Onglet Complément

(Initialisation / Journaux)

L'aide champ par champ

Type

Le type du journal est très important car il détermine son mode de fonctionnement.

Choisissez entre quatre types proposés : Achat, Trésorerie, Vente et Opérations Diverses.

Le type Trésorerie ajoute un onglet Trésorerie à la fiche du journal.

Une fois le journal créé, il ne sera pas possible de modifier son type.

Racines autorisées

Il est possible de contrôler les comptes utilisés lors de la saisie des écritures.

Vous allez pouvoir interdire la saisie de certains comptes ou racines en indiquant les racines comptables que vous autorisez, séparées par des virgules.

Exemple :         

Vous pouvez créer un journal des ventes dans lequel vous autoriserez les comptes de racine 70, 71, 411, 445.
Lors de la saisie, Comptabilité interdira par exemple l'utilisation de compte de Produit Financiers 76, des comptes fournisseurs ou d'immobilisations.
Ceci évitera des erreurs de saisie ou des problèmes d'imputations comptables.

Lors du choix du type de journal, la Comptabilité paramètre un ensemble de racines de comptes que vous pouvez modifier à volonté :

·       Ventes : 41,4457,471,7.

·       Achat : 20,21,22,23,24,25,30,31,32,33,34,35,36,37,38,40,44562, 44566,45,471,6.

Comptes Paramétrés

Pour automatiser au maximum la saisie des écritures, mémorisez les comptes les plus souvent utilisés dans un journal.

Exemple :         

Dans un journal de ventes, nous pourrions par exemple créer un compte de ventes 707010000 Ventes diverses, un compte de TVA 445710000 et un compte de port 708500000, dans un journal de banque vous pouvez enregistrer le compte de Banque 51210000, dans un journal d'Opération Diverses, les comptes de TVA ...

Ces comptes seront respectivement rattachés à un numéro (de 1 à 9). Lors de la saisie des écritures vous pourrez, par l'association des touches Ctrl et du code correspondant au compte, insérer le compte en question. La saisie d'un compte sera plus rapide en utilisant l'association de touche Ctrl -1 que la saisie de 707000001 par le pavé numérique.

Si vous ne souhaitez pas introduire de comptes paramétrés, vous pouvez laisser ces champs vides.

Après avoir validé le journal, vous pouvez revenir dans ce masque et ajouter des comptes ou les modifier.

Compte d'attente

Vous avez la possibilité de renseigner, journal par journal, un compte d'attente par défaut qui sera utilisé lors de la sortie du journal de type vente, achat ou O.D. en cas de déséquilibre.

Le compte habituellement utilisé est le compte 471, compte d'attente.

Il est possible d'effectuer par la suite une édition des « écritures transitoires ou d'attente » par le menu Editions principales / Aide à la révision.
Vous aurez alors la liste des écritures passées avec les comptes de racine 47.

La préférence "Compte d'attente" disponible dans le menu Initialisation/Journaux de l'arborescence des préférences a permis, lors de la création du journal, de proposer compte d'attente par défaut. ce compte sera sollicité lors de l'équilibrage automatique par le logiciel, dans le menu Quotidien / Saisies des écritures de journaux autres que de type Trésorerie.

Numérotation

Les références des écritures de chaque pièce diffèrent et Comptabilité permet de paramétrer l'automatisme de numérotation des références.

Les références sont des identifications propres à chaque ligne d'écritures mais souvent identiques pour une même pièce. Elles sont utilisées dans de nombreux automatismes du logiciel tels que le lettrage ou le contrôle de référence entre la pièce de facturation et le règlement.

Les lignes de saisie portent une référence numérotée manuellement, avec possibilité de modifier ou non la référence proposée automatiquement par le logiciel :

·       Manuel : Les références de chaque ligne d'écriture seront renseignées par l'utilisateur.

·       Semi-automatique : Indiquez la référence à utiliser lors de la prochaine écriture. Elle sera proposée par défaut, automatiquement incrémentée à chaque nouvelle pièce et sera modifiable.

·       Automatique : Indiquez la référence à utiliser lors de la prochaine écriture. Elle sera proposée par défaut et incrémentée automatiquement à chaque nouvelle pièce.

Les préférences "Incrémentation automatique sur les achats", "Incrémentation automatique sur les ventes", "Incrémentation automatique sur les OD", "Incrémentation automatique sur les règlements", disponibles dans le menu Initialisation / Journaux / Numérotation automatique de l'arborescence des préférences ont permis, lors de la création du journal, de proposer une méthode de numérotation (manuel, semi-automatique ou automatique) par défaut.

Dernière référence

Visualisez dans ce champ la dernière référence relative à la numérotation des écritures.

Ce champ sera actif en cas de numérotation semi-automatique et automatique.