Préférences - Quotidien - Saisie des écritures - Affichage et automatismes

L'essentiel

La gestion des préférences vous permet de personnaliser le programme dans ses grandes lignes mais également dans le détail.

Les préférences sont organisées sous la forme d'une liste classée par thèmes et accessible par l'option Initialisation / Préférences.

Les préférences liées à la saisie des écritures et plus particulièrement à la gestion de l'affichage et des automatismes vont permettre, à chacun des postes utilisant le dossier (écriture en bleue de la préférence), de mettre en place des comportements qui vont accélérer la saisie des écritures comptables :

·       Affichage de la ligne d'aide

·       Affichage des pièces

·       Afficher la partie en-tête des pièces

·       Afficher la numérotation des pièces

·       Position automatique Débit / Crédit

·       Renseignement des références en mode "manuel"

·       Renseignement du libellé manuel

·       Renseignement Débit / Crédit

·       Validation automatique sur solde nul

L'aide en détails
Affichage de la ligne d'aide

Tapez Oui, si vous désirez faire afficher en bas des écrans de saisie, sur l'espace généralement appelé "Ligne d'état", la ligne d'aide.

Tapez Non, si vous ne souhaitez pas faire afficher la ligne d'aide en bas de l'écran de saisie et optimiser ainsi la taille de votre fenêtre de saisie.

Cette préférence est modifiable à tout moment et est également valable pour le menu Quotidien / Saisie différée ainsi que le menu Quotidien / Saisie automatique.

Affichage des pièces

Choisir la présentation du masque de saisie.

Il existe trois modes d'affichage des pièces dans le masque de saisie d'un journal :

·       Affichage Simplifié : Chaque pièce est délimitée par un trait vert foncé :

·       Complet : Chaque pièce est délimitée par un trait vert foncé avec une ligne sur fond vert pour chaque en-tête de pièce comptable.

·       En-tête: Cette présentation propose seulement les en-têtes des pièces. Chaque ligne correspond à une pièce comptable.

Cette préférence est modifiable à tout moment.

Afficher la partie entête des pièces

Tapez Oui si vous désirez fait apparaître dans le masque de saisie un en-tête. La partie en-tête s'intercalera entre la partie haute du masque de saisie des écritures et la partie basse (zone de saisie des écritures) sous la forme d'un bandeau grisé dans lequel sont proposés 3 champs : Désignation, Date, Devise ou monnaie. Ces mêmes informations seront proposées par défaut, dans les lignes des écritures qui composeront la pièce. L'utilisateur gardera la possibilité de les modifier ponctuellement.

Tapez Non, si vous ne désirez pas faire apparaître l'en-tête.

L'intérêt au contraire de ne pas renseigner l'en-tête est de posséder une saisie dite « Classique ».

Cette préférence est modifiable à tout moment.

Afficher la numérotation des pièces

Tapez Oui, si vous désirez faire afficher la numérotation des pièces en bas du masque de saisie sur la ligne de totalisation. le numéro de la pièce apparaîtra si les informations de totalisations proposées par l'icône sont celles de la pièce.

L'information apparaissant sur cette ligne n'est pas la même présente dans la colonne référence au niveau des lignes d'écritures. Cette numérotation est un comptage automatique des pièces quelle que soit le journal dans lequel sont saisies les écritures.

L'information apparaîtra de la manière suivante : « Totaux Pièce n°123 ».

Tapez Non, si vous désirez ne pas faire afficher cette numérotation en bas du masque de saisie.

Vous retrouverez par conséquent en bas de l'écran l'information suivante sans aucun numéro « Totaux Pièce ».

Cette préférence est modifiable à tout moment.

Position automatique en débit/crédit

Tapez Oui, si vous désirez que le curseur se positionne automatiquement en saisie des écritures dans la colonne « Débit » ou dans la colonne « Crédit » en fonction de la racine comptable et en fonction du journal.

Exemple :         

Dans un journal de type Achat, le compte fournisseur (Compte 401) se positionnera automatiquement dans la colonne « Crédit » et le compte d'achat (compte 607) dans la colonne « Débit ».

Dans un journal de type Vente, le compte client (compte 411) se positionnera automatiquement dans la colonne « Débit » et le compte de vente (compte 707) dans la colonne « Crédit ».

Dans un journal de type Trésorerie, le compte fournisseur (compte 401) se positionnera automatiquement dans la colonne (Débit), le compte client (compte 411) dans la colonne (crédit) puis le compte de trésorerie (compte 512) se positionnera de telle manière à équilibrer l'écriture.

Tapez Non, si vous désirez que le curseur ne se positionne pas automatiquement dans les colonnes « Débit » et « Crédit » du masque de saisie en fonction du compte et du journal.

Cette préférence est modifiable à tout moment.

Renseignement des références en mode manuel

Tapez Oui, si vous désirez que la référence de l'écriture dans le masque de saisie soit automatiquement renseignée selon la ligne précédente de la pièce.

Tapez Non, si vous désirez que la référence ne se renseigne pas automatiquement.

Dans ce cas, vous devrez saisir vous-même les références pour chaque ligne.

Cette préférence est modifiable à tout moment.

Renseignement du libellé manuel

Choisissez le mode de copie automatique du libellé de l'écriture dans le masque de saisie.

Il existe 3 façons de copie automatique du libellé :

·       Précédent : si vous souhaitez copier le libellé de la ligne précédente. En ce qui concerne la première ligne d'écriture de la pièce, le libellé sera soit égal à l'information présente dans l'en-tête de la pièce dans le champ "Désignation", soit saisi manuellement par l'utilisateur.

·       Libellé compte : si vous souhaitez copier le libellé du compte mouvementé présent dans le plan comptable

·       Tiers : Si vous souhaitez copier le libellé du compte tiers présent dans le plan comptable.

Tapez Non, si vous ne désirez pas que le libellé manuel de l'écriture soit automatiquement renseigné. Dans ce cas là, vous serez obligés de le saisir manuellement.

Cette préférence est modifiable à tout moment.

Renseignement Débit/Crédit

Tapez Oui, si vous désirez que le logiciel vous calcule automatiquement le montant de la TVA, et le solde de l'écriture dans le masque de saisie des écritures. Ce calcul sera rendu possible uniquement si dans la fiche du compte comptable de TVA sollicité en saisie, un taux de TVA a été déterminé avant que l'écriture ne soit passée.

Tapez Non, si vous ne désirez pas que le logiciel vous calcule automatiquement les montants de la TVA et du solde dans le masque de saisie des écritures. Vous serez par conséquent obligés de renseigner manuellement les montants de chaque TVA et de chaque solde.

Cette préférence est modifiable à tout moment.

Validation automatique sur solde nul

Tapez Oui, si vous désirez que dans le masque de saisie, le logiciel valide automatiquement la pièce lorsque celle-ci à un solde nul.

Un solde nul dans une pièce équivaut à une écriture comptable équilibrée.

Si la pièce n'est pas équilibrée, vous aurez un message vous proposant d'équilibrer votre écriture par un compte. Le compte qui vous sera proposé dépendra essentiellement du type de journal dans lequel l'écriture comptable est passée :

·   Journal de type Achat, Vente, OD : "Compte d'attente" généralement 471000000

·   Journal de Trésorerie : "Compte trésorerie associé" de l'onglet Trésorerie définis dans le menu Initialisation / Journaux

Tapez Non, si vous ne désirez pas que le logiciel vous valide automatiquement votre écriture équilibrée. Vous serez obligés de la valider vous-même en tapant sur la touche F2 ou en cliquant sur le bouton « Valider ».

Cette préférence est modifiable à tout moment.