(Menu Init. / Préférences / Pièces d'achats / Générales)
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L'essentiel Visualisez ici les explications relatives aux préférences générales des pièces d'achats. |
Gérez des pièces commerciales négatives (en l'absence du module Financier). Nous décrirons dans le paragraphe ci-dessous le fonctionnement de la préférence dans les pièces de ventes. Son fonctionnement dans les pièces commerciales d'achats est identique.
Cette préférence fonctionne uniquement lorsque la liaison entre la Gestion et le module Financier n'est pas réalisée dans l'option « Renseignements Généraux » du menu « Init. ».
Lorsque la liaison est effective, cette préférence est ignorée. Les documents doivent obligatoirement avoir un total positif et le logiciel interdit la validation du document en présentant un message d'erreur.
Une pièce commerciale peut devenir négative lorsque le total des lignes négatives et supérieur à celui des lignes positives.
Exemple :
Le client « AGUT » achète un article à 100,00 euros et ramène pour 120,00 euros de consigne. On saisit dans la facture ces deux lignes et le document obtenu devient négatif.
Répondez Oui si vous désirez gérer des pièces commerciales négatives.
Le logiciel n'effectue alors aucun contrôle sur le signe du montant total du document.
Répondez Non si vous ne désirez pas gérer de pièces négatives.
Lorsque vous validez un document dont le total est négatif, le message de validation impossible apparaît (identique à celui généré lorsque la liaison avec le Financier est active). Il vous permet de rectifier le document avant de le re-valider.
Cette préférence peut être changée à tout moment. Elle n'a pas d'effet rétroactif sur les pièces commerciales existantes lorsqu'elle est modifiée.
Indiquez le code analytique à affecter par défaut aux articles non référencés dans les pièces commerciales.
Un article non référencé est un article vendu dans une pièce commerciale sans avoir été créé dans la base des articles. Son existence n'est effective que dans le document où il a été créé.
Afin d'accélérer la facturation de tels articles, la préférence suivante automatise l'affectation d'un code analytique lors de leur utilisation.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les lignes de pièces commerciales existantes. Seules les nouvelles créations de lignes non référencées utiliseront la modification.
Saisissez l'unité d'achat à affecter par défaut aux articles non référencés dans les pièces commerciales.
Un article non référencé est un article acheté dans une pièce commerciale sans avoir été créé dans la base des articles. Son existence n'est effective que dans le document où il a été créé.
Afin d'accélérer la facturation de tels articles, la préférence suivante automatise l'affectation d'une unité d'achat lors de leur utilisation.
Les unités d'achats sont issues et créées dans l'option « Unités de mesures » du menu « Init. / Fichiers annexes ». Le nombre de décimales sur quantité contenue dans la fiche de l'unité de mesure détermine le nombre de décimales gérées sur l'article lors de l'achat. Il en est de même pour les articles non référencés par le biais de cette préférence.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les lignes de pièces commerciales existantes. Seules les nouvelles créations de lignes non référencées utiliseront la modification.
Automatisez la mise en majuscule de la première lettre des désignations de lignes de document.
Répondez Oui si vous désirez voir les désignations de ligne de pièces commerciales client (ou fournisseur) commencer obligatoirement par une majuscule.
Exemple : Lorsque vous saisissez une ligne de commentaire ou lorsque vous modifiez un libellé d'article dans une ligne de facture, le logiciel force automatiquement la première lettre en majuscule.
Répondez Non si vous désirez que le logiciel conserve la première lettre des désignations de ligne de pièces commerciales client (ou fournisseur) comme vous l'avez saisie (en majuscule ou en minuscule).
Cette préférence peut être modifiée à tout moment. Lors d'une modification de ce réglage, les lignes de document déjà créées ne sont pas actualisées tant que l'on ne les revalide pas.
Activez le contrôle des règlements déjà rattachés au document en cours.
Nous décrirons dans le paragraphe ci-dessous le fonctionnement de la préférence dans les pièces de Ventes. Son fonctionnement dans les pièces commerciales d'Achats est identique. Elle peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Pour créer des règlements dans les pièces commerciales il faut obligatoirement avoir lié la Gestion et le module Financier dans l'onglet Liaison de l'option « Renseignements Généraux » du menu « Init. ».
Le bouton de saisie des règlements est alors accessible dans la barre de bouton au bas de la pièce, donnant ainsi sa justification à la préférence en cours.
Répondez Oui si vous désirez être averti lorsqu'un ou plusieurs règlements sont déjà rattachés au document en cours.
En utilisant le bouton de saisie de règlement, une fenêtre vous informe de l'existence de règlements déjà rattachés au document.
· Si vous répondez Oui, le logiciel ferme le message et vous permet de créer le nouveau règlement.
· Si vous répondez Non, le logiciel ferme le message et revient dans l'onglet du document où vous avez utilisé le bouton de règlement. La création de règlement est abandonnée.
Répondez Non si vous ne désirez pas être averti lorsqu'un règlement est déjà rattaché au document en cours.
Vous pouvez autoriser ou interdire la création de pièces commerciales sans dossier associé.
Nous décrirons dans le paragraphe ci-dessous le fonctionnement de la préférence dans les pièces de Ventes. Son fonctionnement dans les pièces commerciales d'Achats est identique. Elle peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Répondez Oui si vous ne désirez pas de contrôle sur le champ Dossier de l'onglet « Adresse » des pièces commerciales.
Le logiciel vous permet alors de créer des documents avec ou sans numéro de dossier rattaché.
Répondez Non si vous désirez interdire la création de pièce commerciale sans dossier rattaché dans l'onglet « Adresse ».
Lorsque ce cas se présente, un message apparaît et vous empêche de quitter le document sans avoir renseigné le champ en question.
Ce réglage, conjointement à la préférence « Pièces de ventes / Générales : Autoriser la rupture sur les dossiers lors de transfert de pièce », permet de gérer des suivis d'affaires par le biais de l'utilisation systématique des dossiers.
Activez la possibilité de créer automatiquement le fournisseur associé à la pièce dans la fiche Article (hormis en demandes de prix).
Cette préférence peut être changée à tout moment. Lors du passage à Oui, aucun traitement rétro-actif n'est réalisé, seul les nouveaux documents commenceront à créer des fournisseurs automatiquement dans la fiche article.
Répondez Oui si vous désirez que le logiciel remplisse automatiquement l'onglet « Fournisseurs » de la fiche Article.
Lors de l'utilisation d'un article, dans un document Fournisseur autre qu'une demande de prix, le logiciel va créer automatiquement dans la fiche de cet article une ligne rattachant le fournisseur du document à l'article.
Cette ligne apparaîtra dans l'onglet Fournisseur, ci-dessus, de la fiche Article.
Répondez Non si vous désirez gérer manuellement les créations de ligne dans l'onglet « Fournisseurs » de la fiche Article.
Activez le contrôle du changement de date dans les pièces commerciales.
Répondez Oui si vous désirez un contrôle sur le changement de la date.
Un message de confirmation apparaîtra afin que vous puissiez confirmer le changement de date.
Répondez Non si vous désirez autoriser le changement de date sans aucun contrôle.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Cette préférence vous permet de définir si les quantités d'articles doivent être cumulés et affichés dans les lignes de sous-total de vos documents commerciaux.
Répondez Oui si vous souhaitez que le cumul des quantités des articles apparaisse dans les sous-totaux des pièces commerciales.
Répondez Non si vous ne souhaitez pas que le cumul des quantités des articles apparaisse dans les sous-totaux des pièces commerciales.
Ce réglage est sélectionné par défaut.