|
|
|
|
L'essentiel La consultation comptable est un outil de recherche d'écritures fonctionnant sur ensemble de critères. La consultation de compte peut être également considérée comme un outil de contrôle car elle vous permet, par exemple, de lister toutes les opérations comptables sur un compte de tiers en ne faisant apparaître que les opérations non lettrées. La fenêtre de consultation est composée d'un en-tête récapitulant les critères de recherche et d'un tableau entièrement paramétrable présentant le résultat de la recherche (les écritures trouvées). |
Compte
Si vous désirez consulter un compte précis, indiquez le compte dans ce champ, sinon sélectionnez le compte dans la liste (clic sur l'onglet vert ou par la touche F4).
Ce champ peut être pré-rempli par le logiciel.
En effet, si la préférence "Appel de la consultation comptable" possède la valeur "Compte et Journal" ou uniquement "Compte", le champ Compte sera automatiquement pré-rempli par le compte sur lequel l'utilisateur était positionné avant d'avoir cliqué sur l'icône de consultation en saisie comptable des écritures.
La préférence "Sélection de compte uniquement mouvementé" disponible dans le menu Editions Principales / Consultation de l'arborescence des préférences, optimisera la consultation de manière à mettre à disposition de l'utilisateur, par les touches « Compte suivant » et « Compte précédent », tous les comptes sélectionnés (préférence à "Non") ou uniquement ceux qui ont été mouvementés sur la période (préférence à "Oui").
Cette préférence est modulable à tout moment.
De plus amples informations sur cette préférence sont disponibles dans le menu Initialisation / Préférences de l'aide.
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des comptes, laissez ce champ vide.
Journal
Si vous désirez consulter sur un journal précis, saisissez le journal dans ce champ, sinon sélectionnez le journal dans la liste (clic sur l'onglet vert ou par la touche F4).
Ce champ peut être pré-rempli par le logiciel.
En effet, si la préférence "Appel de la consultation comptable" possède la valeur "Compte et Journal" ou uniquement "Journal", le champ Journal sera automatiquement pré-rempli par le Journal sur lequel l'utilisateur était positionné avant d'avoir cliqué sur l'icône de consultation en saisie comptable des écritures.
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des journaux, laissez ce champ vide.
Date début & Date fin
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez consulter.
La période proposée par défaut est paramétrable dans les préférences.
En effet, la préférence "Période de consultation" disponible dans le menu Editions Principales / Consultation de l'arborescence des préférences, permet d'indiquer le nombre de mois, en amont à la date système, à prendre en compte par défaut pour la consultation comptable des écritures.
Si aucune date n'est saisie au niveau de la préférence, les dates proposées correspondront à celles définies comme "Période de saisie" dans les renseignements généraux.
De plus amples informations sur cette préférence sont disponibles dans le menu Initialisation/Préférences de l'aide.
Non Lettrées
Cochez cette option si vous désirez voir apparaître les écritures non lettrées. Par défaut, la Comptabilité propose une consultation des écritures non lettrées. La coche est présente.
Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le lettrage en consultant le chapitre Quotidien / Lettrage. Pour effectuer ce traitement, le logiciel vérifiera la présence de caractères de lettrage sur chacune des écritures. Si aucun caractère de lettrage est présent sur l'écriture, alors l'écriture apparaîtra.
Lettrées
Cochez cette option si vous désirez voir apparaître les écritures lettrées. Par défaut, la Comptabilité propose une consultation des écritures lettrées. La coche est présente.
Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le lettrage en consultant le chapitre Quotidien / Lettrage. Pour effectuer ce traitement, le logiciel vérifiera la présence de caractères de lettrage sur chacune des écritures. Si un caractère de lettrage est présent sur l'écriture, alors l'écriture apparaîtra.
Caractères de Lettrage
Si vous désirez consulter les écritures portant des caractères de lettrage particuliers, indiquez dans ce champ les caractères de lettrage (rappel : trois caractères).
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des écritures, laissez ce champ vide.
Référence
Si vous désirez consulter les écritures portant une référence particulière, indiquez-le dans ce champ.
Traditionnellement, le champ référence d'une écriture comptable stocke le numéro d'une pièce (n° facture, n° de remise en banque) ou bien un terme significatif pour une tâche précise (exemple : Ecriture de report à nouveau, la référence pourrait être : RAN2000).
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des écritures, laissez ce champ vide.
Montant
Indiquez le montant de l'écriture sur lequel vous désirez faire la recherche.
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des écritures, laissez le champ vide.
S'il s'agit d'un montant approximatif, utilisez le champ « Tolérance » pour augmenter la fourchette des montants sur laquelle va être effectuée la recherche.
Tolérance
Le champ Tolérance n'est actif que si un montant est indiqué. Il permet de rechercher sur un montant approximatif et la fourchette de recherche (montants compris entre le montant moins la tolérance et le montant plus la tolérance).
Si la recherche doit être effectuée sur un montant précis, laissez ce champ vide.
Exemple :
Imaginons que vous faites une recherche d'écritures ayant un montant compris entre 998 et 1.002 euros. Le montant de recherche sera de 1000 euros pour une tolérance de 2 euros. Toutes les écritures ayant un montant compris entre 998 et 1.002 euros apparaîtront lors de la consultation.
Le tableau de consultation présente le résultat de la recherche sous forme de lignes d'écritures, chaque ligne représentant une écriture.
Les informations apparaissant en consultation peuvent être classées par :
· Classement par Compte
· Classement par Journal
· Classement par Date
· Classement par Référence
Le choix du mode de classement est géré par la préférence "Classement des écritures"disponible dans le menu Quotidien / Consultation de l'arborescence des préférences. Par défaut le classement se fait par Compte.
De plus amples informations sur cette préférence sont disponibles dans le menu Initialisation / Préférences de l'aide.
Les colonnes permettent de visualiser les informations liées à ces écritures et ces éléments sont très nombreux.
Aussi, les colonnes reprennent le principe des listes : Elles peuvent être modifiées en largeur ou déplacées.
Il est possible aussi d'ajouter des colonnes et d'en supprimer et d'enregistrer la présentation sous différents noms en faisant un clic sur le bouton droit de la souris sur un titre de la colonne. La colonne s'insérera à côté de la colonne sur laquelle vous avez cliqué.
Les lignes de consultation peuvent avoir une couleur différente suivant leur état.
Ainsi, les différentes écritures sont identifiées plus visuellement.
Voici la signification de ces couleurs :
· Bleu : Correspond à des écritures de simulation. Elles sont modifiables.
· Noir : Correspond à des écritures en brouillard. Elles sont donc modifiables.
· Rouge : Correspond à des écritures validées ( clôturées mensuellement) et des écritures d'historique (générées lors du Report à nouveau par l'option Conserver les historiques), non modifiables.
· Gris : Correspond aux écritures modifiées lors de la consultation et qui ne font plus partie des critères de consultation après modification.
La Comptabilité propose un affichage des informations nécessaires à la consultation d'écritures et en fonction des critères : totaux.