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(Quotidien / Saisies différées / Achats & Ventes)
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L'essentiel Un gain de temps important... La saisie différée vous permet de réaliser des économies importantes en terme de temps de saisie des écritures liées aux opérations courantes. La saisie des achats implique généralement plusieurs lignes d'écritures comptables : une ligne TTC, une ligne TVA (ou deux) et plusieurs lignes HT. Une facture classique vous amène donc le plus souvent à renseigner trois lignes. L'option de saisie différée est spécialement conçue pour accélérer votre saisie comptable. Pour ce faire, elle vous propose de saisir des pièces comptables d'achats en indiquant le TTC, la TVA et le HT sur une seule et même ligne. Cette solution diminue le nombre de lignes à compléter puisque dès la première saisie, le TTC, la TVA et le premier HT sont renseignés. Si la facture comporte plusieurs HT ou TVA, ceux-ci se répartissent sur les lignes suivantes, sans que vous ayez à renseigner la date, la pièce ou le libellé à chaque opération. Vous avez la possibilité de consulter un exemple. Utilisation de la fenêtre de saisies différées... La fenêtre de saisie différée peut se diviser en deux parties : · La première partie correspondant à différents filtres de sélection. · La seconde est un tableau de saisie à partir duquel vous allez créer vos différentes pièces comptables. |
Journal
Indiquez ici, le code du journal à mouvementer (5 caractères alphanumériques).
Par la touche F4 (ou l'onglet vert) vous aurez la possibilité de sélectionner le journal à traiter parmi tous les journaux de type Achat.
Ensuite vous allez pouvoir effectuer la saisie de vos pièces.
La méthode utilisée pour saisir des pièces d'achats est la suivante : vous allez indiquer tour à tour les éléments constitutifs de la pièce comptable.
Référence
Précisez ici, les éléments servant à identifier la pièce comptable.
Le logiciel prévoit une incrémentation automatique de la référence par rapport à la précédente.
Cet automatisme est piloté par la préférence "Référence automatique" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée.
Date
Précisez la date du passage de l 'écriture. Chaque pièce comptable possède une date unique et n'est saisie qu'une seule fois pour chaque pièce.
Type facture ou avoir
Indiquez le type de document que vous êtes en train d'enregistrer. Ceci déterminera le sens de l'écriture finale (les comptes saisis traditionnellement au crédit pour la facture se retrouveront au débit et vice versa).
Libellé écriture
Indiquez le libellé de l'écriture de la pièce en cours de saisie. Le logiciel vous offre 30 caractères alphanumériques.
Par la touche F4 ou bien par l'onglet vert, une fenêtre de recherche pourra vous permettre de faire appel à un libellé automatique préalablement créé par le menu Initialisation / Libellés automatiques.
La préférence "Renseignement du Libellé manuel" vous permettra d'optimiser la saisie afin que le libellé puisse prendre une valeur par défaut :
· Contenu de la ligne précédente
· Libellé du Tiers
Ces informations automatiquement insérées par le logiciel pourront être modifiables à tout moment.
Compte TTC
Indiquez le compte comptable du Fournisseur (compte de classe 40).
Lors de la saisie du compte comptable, un message peut intervenir indiquant que la racine du compte introduit n'est pas compatible avec les racines des comptes déclarées dans le journal concerné.
Le logiciel vous proposera donc de sélectionner un compte dont la racine est tolérée dans le journal (un compte de classe 40)
Un compte non autorisé c'est-à-dire un compte ne relevant pas de la classe 40 apparaîtra en rouge.
Notez que les racines sont paramétrées dans les journaux présents dans le menu Initialisation / Journaux.
Grâce à la préférence "Affichage des comptes les plus utilisés" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée, le logiciel vous proposera lors de la saisie uniquement les comptes Fournisseurs qui ont été paramétrés dans le journal d'achat concerné par la saisie.
Montant TTC
Saisissez le montant total de la facture.
Notez que pour saisir des montants négatifs dans ces colonnes, vous devez mettre la préférence Général / Profil Société / Saisie Négative à "Oui ".
Compte de TVA
Indiquez le compte de TVA à enregistrer. Il représente le taux de TVA déductible de la facture.
Les comptes interdits (ne relevant pas du compte 44566) apparaissent en rouge.
Grâce à la préférence "Affichage des comptes les plus utilisés" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée, le logiciel vous proposera uniquement les comptes de TVA déductibles qui ont été paramétrés dans le journal d'achats concerné par la saisie.
Montant de la TVA
Dans cette colonne est indiqué le montant de la TVA déductible.
Le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA d'après le montant TTC préalablement introduit.
Ce calcul automatique du montant de la TVA ne peut se faire uniquement lorsque vous avez renseigné dans la fiche du compte de TVA déductible, le taux de TVA.
Si vous gérez une saisie Multi-Ligne, l'utilisateur pourra intervenir et modifier le montant de la TVA sur la deuxième ligne.
Notez que pour saisir des montants négatifs dans ces colonnes, vous devez mettre la préférence Général / Profil Société / Saisie Négative à "Oui ".
Compte HT
Saisissez le compte de charge du document. Il s'agit respectivement pour le journal des achats, aux comptes de racine 6. Les comptes seront interdits (en rouge) si leur racine n'est pas 6 (achats).
Lors de la validation de la saisie du compte comptable, un message peut intervenir indiquant que la racine du compte introduit n'est pas compatible avec les racines des comptes déclarées dans le journal. Le logiciel vous proposera donc de sélectionner un compte dont la racine est tolérée dans le journal.
Notez que les racines sont déclarées au niveau de l'initialisation des journaux (menu Initialisation / Journaux).
Grâce à la préférence "Affichage des comptes les plus utilisés" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée, le logiciel vous proposera uniquement les comptes d'achats déclarés au niveau de l'initialisation du journal d'achats dans lequel vous effectuez la saisie.
Montant HT
Indiquez ici, le montant HT correspondant à la charge.
Si celui-ci ne solde pas la pièce, le curseur après validation du montant va se placer en saisie de compte de TVA ou de HT.
Notez que pour saisir des montants négatifs dans ces colonnes, vous devez mettre la préférence Général / Profil Société / Saisie Négative à "Oui".
Le champ Montant HT sera par défaut calculé par soustraction du montant TTC et du montant de la TVA. L'utilisateur pourra intervenir pour saisir un autre montant, la pièce sera donc Multi-lignes.
Enfin, un autre automatisme est présent pour vous aider dans la saisie différée : le libellé de l'écriture peut être automatiquement renseigné par une préférence permettant de choisir la copie du libellé de la ligne précédente, le libellé du tiers ou de ne pas mettre de libellé.
Dans le cas où la pièce commerciale (facture ou avoir) est complexe (plusieurs éléments composant le HT et/ou plusieurs éléments composant la TVA), Sage Comptabilité i7 détectera à la validation de la ligne que TTC n'est pas égal à HT + TVA. Il vous proposera donc de saisir une nouvelle ligne partielle et complémentaire afin que, une fois les lignes saisies, notre égalité TTC=HT + TVA soit honorée.
Une préférence disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée, vous permettra d'indiquer sur quelle colonne (Compte HT ou Compte TVA) le logiciel se placera par défaut.
Afin de pouvoir saisir des opérations d'achats dans une devise différente de celle de votre dossier, il vous faudra ajouter, une fois que vous aurez sélectionné le journal, la colonne Devise par le biais d'un clic droit sur un en-tête de colonne, puis sélectionnez l'option Ajouter des colonnes.
Les montants saisis sur la ligne de saisie différée seront valorisés d'après la devise spécifiée. Le logiciel se chargera en arrière-plan de convertir les montants en monnaie de référence pour des traitements ou éditions futures.
Il est possible d'intégrer ou de supprimer une colonne en saisie pour augmenter la précision des écritures comptables.
Six préférences sont présentes pour la saisie simplifiée, vous pouvez les consulter avec un exemple.