rechercher les références identiques dans les écritures comptables de la période demandée et comparer leurs montants débit / crédit. Si le solde est nul (le débit est égal au crédit), les écritures seront lettrées. Les périodes de lettrage sont paramétrables. Un procédé de lettrage approché permet de lettrer les références identiques ayant quelques euros ou quelques centimes d'euros d'écart. Lancement du lettrage... Lorsque toutes les informations ont été saisies, il est possible de lancer le lettrage par le bouton Valider ou les touches Alt+V. A la fin du lettrage, le logiciel vous annonce le nombre d'écritures lettrées. Comme toutes les opérations de lettrage, cette opération aura pour but d'affecter aux écritures traitées un caractère de lettrage, une date de lettrage et un type de lettrage. |
Type de compte
Précisez le groupe de comptes à lettrer.
La fenêtre de sélection vous propose les comptes : Clients, Fournisseurs, Charges, Produits et Tous (l'intégralité des comptes).
L'utilisation principale du lettrage se fait sur les comptes de classes 40 et 41, c'est-à-dire les Clients et les Fournisseurs, les autres lettrages ne sont présents que pour des utilisations particulières.
Date de lettrage
Indiquez la date sur laquelle vous effectuez le lettrage.
Sur chacune des écritures qui feront l'objet d'un lettrage, la date spécifiée dans ce champ sera affectée en tant que date de lettrage. Certaines éditions pourront tenir compte de ce paramètre.
Par défaut, le logiciel vous proposera la date du jour.
Exercice de lettrage
Indiquez les exercices à prendre en compte lors de votre lettrage : exercice en cours (N), suivant (N+1) ou les deux (N et N+1).
Par défaut, le logiciel vous propose la période définie "de Saisie" dans le menu Initialisation / Renseignements généraux / Exercices et Initialisation. Toutefois, ce champ est influencé par la préférence "Exercices lettrés" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage. Si cette préférence est positionnée sur "Toujours exercice N", le logiciel vous proposera par défaut l'exercice N définit dans les renseignements généraux du menu Initialisation, dans le masque de régularisation de lettrage. Si la préférence est positionnée sur "Exercice(s) courant(s)", logiciel vous proposera la période définie dans les renseignements généraux du menu Initialisation, comme période de saisie (Exercice N et/ou Exercice N+1). Cette préférence est modifiable à tout moment.
Date de dernière écriture
Indiquez ici, la date maximum des écritures qui vont faire l'objet du lettrage. La date de dernière écriture permet de noter une date limite d'écritures à prendre en compte dans l'exercice de lettrage.
Par défaut, le logiciel vous proposera la date du jour.
Exemple :
Vous êtes en mars 2000. Votre exercice correspond à l'exercice civil (01/01 au 31/12). Vous avez demandé le lettrage sur 1999 (votre année courante N) et 2000 (l'année N+1) mais vous désirez que les écritures à prendre en compte pour le lettrage automatique soient antérieures au 15 mars 2000. C'est cette date qui va servir de limite lors du choix des écritures à lettrer : Seules les écritures antérieures à cette date seront prises en compte pour le lettrage.
Durée du lettrage en mois
Indiquez l'écart mensuel maximum entre deux écritures de même lettrage.
Ce paramétrage évite de lettrer des règlements sans rapports de date.
Exemple :
Prenons le cas d'une entreprise demandant un règlement à 3 mois maximum à ses clients. Cette entreprise pourra (optionnel) choisir une durée de lettrage de quatre mois. Ce choix permettra de lettrer des factures ayant un règlement effectué moins de quatre mois après ces factures, ce qui évite des erreurs de lettrage.
Une durée est proposée par défaut, elle est issue des préférences.
En effet, la préférence "Durée"disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir une durée du lettrage par mois à proposer à l'utilisateur au moment du lancement de la génération de l'écriture de régularisation. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Lettrage approché à
Indiquez le montant maximum autorisé sur les écritures de lettrage. Les montants des factures et des règlements peuvent différer de quelques centimes, voir de quelques euros.
Lors des tentatives de lettrage par le logiciel, certains montants au débit et crédit vont être très proches. Le logiciel propose de passer une écriture de régularisation afin de lettrer ces comptes.
Ce montant correspond donc à l'écart maximum autorisé pour le lettrage d'un règlement sur une facture, il est paramétrable par défaut dans les préférences.
En effet, la préférence "Montant maximum de régularisation" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage, permet de définir une valeur d'écart de lettrage à proposer à l'utilisateur au moment du lancement de la génération de l'écriture de régularisation. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Journal d'O.D.
Indiquez le journal d'opérations diverses qui sera utilisé si des écritures de régularisation sont à passer. La saisie d'un code inexistant entraîne une demande de création de journal.
Par défaut, ce sera le journal 90 (journal défini dans le menu Initialisation / Renseignements généraux / Exercices et Initialisation dans l'option Journal O.D.).
Date écriture
Indiquez la date sur laquelle va être passée l'écriture de régularisation de lettrage.
Par défaut, le logiciel vous proposera la date du jour.
Libellé écriture
Précisez le libellé de l'écriture qui sera utilisé si des écritures de régularisation sont à passer.
Le libellé proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Libellé de lettrage"disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir le libellé d'écriture à proposer à l'utilisateur au moment du lancement de la génération de l'écriture de régularisation. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Compte débit
Indiquez le compte à utiliser lors des écritures de régularisation lorsque la différence est défavorable. Le compte proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Compte de régularisation débit" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir le compte comptable par défaut à proposer à l'utilisateur dans le masque permettant la génération de l'écriture de régularisation de lettrage. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Compte crédit
Saisissez le compte à utiliser lors des écritures de régularisation lorsque la différence est favorable. Le compte proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Compte de régularisation Crédit" disponible dans le menu Quotidien / Lettrage permet de définir le compte comptable par défaut à proposer à l'utilisateur dans le masque permettant la génération de l'écriture de régularisation de lettrage. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Confirmation de lettrage
Saisissez Oui pour pouvoir confirmer chaque écriture de régularisation.
Le choix Oui ou Non proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Confirmation" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir la valeur par défaut du champ à proposer à l'utilisateur dans le masque permettant la génération de l'écriture de régularisation de lettrage. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Lorsque toutes les informations ont été saisies, il est possible de lancer le lettrage par le bouton Valider ou les touches Alt+V.
A la fin du lettrage, le logiciel vous annonce le nombre d'écritures lettrées.
Comme toutes les opérations de lettrage, cette opération aura pour but d'affecter aux écritures traitées un caractère de lettrage, une date de lettrage et un type de lettrage.