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L'essentiel La gestion des préférences vous permet de personnaliser le programme dans ses grandes lignes mais également dans le détail. Les préférences sont organisées sous la forme d'une liste classée par thèmes et accessible par l'option Initialisation / Préférences. Les préférences présentes dans ce chapitre permettent d'indiquer au logiciel le comportement particulier à avoir au moment de la validation d'une pièce dans un journal de ventes : · Règlements automatiques des achats · Journal de trésorerie associé aux achats · Contrôle chronologique des références |
Si vous sélectionnez Oui, lors de la validation d'une écriture de ventes dans le masque de saisie, le logiciel vous proposera automatiquement de générer l'écriture de règlement comptant dans le journal de trésorerie.
Pour cela, vous devrez saisir dans le masque qui vous sera proposé, des informations permettant de générer l'écriture de règlement (Montant, journal, Date de l'écriture de règlement, Devise ou monnaie, compte comptable de trésorerie, et éventuellement le compte accueillant un éventuel écart de règlement).
Le compte proposé par défaut sera celui indiqué au niveau de l'initialisation d'un journal dans le champ obligatoire Compte trésorerie associé mais il vous sera possible d'affecter l'opération à un autre compte.
L'écriture de vente et celle de trésorerie seront lettrées à la validation de l'opération.
Tapez Non, si vous ne désirez pas, lors de la validation d'une écriture de ventes dans le masque de saisie que le logiciel vous propose automatiquement de générer l'écriture de règlement comptant dans le journal de trésorerie.
Dans ce cas, vous serez amené à saisir vous-même dans le journal de trésorerie votre écriture de règlement.
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Définissez le journal de trésorerie sur lequel vous désirez par défaut que les écritures automatiques de règlement se génèrent.
Vous n'avez accès à ce champ que si vous avez répondu Oui à la préférence précédente nommée « Règlements automatiques des ventes».
Exemple :
Définissez dans la préférence le journal de trésorerie B1 (par exemple) : lors de la validation d'une écriture de ventes, dans le masque « règlement au comptant - encaissement» vous retrouvez par défaut le journal de trésorerie paramétré dans la préférence (dans l'exemple c'est le journal B1).
Si vous ne définissez aucun journal de trésorerie, vous serez obligés lors de la validation d'une écriture de ventes de renseigner vous-même dans le masque « règlement au comptant - Encaissement» le journal de trésorerie.
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Tapez Oui, si vous désirez que le logiciel vérifie que les écritures de référence inférieure à la référence saisie ont bien une date antérieure dans le même journal de vente.
Ceci permet de contrôler l'exactitude de la saisie et de conserver une cohérence dans la numérotation des références.
Cette fonction de contrôle est exclusivement attribuée aux journaux de type Ventes. En effet seule la numérotation des pièces de ventes est maîtrisée par l'utilisateur puisque c'est lui-même qui numérote ses documents. Cette préférence permet d'éviter une éventuelle anomalie ou inversion de chiffre dans la saisie de la numérotation.
Exemple :
Saisissez le 16/12/2002, une écriture de vente ayant la référence « 0001 ». Puis saisissez une autre écriture de référence 0002 mais pour une date au 01/01/2002. Un message d'avertissement apparaîtra immédiatement vous permettant de constater l'anomalie constatée au niveau de la numérotation et de la date d'opération saisie. Deux possibilités vous seront offertes au niveau de la confirmation du message :
Si vous cliquez sur Non, le logiciel repositionnera le curseur sur la date de votre écriture de manière à la modifier pour lui affecter une date supérieure à la date de la pièce précédente de façon à respecter l'exactitude de la saisie ainsi que la cohérence de la numérotation.
Si vous cliquez sur Oui, le logiciel acceptera la saisie d'une référence d'écriture supérieure à la pièce précédente bien que la date de saisie soit antérieure.
Tapez Non, si vous désirez qu'aucun contrôle ne se fasse sur la cohérence de la numérotation en fonction des dates de saisie.
Cette préférence est modifiable à tout moment.