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(Utilitaires / Gestion Télécopie)
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L'essentiel Le "module fax" permet d'envoyer des fax via modem. Il fonctionne en réseau c'est-à-dire qu'un utilisateur sans modem peut envoyer un fax à l'aide d'un modem sur un autre poste (serveur fax).
Le serveur Fax ne doit pas forcément être votre serveur de fichiers habituel, cela peut être un poste quelconque du réseau équipé d'un modem. |
Création d'un fichier image
Lorsque l'on demande l'envoi d'une télécopie, le gestionnaire de télécopie crée un driver d'impression qui se nomme "Fax". A l'aide de ce driver, il génère un fichier PCX (fichier image de l'édition) sur le disque dans le répertoire FIC qui se trouve au même niveau que les données du logiciel. Ce fichier peut s'ouvrir avec Microsoft Paint livré avec Windows. Une fois que le fichier est créé, le driver est supprimé.
Envoi du fichier image
Un exécutable "Fax.exe" (qui se trouve au niveau de l'exécutable du logiciel) "regarde" toutes les minutes s'il doit envoyer un document (uniquement pour un serveur fax). Si c'est le cas, il envoie le fichier image, en fonction des paramètres saisis dans l'option Utilitaires / Gestion Télécopie, puis si l'envoi a réussi, il supprime le fichier. Les caractéristiques de l'envoi s'inscrivent dans le journal des envois.
Lorsque l'envoi n'a pas pu se réaliser, il est référencé dans le journal des erreurs avec la cause de l'erreur.
Cet onglet permet de paramétrer le fonctionnement du modem et doit être uniquement renseigné sur les machines possédant un modem.
Port
Saisissez le numéro du port du modem que vous pouvez déterminer dans la configuration de votre machine.
Pour connaître le paramétrage de votre modem, contactez votre installateur.
Un poste ne possédant pas de modem, ne renseigne pas ce champ.
En-tête de page
Vous pouvez faire précéder chaque document d'un en-tête contenant, par exemple, la date du jour, l'heure, le numéro de page, votre numéro de télécopie et votre raison sociale. Pour activer la fonction de génération d'en-tête de page, saisissez Oui.
Nombre de Tentatives
Le logiciel est capable de réémettre un fax un nombre de fois paramétrable, lorsque celui-ci ne passe pas.
Liste des utilisateurs autorisés à se servir du modem
Sélectionnez le ou les utilisateurs autorisés à utiliser le modem installé sur cet ordinateur.
Cet onglet permet de visualiser les fax en attente d'envoi, de les supprimer ou de les lancer.
Nom du tiers/Numéro/Date de création/Date d'envoi/Concepteur/Nom du fichier
Le logiciel vous donne les informations de la télécopie en cours de sélection dans la liste des télécopies en attente.
Grâce aux boutons Envoi, Voir et Supprimer vous pouvez gérer les fax en attente.
Cet onglet permet de créer un annuaire de tiers propre au gestionnaire de télécopie, vous permettant d'enregistrer de nouvelles fiches de tiers, de les modifier ou de les supprimer.
Cet onglet permet de visualiser la liste des télécopies envoyées.
Vous pouvez purger cette liste à la demande, l'archiver ou rappeler une ancienne liste archivée.
Date de création/Date d'envoi/Concepteur/Débit/Pages/Tentative/Durée/Résultat
Ces champs vous permettent d'obtenir des informations statistiques sur l'envoi et de conserver une trace des émissions réussies.
Cet onglet permet de visualiser la liste des télécopies envoyées et non parvenues.
Il vous permettra également de réémettre immédiatement une télécopie de la liste (avec ou sans changement du numéro de fax), de la visualiser ou de supprimer son envoi.
Numéro/Date de création/Date d'envoi/Concepteur/Nom du fichier
Ces champs vous permettent d'identifier la télécopie.
Vous pouvez ouvrir le document pour obtenir une confirmation de son contenu par rapport à son numéro.
Tentative/Résultat
Ce champ vérifie le nombre d'émissions de la télécopie par le logiciel et la cause de l'échec.
L'envoi ne fonctionne pas
· Vérification du bon fonctionnement du modem
Pour ce faire, vérifier que le "Numéroteur téléphonique de Windows (TM)" fonctionne. Composez le 3611 et vérifiez que vous entendez bien la porteuse.
Dans le cas contraire, reconfigurez le modem (allez dans le panneau de configuration / Modem de Windows (TM)) et vérifiez les connexions.
· La référence du fax apparaît dans le journal des erreurs
Si le message d'erreur est "Erreur lors de la connexion au modem" alors vérifiez le numéro du port spécifié pour le serveur et vérifiez le bon fonctionnement du modem (voir paragraphe précédent).
Vérifiez si d'autres applications fax (BVRP (TM), …) sont en mémoire et fermez ces applications (il peut y avoir un conflit entre les applications, le port de communication doit être libre pour le Gestionnaire de Télécopies Apinégoce).
La référence du fax apparaît dans les fax en attente
Vérifiez qu'au moins un serveur fax a sélectionné votre nom dans le gestionnaire de télécopie. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez votre nom dans la liste des utilisateurs.
· La référence du fax n'apparaît pas ou erreur lors de l'édition
Si le document édité est en couleur ou avec des images, il s'agit d'un problème de mémoire. Dans ce cas réduisez la taille du document en enlevant des images et la couleur ou en enlevant les sauts de page.
Assurez-vous que le chemin pour accéder aux données ne possède pas des noms longs (plus de 8 caractères), si c'est le cas renommez le chemin d'accès.
Allez dans la liste des imprimantes de Windows (TM) et vérifiez que vous avez une imprimante qui se nomme "FAX". Si c'est le cas, supprimez ou renommez cette imprimante et relancer l'édition vers la télécopie.
L'envoi se fait mais n'est pas correct
· L'édition du fax est décalée sur la gauche
Vous possédez une ancienne version du Fax.exe. Vérifiez la date de ce fichier et contactez-nous pour obtenir la nouvelle version.
· L'édition est incomplète
Réessayez d'envoyer le fax, il y a peut-être eu une mauvaise connexion ou une micro-coupure téléphonique pendant l'envoi.
