(Menu Init. / Préférences / Général / Profil Société)
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L'essentiel Visualisez ici les explications relatives à la préférence liée aux Profils Sociétés. |
Adaptez la gestion des dépôts de la Gestion Commerciale à votre entreprise. Le logiciel permet la création et le suivi du nombre de dépôt de votre choix. Vous pourrez passer de mono-dépôt (réponse Non) à multi-dépôt à tout moment.
Le passage en multi-dépôt (réponse à Oui) est irréversible.
Si un second dépôt existe ou si le dépôt de code « DP » n'existe plus lorsque vous passez la préférence à Non un message apparaîtra et vous interdira le changement d'état de la préférence.
Un dépôt ne peut être supprimé que lorsqu'aucun document ou mouvement de stock ne l'a utilisé.
Lors de la suppression d'un dépôt par l'option « Dépôts », accessible en allant dans le menu « Init. » puis en « Fichiers annexes ,» le logiciel teste si celle-ci est autorisée et vous renvoie un message d'erreur lorsque ce n'est pas le cas.
Répondez Oui si vous désirez travailler en multi-dépôt ou multi-stock.
Ce réglage vous permet :
· De créer et de gérer plusieurs stocks ou dépôts
· De réaliser des mouvements de stock par dépôt et entre dépôt
· D'initialiser des automatismes en rattachant chaque client au dépôt le plus proche
· De rattacher chaque ligne de facture à un dépôt différent en contrôlant les ruptures de stock par dépôt.
Un menu supplémentaire apparaît, « Initialisation / Fichiers annexes / Dépôts », qui vous permet de créer vos différents dépôts.
Ces dépôts peuvent être consultés et réglés dans le nouvel onglet « Dépôts » de la fiche Article ajouté par la préférence.
Chaque type de mouvement de stock (entrées, sorties et inventaires) du menu « Stocks / Mouvements de stock » nécessitent maintenant d'être rattaché à un dépôt.
Le nouveau type de mouvement, « Transfert de dépôt », est ajouté dans le menu « Stocks / Mouvements de stock / Transferts de dépôt ». Il permet de gérer les mouvements entre vos dépôts, vous devrez lui indiquer le dépôt d'origine et celui de destination.
Un champ Dépôt est intégré dans la fiche client, dans l'en-tête et dans les lignes de pièces commerciales. Il permet de rattacher le client au dépôt le plus proche de chez lui, d'alimenter automatiquement le champ Dépôt de l'en-tête en lisant la fiche client et de rattacher chaque ligne du document à ce même dépôt.
La fiche Client, accessible par le menu « Fichiers / Clients », contient dans son onglet « Param. Avancés » un nouveau champ Dépôt.
C'est l'onglet « Adresse » des pièces commerciales client qui contient le champ Dépôt qui sera ensuite répercuté dans les lignes.
Chaque ligne du document est rattachée à un « Dépôt ». Ce champ est initialisé par l'en-tête du document et reste complètement modifiable.
Ce champ Dépôt, n'étant pas présent en standard dans les lignes de documents, doit être ajouté en colonne si les changements sont fréquents ou dans la fenêtre des compléments si les cas de changement de dépôt sont plus rares.
· En colonne
Il faut faire un clic droit sur le titre des colonnes et choisir dans le menu contextuel « Ajouter » et choisir le champ Dépôt.
· Dans la fenêtre des compléments
Accessible par le bouton [Complément] ou la touche F6, utilisez le bouton [+] dans cette fenêtre afin d'ouvrir la liste des champs disponibles et d'intégrer le champ Dépôt.
Les contrôles de rupture de stock sont réalisés en fonction du dépôt de la ligne.
La fenêtre de « Quantité insuffisante » qui s'ouvre en cas de rupture donne des informations sur le stock dans le dépôt courant.
Elle permet également de changer le dépôt d'où l'article doit être prélevé.
Répondez Non si vous désirez travailler en mono-dépôt
Les menus « Init. / Fichiers annexes / Dépôts » et « Stocks / Mouvements de stock / Transferts de dépôt » disparaissent ainsi que l'onglet « Dépôt » de la fiche Article et les champs Dépôt de la fiche Client, des en-têtes, lignes et fenêtre de rupture de stock des pièces commerciales.
L'onglet « Général » de la fiche Article permet alors de saisir les réglages du dépôt unique concernant les valeurs maximum et minimum de stock.
Vous pouvez adjoindre l'utilisation de devises dont les cours modifiables sont fixés par rapport à la monnaie unique européenne.
Les informations qui suivent font souvent appel à la notion de « monnaie de référence ». Il s'agit là de l'Euro.
Vous pourrez passer du mode monnaie unique au mode multi-devise à tout moment. L'inverse n'est pas vrai.
Avant de passer du mode devises au mode monnaie unique, le logiciel réalisera des tests afin de vérifier qu'aucune devise n'a jamais été utilisée dans les fiches clients et fournisseurs ou dans les pièces commerciales d'achats et de ventes.
Des messages d'information vous interdiront de passer en monnaie unique et vous en donneront la raison.
Répondez Oui à la préférence « Gestion des devises » si vous désirez travailler en Devises.
Ce réglage vous permet :
· De créer et de gérer les devises utilisées par les tiers avec lesquels vous travaillez.
· D'initialiser des automatismes en rattachant chaque pays et chaque tiers à une devise
· De travailler en devises dans le logiciel
L'activation de cette préférence vous donne accès au menu « Init. / Devises ». La fenêtre qui vous est présentée permet de saisir à une date donnée le cours des différentes devises.
Les devises des pays de la zone Euro (devises « In » : Oui dans la colonne « Devise 'In' ») n'évolueront normalement plus car les parités ont été fixées le 01/01/99.
Le cours des devises des pays hors de la zone Euro (devises « Out » : Non dans la colonne « Devise 'In' ») évoluent quotidiennement par rapport à l'Euro.
La séquence de touche « Shift + F4 » (ou « Maj+ F4 ») sur le champ Date permet d'obtenir un historique des cours des devises « Out » et d'accéder à une date donnée en modification de devises.
Les utilisateurs travaillant régulièrement en devises « Out » devront mettre à jour ces informations le plus souvent possible.
Lorsque les documents en devises « Out » sont rares et que les cours sont mis à jour en fonction de la demande, la préférence « Prévenir si cours devise non actualisé depuis X jours », accessible dans le menu « Init. / Préférences » dans l'option « Initialisation / Gestion des devises », permet de régler délai de validité d'un cours.
En cas de dépassement de ce délai un message vous prévient et vous permet d'accéder à la mise à jour des devises sans quitter la pièce commerciale.
Exemple :
La préférence « Prévenir si cours devise non actualisé depuis X jours » est réglée sur 7 jours et le document est créé en Francs Suisse (devise « Out »), devise qui n'a pas été actualisée depuis un mois.
Une fenêtre s'ouvre donc à la validation du code client ou au changement du code devise dans le document, et demande à l'utilisateur s'il souhaite modifier le cours de la devise à la date du jour.
Si l'utilisateur répond Oui il accède à la fenêtre de mise à jour des devises et s'il répond Non, l'ancien cours sera utilisé dans la pièce commerciale.
Lorsque la gestion des devises est active les automatismes d'affectation de devises peuvent passer par les fiches Pays et les fiches Tiers ainsi que par les types de tarifs et les articles.
Le fonctionnement des devises en multi-tarif et leur utilisation dans la fiche Article sont détaillés dans le descriptif de la préférence « Gestion multi-tarif ». Veuillez-vous y reporter afin d'en retrouver le détail.
La fiche Pays accessible par le menu « Init. / Fichiers annexes / Pays » contient un champ Devise sur lequel il est possible de réaliser une recherche parmi les devises créées en « Init. / Devises »
Dans les fiches clients
En création ou modification de client par le menu « Fichiers / Clients », l'affectation d'un code pays dans l'onglet « Coordonnée » permet de récupérer automatiquement la devise du pays dans l'onglet « Profil » du client.
Cette devise dans l'onglet « Profil » peut-être également saisie ou modifiée manuellement.
Le logiciel contrôlera la cohérence entre la « Devise » et le code du « Tarif » afin d'éviter d'avoir un tarif TTC en devise. Dans ce cas de figure un message d'avertissement apparaîtra.
Dans les fiches fournisseurs
Le principe est identique à la gestion des devises chez les clients à quelques détails prés. En effet, les champs Pays et Devise sont tous deux dans l'onglet « Coordonnées » et les fournisseurs n'étant pas rattachés à des tarifs il n'existe pas de contrôle particulier sur la devise.
Les règles d'utilisation des devises dans les différentes parties du logiciel sont multiples.
Le fonctionnement des devises en multi-tarif et leur utilisation dans la fiche Article sont détaillés dans le descriptif de la préférence « Gestion multi-tarif ». Veuillez-vous y reporter afin d'en retrouver le détail.
Fiches Clients :
Dans l'onglet « Param. Avancés », les zones monétaires doivent être saisies dans la devise définie dans l'onglet « Profil ». Ces champs sont : « Frais de facturation », « Montant Port » et « Seuil franco port ».
Exemple :
· Si le client a le champ Devise de l'onglet Profil à :
· « E » (Euro) le champ Frais de facturation doit être en Euro
· « CHF » (Franc Suisse) le champ Frais de facturation doit être en Franc Suisse.
Dans l'onglet « Règlement », les zones monétaires sont dans la devise définie dans l'onglet « Profil ». Les champs modifiables, CA..., Reste dû TTC et Encours autorisé doivent être modifiés dans cette même devise.
L'historique, accessible par les boutons [Historique] de la liste des clients et de la fiche client, présente des informations converties en monnaie de référence, quelle que soit la devise du client concerné.
Les tarifs particuliers du client, accessibles dans sa fiche par le bouton [Tarifs], doivent eux être saisis en monnaie de référence car ils sont partagés avec les articles.
Fiches Fournisseurs
La fiche Fournisseur utilise le même principe de gestion des montants que la fiche Client..
Dans les onglets :
· « Profil » (champs Montant Port HT, Seuil Franco port HT et Montant minimum Cde)
· « Règlement » (champs CA... et Reste dû TTC)
· « Param. Avancés » (champ Frais de facturation)
...les montants présents sont dans la devise de l'onglet Coordonnées.
L'historique, accessible par les boutons [Historique] de la liste des fournisseurs et de la fiche Fournisseur, présente des informations converties en monnaie de référence, quelle que soit la devise du fournisseur concerné.
Fiches Articles
Les informations monétaires de l'onglet « Général » seront toujours en monnaie de référence.
Les informations monétaires de l'onglet « Tarifs » seront fonction du type de tarif. Les tarifs en devise feront apparaître des informations dans la devise alors que les tarifs HT ou TTC afficheront des informations en monnaie de référence.
Le fonctionnement des devises dans les tarifs est également documenté dans le descriptif de la préférence « Gestion multi-tarif ». Veuillez-vous y reporter afin d'en retrouver le détail.
L'onglet Fournisseur de la fiche Article contient des informations en devise. Chaque ligne de fournisseur utilise la devise du fournisseur pour le prix d'achat.
Exemple :
Le fournisseur Français « Scierie Vosgeoise » vend l'article à 8,00 euros et le fournisseur Suisse « Scierie Genevoise » le vend à 1,89 francs suisse.
Lors de l'ajout d'un nouveau fournisseur pour un article, le logiciel récupère automatiquement le dernier prix d'achat de l'article en monnaie de référence, dans l'onglet « Général », et le stocke dans la colonne « Prix d'achat », de l'onglet « Fournisseur », converti dans la devise du fournisseur.
L'historique, accessible par les boutons [Historique] de la liste des articles et de la fiche Article, présente des informations systématiquement converties en monnaie de référence, quelles que soient les devises utilisées dans les documents concernés.
Les pièces commerciales d'achats
Lors de la conception d'une pièce commerciale d'achats, le logiciel récupère dans la fiche du fournisseur la devise et l'affecte à la totalité du document. Cette devise est stockée dans l'onglet « Coordonnées » et demeure modifiable.
Lors de l'intégration des articles dans le corps du document, le logiciel vérifie l'onglet « Fournisseur » de la fiche Article.
· S'il est présent dans l'onglet « Fournisseur » de la fiche Article, la ligne récupère le montant de cet onglet pour valoriser l'article.
· S'il n'est pas présent dans l'onglet « Fournisseur » de la fiche Article, la ligne récupère le montant de l'onglet « Général » de la fiche Article et le convertie dans la devise du fournisseur.
Le logiciel met à jour automatiquement les prix d'achats de la fiche Article lorsque celui-ci change dans un bon de réception ou dans une facture fournisseur.
L'onglet « Général » de l'article reçoit le montant, unitaire de la ligne, converti de la devise vers la monnaie de référence.
Ce champ contenant le dernier prix d'achat, le logiciel effectue un test de date entre la pièce et la date du dernier prix d'achat de l'article avant de réaliser la mise à jour.
Exemple : créer une facture fournisseur au 20/06/2000 avec un article et la valider. Réaliser ensuite une facture fournisseur à la date du 19/06/2000 avec le même article mais à un autre prix. Le logiciel ne mettra pas à jour le champ Dernier prix d'achat de l'onglet « Général » avec la seconde facture.
Le champ PAMP est calculé et les tarifs sont automatiquement mis à jour en fonction des préférences de tarification.
L'onglet « Fournisseurs » de l'article reçoit systématiquement (sans contrôle de date) le montant, unitaire de la ligne, dans la devise du fournisseur.
Par la préférence « Avertissement avant réactualisation du dernier prix d'achat » présente dans le menu « Init. / Préférences » en « Fichiers / Article / Gestion du stock », il est possible de déconnecter cet automatisme de mise à jour en ajoutant un message intermédiaire de confirmation.
Les pièces commerciales de ventes
Lors de la conception d'une pièce commerciale de ventes, le logiciel récupère dans la fiche du client la devise et l'affecte à la totalité du document. Cette devise est stockée dans l'onglet « Coordonnées » et demeure modifiable.
Lors de l'intégration des articles dans le corps du document, le logiciel va réagir en fonction du type de tarif du client stocké dans l'onglet « Coordonnées » du document.
Si le tarif est un tarif « Devise » le logiciel prend le prix dans l'onglet « Tarifs » de la fiche Article et le stocke directement sur la ligne du document.
Si le tarif est un tarif « HT » ou « TTC » le logiciel prend le prix dans l'onglet « Tarifs » de la fiche Article, le converti dans la devise du client et le stocke sur la ligne du document.
La préférence « Prévenir si cours devise non actualisé depuis X jours » permet d'initialiser un contrôle d'actualisation du cours des devises en conception de document.
Les mouvements de stock
Les mouvements de stock, accessibles dans le menu «Stocks » sont traités en monnaie de référence. Ces mouvements sont les « Entrées de stock », les « Sorties de stock », les « Transferts de dépôt » et la saisie d'« Inventaire ».
Nous allons détailler le fonctionnement des « Entrées de stock » qui seules génèrent des modifications monétaires dans la fiche Article.
Lors de la conception d'une entrée de stock, le logiciel récupère automatiquement le prix d'achat du fournisseur principal, le convertie en monnaie de référence si nécessaire et l'affiche.
Le traitement de mise à jour des prix d'achats des onglets « Général » et « Fournisseur » est presque identique à celui des documents d'achats. La différence vient du fait que le montant est saisi en monnaie de référence. Il est donc stocké directement dans l'onglet « Général » et convertie dans la monnaie du fournisseur.
Le contrôle de la date et le message de confirmation sont actifs comme dans les pièces commerciales fournisseur.
Répondez Non à la préférence « Gestion des devises » si vous désirez travailler en monnaies unique.
Vous pourrez passer du mode monnaie unique au mode devises à tout moment. L'inverse n'est pas vrai.
Avant de passer du mode devises au mode monnaies unique, le logiciel réalisera des tests afin de vérifier qu'aucune devise n'a jamais été utilisée dans les fiches clients et fournisseurs ou dans les pièces commerciales d'achats et de ventes. Des messages d'information vous interdiront de passer en monnaies unique et vous en donneront la raison.
Lorsque l'on crée des pièces commerciales ou des mouvements de stock dans la monnaie qui n'est pas la monnaie de référence, le logiciel effectue les conversions nécessaires.
Lorsque vous optez pour le travail en monnaies unique les modifications qui interviennent sont les suivantes :
· Le menu « Init. / Devises » n'est plus présent.
· Le champ Devise de la fiche Pays est supprimé
· Les tarifs de type « Devise » ne sont plus proposés et le champ Devise est supprimé.
· Les champs Devise des pièces commerciales sont remplacées par des champs Monnaie.
Les devises n'étant plus gérées dans le logiciel, le champ Devise des fiches Pays disparaît.
Celui de la fiche Type de tarif subit le même sort accompagné en cela par la disparition du type de tarif « Devise »
Les fiches tiers et les pièces commerciales voient leur champ Devise renommé en champ Monnaie.
C'est l'onglet Profil de la fiche client qui reçoit cette modification.
Ainsi que l'onglet Coordonnées de la fiche Fournisseur.
Dans l'onglet Adresse des pièces commerciales Clients et Fournisseurs le même principe a été adopté et permet de saisir la monnaie du document en lieu et place de l'ancien champ Devise.
Cette préférence permet de gérer des relevés de facture. Les relevés clients permettent de regrouper sur une période toutes les factures d'un client et d'en éditer la liste, présentée sous la forme d'un courrier au client.
Les factures sur relevé ne génèrent pas d'échéance et ne positionnent pas l'en-cours des clients. C'est la génération de relevé qui créera les échéances regroupant les nets à payer de toutes les factures sur un mode de règlement. Chaque relevé pourra être édité suivi d'une ou de plusieurs traites suivant le mode de règlement de la fiche client.
Répondez Oui à cette préférence afin de pouvoir utiliser les relevés de facture
Ce réglage vous permet :
· D'initialiser des automatismes en réglant les clients en mode relevé
· De créer des factures sur relevé
· De gérer les relevés de facture
La fiche Client contient dans son onglet « Profil » un champ Relevé de facture. Indiquez par une coche si les factures du client sont par défaut sur relevé. Ce réglage sera ensuite modifiable, manuellement, facture par facture.
L'onglet « Adresse » de la facture contient un champ Relevé de fact. Celui-ci est alimenté automatiquement par le réglage du champ correspondant de la fiche Client. Lorsque le client du document est sur relevé dans sa fiche, le document l'est par défaut. Le champ Relevé de fact. de l'onglet « Adresse » des pièces commerciales est modifiable quel que soit le réglage de la fiche.
Exemple :
Un client réglant habituellement ses factures en fin de mois sur la base d'un relevé récapitulatif passe au magasin de l'entreprise et demande à avoir une facture immédiate ne rentrant pas en compte dans prochain relevé. À la création de la facture, le champ Relevé de fact. est automatiquement coché et il suffit de le décocher pour voir réapparaître dans l'onglet « Pied » les informations d'échéance positionnant instantanément la dette du client.
L'activation de cette préférence donne accès aux options « Génération », « Edition des relevés » et « Annulation des relevés » du menu « Ventes / Relevés de factures ».
La génération de relevé réalise les actions suivantes :
· Un relevé est généré par client sur relevé;
· Les factures transférées sont marquées comme faisant l'objet d'un relevé et ne pourront plus apparaître dans d'autres relevés ou être modifiées;
· Les échéances nécessaires sont générées (en fonction du mode de règlement de la fiche de chaque client);
· Lorsque la Gestion Commerciale est connectée au module Financier, les échéances sont directement générées dans ce module. Les échéances dont le mode de règlement est LCR ou Prélèvement génèrent également le règlement correspondant dans le Financier.
· Le relevé peut-être édité immédiatement (suivant le paramétrage, une ou plusieurs traites seront éditées à la suite du relevé).
L'option d'« Edition des relevés » permet d'imprimer les relevés (s'ils ne l'ont pas été durant la l'opération de « Génération ») ou de les rééditer.
L'annulation des relevés permet de décocher toutes les factures auparavant regroupées et de supprimer l'existence du relevé. Les factures ainsi libérées peuvent être à nouveau réutilisées dans le cadre d'un nouveau relevé. Si l'on utilise le Financier, les échéances de l'ancien relevé sont supprimées et les règlements éventuellement rattachés à celles-ci sont dépointés.
Répondez Non à cette préférence si votre méthode de travail n'utilise pas les relevés de facture
Le menu « Ventes / Relevés de factures » et ses sous-menus disparaissent afin de simplifier l'interface de travail. Les champs à cocher de la fiche Client « Relevé de facture » et des pièces commerciales « Relevé de fact. » sont également otés.
Les changements d'état de cette préférence peuvent être réalisés dans les deux sens à tous moments. Néanmoins pour passer du réglage de Oui à Non il est impératif de générer les derniers relevés ou de changer l'état de toutes les factures sur relevé qui n'ont pas fait l'objet d'une génération de relevé. Si cela n'est pas fait, les factures dans ce cas n'auront pas d'échéance et ne seront donc jamais relancées automatiquement.
Vous pouvez déterminer une incrémentation automatique de type numérique ou alphanumérique des codes (articles, tiers, pièces commerciales etc.).
Vous avez le choix entre 3 types d'incrémentations :
· Numérique : Incrémentation de type numérique.
Exemple :
Création d'un client de code « 1 »puis validation de la fiche, automatiquement le logiciel vous proposera pour la création du client suivant le code « 2 ».
· Alphanumérique : Incrémentation de type alphanumérique
Exemple :
Création d'un client de code « AL1 » puis validation de la fiche, automatiquement le logiciel vous proposera pour la création du client suivant le code « AL2 ».
· Aucune : Aucune incrémentation ne vous sera proposée.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur la codification des fiches et pièces commerciales existantes.
Indiquez le seuil d'enregistrement à partir duquel vous désirez voir apparaître les informations, de recherche dans les zones de saisie, dans une liste déroulante plutôt que dans une liste de sélection.
Attention, toute modification ne sera prise en compte qu'au prochain lancement du logiciel.
Indiquez si vous désirez gérer un compte d'acompte spécifique par tiers (sélectionnez Oui) ou si vous souhaitez regrouper l'ensemble des comptes d'acompte dans le même compte d'acompte (sélectionnez Non)
Attention, la valeur de cette préférence aura uniquement un effet si la préférence du Financier Utilisation du compte de tiers pour les acomptes (Menu Initialisations/Préférences/Général/profil dossier) est réglée à Non.