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(Quotidien / Lettrage / Succession de méthodes)
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L'essentiel Principe général du lettrage... Le principe est de lier les écritures comptables se trouvant au débit avec celles se trouvant au crédit. Ce système est en général utilisé pour les comptes clients (racine 41) et fournisseurs (racine 40), ceci afin d'assurer le suivi des factures et notamment de celles restant impayées. Le lettrage séquentiel... Il s'agit de lettrer automatiquement les comptes comptables en enchaînant jusqu'à quatre modes de lettrage. Le mode de succession de méthodes est un procédé de lettrage automatique permettant de combiner selon un ordre séquentiel (les uns à la suite des autres), les modes de lettrage automatiques précédents (Référence identique, Montant identique, Solde nul et Recherche de combinaisons). Vous pouvez combiner quatre séquences de lettrage. Pour cela, vous allez devoir choisir l'ordre des lettrages dans les champs 1°, 2°, 3°et 4°. Chaque champ présente la liste des modes de lettrage. Cette dernière propose le choix entre Référence identique, Montant identique, Solde nul, Recherche de combinaisons et Aucun. Vous devrez ensuite paramétrer le même type d'information demandée dans chacun des modes de lettrage. Pour lancer une succession de méthodes, vous devez renseigner les éléments qui vont permettre de le personnaliser. |
Vous pouvez combiner quatre séquences de lettrage.
1°, 2°, 3°, 4°
Choisissez l'ordre des lettrages dans les champs 1°, 2°, 3°et 4°. Chaque champ présente la liste des modes de lettrage. Cette dernière propose le choix entre Référence identique, Montant identique, Solde nul, Recherche de combinaisons et Aucun.
Type de compte
Indiquez le groupe de comptes à lettrer. La fenêtre vous propose les comptes Clients, Fournisseurs, Charges, Produits, etc.(l'intégralité des comptes). Le choix se fait par un simple clic ou par l'utilisation de la touche soulignée par l'option choisie (par exemple C pour client).
Il est également possible de faire défiler les options une à une avec la barre d'espacement.
L'utilisation principale du lettrage se fait sur les comptes de classe 40 et 41, c'est-à-dire les clients et les fournisseurs, les autres lettrages ne sont présents que pour des utilisations particulières.
Date de lettrage
Indiquez la date sur laquelle vous effectuez le lettrage.
Sur chacune des écritures qui feront l'objet d'un lettrage, la date spécifiée dans ce champ sera affectée en tant que date de lettrage. Certaines éditions pourront tenir compte de ce paramètre.
Par défaut, le logiciel vous proposera la date du jour.
Exercice de lettrage
Indiquez les exercices à prendre en compte lors de votre lettrage : exercice en cours (N), suivant (N+1) ou les deux (N et N+1).
Le choix se fait par F4 ou par le bouton de recherche puis par la touche correspondante, 1 pour N, 2 pour N+1 ou 3 pour N et N+1.
Il est également possible de faire défiler les options une à une avec la barre d'espacement.
Par défaut, le logiciel vous propose la période définie "de Saisie" dans le menu Initialisation / Renseignements généraux / Exercices et Initialisation. Toutefois, ce champ est influencé par la préférence "Exercices lettrés" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage. Si cette préférence est positionnée sur "Toujours exercice N", le logiciel vous proposera par défaut l'exercice N définit dans les renseignements généraux du menu initialisation, dans le masque de régularisation de lettrage. Si la préférence est positionnée sur "Exercice(s) courant(s)", logiciel vous proposera la période définie dans les renseignements généraux du menu Initialisation, comme période de saisie (Exercice N et/ou Exercice N+1). Cette préférence est modifiable à tout moment.
Date de dernière écriture
Précisez la date sur laquelle les écritures vont être lettrées. La date de dernière écriture permet de noter dans l'exercice de lettrage une date limite d'écritures à prendre en compte.
Par défaut, le logiciel vous proposera la date du jour.
Exemple :
Vous êtes en Août 2000. Votre exercice correspond à l'exercice civil. Vous avez demandé le lettrage sur 1999 (votre année courante N) et 2000 (l'année N+1) mais vous désirez que les écritures à prendre en compte pour le lettrage automatique soient antérieures au 15 mars 2000. C'est cette date qui va servir de limite lors du choix des écritures à lettrer : Seules les écritures antérieures à cette date seront prises en compte pour le lettrage.
Durée du lettrage en mois
Indiquez l'écart mensuel maximum entre deux écritures de même lettrage.
Ce paramétrage évite de lettrer des règlements sans rapport de date.
Exemple :
Prenons le cas d'une entreprise demandant un règlement à 3 mois maximum à ses clients. Cette entreprise pourra (optionnel) choisir une durée de lettrage de 4 mois. Ce choix lettrera des factures ayant un règlement effectué moins de 4 mois après ces factures, ce qui évite des erreurs de lettrage.
Une durée est proposée par défaut, elle est issue des préférences.
En effet, la préférence "Durée"disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir une durée du lettrage par mois à proposer à l'utilisateur au moment du lancement de la génération de l'écriture de régularisation. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Profondeur
Indiquez le nombre de passages que devra effectuer le logiciel lors de sa recherche.
La profondeur est paramétrable par défaut dans les préférences.
En effet, la préférence "Profondeur de lettrage"disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir une profondeur de lettrage à proposer à l'utilisateur au moment du lancement de la génération de l'écriture de régularisation. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Type de lettrage
Indiquez le type de regroupement à réaliser (facture ou règlement).
Cette sélection permettra d'effectuer des lettrages entre un règlement et plusieurs factures ou encore une facture et plusieurs règlements.
Ainsi, une écriture au débit pourra être lettrée avec plusieurs (2 à 4) écritures au crédit (ou l'inverse).
Lettrage approché à
Indiquez le montant maximum autorisé sur les écritures de lettrage. Les montants des factures et des règlements peuvent différer de quelques centimes, voir de quelques euros.
Lors de tentatives de lettrage par le logiciel, certains montants débit et crédit vont être très proches. Le logiciel propose de passer une écriture de régularisation afin de lettrer ces comptes.
Ce montant est donc l'écart maximum autorisé pour le lettrage d'un règlement sur une et il est paramétrable par défaut dans les préférences.
En effet, la préférence "Montant maximum de régularisation" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage, permet de définir une valeur d'écart de lettrage à proposer à l'utilisateur au moment du lancement de la génération de l'écriture de régularisation. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Journal d'O.D.
Précisez le journal d'Opérations Diverses à utiliser si des écritures de régularisation sont à passer.
La liste des journaux d'OD est disponible par la touche F4 ou le bouton de recherche.
La saisie d'un code inexistant entraîne une demande de création de journal.
Par défaut, ce sera le journal 90.
Date écriture
Indiquez la date à laquelle va être passée l'écriture de régularisation.
Par défaut, le logiciel vous proposera la date du jour.
Libellé écriture
Indiquez le libellé à utiliser si des écritures de régularisation sont à passer.
Le libellé proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Libellé de lettrage"disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir le libellé d'écriture à proposer à l'utilisateur au moment du lancement de la génération de l'écriture de régularisation. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Compte débit
Indiquez le compte à utiliser lors des écritures de régularisation lorsque la différence est défavorable. Le compte proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Compte de régularisation débit" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir le compte comptable par défaut à proposer à l'utilisateur dans le masque permettant la génération de l'écriture de régularisation de lettrage. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Compte crédit
Saisissez le compte à utiliser lors des écritures de régularisation lorsque la différence est favorable. Le compte proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Compte de régularisation Crédit" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir le compte comptable par défaut à proposer à l'utilisateur dans le masque permettant la génération de l'écriture de régularisation de lettrage. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Confirmation de lettrage
Saisissez Oui pour pouvoir confirmer chaque écriture de régularisation.
Le choix Oui ou Non proposé par défaut est issu des préférences.
En effet, la préférence "Confirmation" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Lettrage permet de définir la valeur par défaut du champ à proposer à l'utilisateur dans le masque permettant la génération de l'écriture de régularisation de lettrage. Cette préférence est modifiable à tout moment.
Les préférences permettent de paramétrer par défaut ces « écarts de règlement autorisés ». Paramétrez une fois pour toute la configuration d'écart la plus fréquente, elle sera ensuite automatiquement appelée à chaque lettrage et vous gagnerez du temps.
Lorsque toutes les informations ont été saisies, il est possible de lancer le lettrage par le bouton Valider ou les touches Alt+V.
À la fin du lettrage, le logiciel vous annonce le nombre d'écritures lettrées.
Comme toutes les opérations de lettrage, cette opération aura pour but d'affecter aux écritures traitées un caractère de lettrage, une date de lettrage et un type de lettrage.