(Menu Init. / Préférences / Pièces d'achats / Demande de prix)
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L'essentiel Visualisez ici les explications relatives aux préférences des demandes de prix. |
Autorisez la modification des numéros de pièces créés automatiquement par le logiciel.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les mouvements de stock et pièces commerciales existantes.
Répondez Oui si vous désirez pouvoir modifier le code du document en cours de création de document.
Le logiciel continue de vous proposer automatiquement le numéro du prochain document et vous laisse la possibilité de le modifier.
Exemple :
Une entreprise codifie ses entrées de stock en préfixant le code par un « E » et en indiquant l'année, le mois et un numéro d'ordre sur 3 positions.
Au 31 décembre 1999, la codification des Entrées de stock était au numéro « E9912385 ».
Le lundi 3 janvier 2000 lors de la création de la première Entrée de stock de l'année 2000, le logiciel propose « E9912386 ». La modification à « E0001001 » est réalisable directement dans le mouvement parce que la préférence « Stock : Modification de la numérotation des Entrées de stocks » est à Oui.
Répondez Non si vous désirez interdire la modification des codes de document.
Le logiciel vous propose automatiquement le numéro du prochain document mais vous empêche d'y accéder.
Exemple :
En reprenant les informations de l'exemple précédent, le lundi 3 janvier 2000 lors de la création de la première Entrée de stock de l'année 2000, le logiciel propose « E9912386 ».
La modification à « E0001001 » n'est pas réalisable directement dans le mouvement parce que la préférence « Stock : Modification de la numérotation des Entrées de stocks » est à Non.
Il est alors nécessaire, avant de créer le nouveau mouvement de stock, de se rendre dans l'onglet « Numérotation » de l'option « Renseignements généraux » du menu « Init. » pour forcer le nouveau code à la main.
Ce réglage, utilisé avec des droits d'accès sélectifs, permet de contrôler les utilisateurs décidant de la codification des pièces et documents de l'entreprise.
Indiquez l'onglet dans lequel vous désirez entrer en premier lorsque vous accédez à une pièce commerciale.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez saisir immédiatement les lignes de document après avoir validé le code du fournisseur.
Le logiciel se positionne alors directement dans l'onglet « Lignes » de la pièce commerciale.
Cette méthode convient à un fichier Fournisseur à jour ou qui subit rarement de modification.
Répondez Non si vous désirez avoir accès aux coordonnées du fournisseur après avoir validé son code.
Cette méthode permet de vérifier, systématiquement, la présence et l'exactitude des informations issues de la fiche Fournisseur. Elle est également utile lorsque des informations, de l'onglet « Adresse », changent régulièrement ou ne sont pas prévisibles.
Les préférences suivantes sont présentes dans la section de préférence des Commandes, Bons de réception, Bons de renvoi et Facture fournisseur. Leurs fonctionnements étant identiques, nous ne les décrirons qu'une fois.
Indiquez si vous autorisez l'accès à l'onglet Pied des demandes de prix.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment sans perte d'information. Elle est réglée par défaut sur Non.
Répondez Oui si vous désirez totaliser vos demandes de prix. Le logiciel intègre alors un onglet « Pied » dans les demandes de prix. Cet onglet recevra les différentes totalisations du document.
Nous vous rappelons que la présentation du corps est paramétrable. En réalisant un click droit sur la barre de titre vous pouvez choisir une présentation chiffrée ou personnaliser votre propre présentation.
Répondez Non à cette préférence si vous ne désirez avoir de totalisation de vos demandes de prix.
En standard, les demandes de prix n'ont pas de colonne de valorisation ni d'onglet « Pied ».
Choisissez la destination par défaut de l'impression (Aperçu avant impression, Impression Soignée, ...).
Afin d'accélérer le lancement des éditions de pièces commerciales, ces préférences automatisent l'affectation du mode d'édition de votre choix. Ces choix proposés par défaut restent modifiables.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment.
Indiquez le numéro de paramétrage par défaut à utiliser en édition de document fournisseurs.
Ces préférences permettent d'automatiser l'affectation du numéro de paramétrage d'édition de votre choix. Ces choix proposés par défaut restent modifiables.
Les automatismes instaurés par l'onglet « Param. Avancés » de la fiche Fournisseur, concernant également les numéros de paramétrages d'édition, sont prioritaires sur ces préférences.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment.
Autorisez l'ajout d'une ligne, identifiant la pièce transférée, dans le document de destination.
Répondez Oui si vous désirez que les documents, destinations d'un transfert, reçoivent une ou plusieurs lignes de commentaire (cas de regroupement de plusieurs sources sur un même document de destination).
Cette ligne est constituée du type de document source (Devis, Commandes, BL, etc.), du numéro de ce document et de sa date.
Exemple :
Les lignes ci-dessous permettent de voir que le document généré à comme source le devis numéro « DV000023 » du 10/09/00 grâce à la première ligne créée pendant le transfert.
Répondez Non si vous ne désirez pas que les documents générés par transfert fassent mention aux documents d'origine qui ont permis leur création.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Réglez le transfert des lignes de commentaires dans le document de destination.
Répondez Oui si vous désirez que les commentaires, créés dans un document, soient copiés lors du transfert de celui-ci.
Répondez Non si vous ne désirez pas transférer les commentaires.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Indiquez si les transferts de document doivent recalculer ou conserver les dates d'échéances du document d'origine.
Cette préférence est utilisée au moment des transferts, transformations et intégrations de document. Elle peut être changée à tout moment, sans aucun effet rétroactif sur les documents existants.
Répondez Oui si vous désirez que les dates d'échéances du pied des documents soient recalculées lors des transferts.
Exemple :
Je crée un devis le 01/01/2000 avec un mode de règlement par traite à 30 jours nets.
La date d'échéance de la traite dans le devis est donc au 31/01/2000.
Le devis est accepté par le client et transféré en facture le 15/01/2000.
La facture est créée avec une traite dont la date d'échéance est recalculée au 14/02/2000.
Répondez Non si vous désirez que les dates d'échéances du pied des documents soient dupliquées sans modification lors des transferts.
Exemple :
Je crée un bon de livraison (B.L.) le 01/01/2000 avec un mode de règlement par traite à 30 jours nets.
La date d'échéance de la traite dans le B.L. est donc au 31/01/2000.
Le B.L. est transféré en facture le 15/01/2000.
La facture est créée avec une traite dont la date d'échéance reste au 31/01/2000.
Le logiciel conserve des contrôles assurant la cohérence des dates. Il ne permet pas, par exemple, la création automatique d'une date d'échéance au 01/01/2000 sur une facture dont la date de pièce est le 15/01/2000.
L'absence de recalcul de dates d'échéances est donc vraie tant que les dates d'échéances sont supérieures à la date du document de destination. Si ce n'est pas le cas le logiciel lance automatiquement la procédure de recalcul.
Indiquez si les devis transférés doivent être marqués comme tels. Les listes de recherche et les transferts groupés exploiteront cette information.
Répondez Oui si vous désirez marquer les devis transférés comme tels.
Une fois marqués, ils ne pourront plus être transférés par l'option « Devis » du menu « Ventes / Transfert de documents ».
Leurs intégrations et leurs transformations restent faisables sous réserve de la confirmation du message suivant :
Répondez Non si vous désirez pouvoir transférer sans contrôle les devis.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes. Les devis notés comme transférés le restent définitivement.
Choisissez l'ordre dans lequel vous souhaitez transférer les demandes de prix.
Cet ordre de transfert est utilisé pour l'attribution des codes de documents de destination dans le cas du transfert de plusieurs demandes de prix.
Choisissez « Code » si vous désirez que l'ordre de transfert de la demande de prix soit basé sur le code de la demande de prix.
La chronologie des codes des documents de destination sera identique à celle des codes des demandes de prix.
Exemple :
Création d'une demande de prix n° 740 le 24/11/2000. Création d'une autre demande de prix n° 741 en date du 22/11/2000.
Un transfert de demande de prix en commande est réalisé le 25/11/2000. L'ordre de transfert étant basé sur le code, la demande de prix n° 740 générera la commande n° 1 et la demande de prix n° 741 génèrera la commande n°2.
Répondez « Date » si vous désirez que l'ordre de transfert des demandes de prix soit basé sur la date de la demande de prix.
La chronologie des codes des documents de destination sera identique à celle des dates des demandes de prix.
Exemple :
Dans l'exemple ci-dessus, la demande de prix n° 740 génèrera la commande n° 2 et la demande de prix n° 741 génèrera la commande n°1, car la demande de prix n° 740 est plus récente que la demande de prix n° 741.
Cette préférence peut être changée à tout moment.