(Menu Init. / Préférences / Pièces de ventes / Commande client)
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L'essentiel Visualisez ici les explications relatives aux préférences des commandes client. |
Autorisez la modification des numéros de pièces créés automatiquement par le logiciel.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les mouvements de stock et pièces commerciales existantes.
Répondez Oui si vous désirez pouvoir modifier le code du document en cours de création de document.
Le logiciel continue de vous proposer automatiquement le numéro du prochain document et vous laisse la possibilité de le modifier.
Exemple : Une entreprise codifie ses entrées de stock en préfixant le code par un « E » et en indiquant l'année, le mois et un numéro d'ordre sur 3 positions.
Au 31 décembre 1999, la codification des Entrées de stock était au numéro « E9912385 ».
Le lundi 3 janvier 2000 lors de la création de la première Entrée de stock de l'année 2000, le logiciel propose « E9912386 ». La modification à « E0001001 » est réalisable directement dans le mouvement parce que la préférence « Stock : Modification de la numérotation des Entrées de stocks » est à Oui.
Répondez Non si vous désirez interdire la modification des codes de document.
Le logiciel vous propose automatiquement le numéro du prochain document mais vous empêche d'y accéder.
Exemple : En reprenant les informations de l'exemple précédent, le lundi 3 janvier 2000 lors de la création de la première Entrée de stock de l'année 2000, le logiciel propose « E9912386 ».
La modification à « E0001001 » n'est pas réalisable directement dans le mouvement parce que la préférence « Stock : Modification de la numérotation des Entrées de stocks » est à Non.
Il est alors nécessaire, avant de créer le nouveau mouvement de stock, de se rendre dans l'onglet « Numérotation » de l'option « Renseignements généraux » du menu « Init. » pour forcer le nouveau code à la main.
Ce réglage, utilisé avec des droits d'accès sélectifs, permet de contrôler les utilisateurs décidant de la codification des pièces et documents de l'entreprise.
Indiquez l'onglet dans lequel vous désirez entrer en premier lorsque vous accédez à une pièce commerciale.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez saisir immédiatement les lignes de document après avoir validé le code du client.
Cette méthode convient à un fichier Client à jour ou qui subit rarement de modification.
Répondez Non si vous désirez avoir accès aux coordonnées du client après avoir validé son code.
Cette méthode permet de vérifier, systématiquement, la présence et l'exactitude des informations issues de la fiche Client. Elle est également utile lorsque des informations, de l'onglet « Adresse », changent régulièrement ou ne sont pas prévisibles (commercial à rattacher au document, changement de tarification, travail avec des clients qui ne sont pas en compte, etc.).
Indiquez si l'utilisation du bouton « Valider » donne obligatoirement accès à l'onglet Pied.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez accéder systématiquement à l'onglet « Pied » de la pièce commerciale lorsque vous validez son corps.
Cette méthode nécessite une validation supplémentaire (celle du pied) mais permet de régler, compléter et vérifier les informations monétaires du document.
Répondez Non si vous ne désirez pas passer par le pied du document.
La validation du corps lance alors directement la fenêtre d'édition ou l'accès au prochain document en fonction du réglage de la préférence suivante.
Utilisez ce réglage pour accélérer la création de document. Les informations concernant les conditions de règlement du client devront être à jour dans le fichier Client.
Indiquez si vous désirez l'ouverture de la fenêtre d'édition après la validation de l'onglet Pied.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez accéder systématiquement à la fenêtre d'édition de la pièce commerciale.
Cette méthode permet d'éditer au fur et à mesure les documents créés.
Répondez Non si vous ne désirez pas éditer immédiatement le document.
La validation du pied permet alors directement l'accès au prochain document.
Utilisez ce réglage pour accélérer la création de document. Les documents devront être édités ultérieurement par la liste des pièces commerciales ou par le module d'éditions groupées.
Choisissez la destination par défaut de l'impression (Aperçu avant impression, Impression Soignée, ...).
Afin d'accélérer le lancement des éditions de pièces commerciales, ces préférences automatisent l'affectation du mode d'édition de votre choix. Ces choix proposés par défaut restent modifiables
Cette préférence peut être modifiée à tout moment.
Indiquez les paramétrages par défaut à utiliser en édition des documents clients.
Ces préférences permettent d'automatiser l'affectation du numéro de paramétrage d'édition de votre choix. Ces choix proposés par défaut restent modifiables
Les automatismes instaurés par l'onglet « Param. Avancés » de la fiche Client, concernant également les numéros de paramétrages d'édition, sont prioritaires sur ces préférences.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment.
Autorisez l'ajout d'une ligne, identifiant la pièce transférée, dans le document de destination.
Répondez Oui si vous désirez que les documents, destinations d'un transfert, reçoivent une ou plusieurs lignes de commentaire (cas de regroupement de plusieurs sources sur un même document de destination).
Cette ligne est constituée du type de document source (Devis, Commandes, BL, etc.), du numéro de ce document et de sa date.
Répondez Non si vous ne désirez pas que les documents générés par transfert fassent mention aux documents d'origine qui ont permis leur création.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Réglez le transfert des lignes de commentaires dans le document de destination.
Répondez Oui si vous désirez que les commentaires, créés dans un document, soient copiés lors du transfert de celui-ci.
Répondez Non si vous ne désirez pas transférer les commentaires.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Autorisez l'ajout d'une ligne, totalisant la commande transférée, dans le document de destination.
Répondez Oui si vous désirez que les documents, destinations d'une livraison de commande, reçoivent une ligne de totalisation de la commande.
Répondez Non si vous ne désirez pas que les commandes transférées génèrent une ligne de totalisation dans les documents de destination.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Réglez le mode de calcul du port lors des regroupements de pièces.
Cette préférence est utilisée au moment des transferts groupés de document. Elle peut être changée à tout moment, sans aucun effet rétroactif sur les documents existants.
Répondez « Fiche » si vous désirez que le document final (B.L. ou Facture) récupère, lors des transferts avec regroupement, le montant forfaitaire de la fiche client sans tenir compte des ports des documents transférés.
Exemple : La fiche client a 50,00 euros de port dans l'onglet « Param. Avancés ».
Le B.L. n°1 a 20,00 euros de port dans son pied.
Le B.L. n°2 a 40,00 euros de port dans son pied.
Les deux B.L. sont regroupés en une facture.
La facture regroupant des deux B.L. aura 50,00 euros de port dans son pied.
Répondez « dernier doc. » si vous désirez que le document final (B.L. ou Facture) récupère, lors des transferts avec regroupement, le montant du document le plus récent.
Exemple : La fiche client a 50,00 euros de port dans l'onglet « Param. Avancés ».
Le B.L. n°1 a 20,00 euros de port dans son pied.
Le B.L. n°2 a 40,00 euros de port dans son pied.
Les deux B.L. sont regroupés en une facture.
La facture regroupant des deux B.L. aura 40,00 euros de port dans son pied.
Répondez « Cumul des doc. » si vous désirez que le document final (B.L. ou Facture) cumule le montant des documents regroupés, lors des transferts.
Exemple : La fiche client a 50,00 euros de port dans l'onglet « Param. Avancés ».
Le B.L. n°1 a 20,00 euros de port dans son pied.
Le B.L. n°2 a 40,00 euros de port dans son pied.
Les deux B.L. sont regroupés en une facture.
La facture regroupant des deux B.L. aura 60,00 euros de port dans son pied.
Calcul des frais de facturation
Réglez le mode de calcul des frais de facturation lors des regroupements de pièces.
Cette préférence est utilisée au moment des transferts groupés de document. Elle peut être changée à tout moment, sans aucun effet rétroactif sur les documents existants.
Répondez « Fiche » si vous désirez que le document final (B.L. ou Facture) récupère, lors des transferts avec regroupement, le montant forfaitaire de la fiche client sans tenir compte des frais de facturation des documents transférés.
Exemple : La fiche client a 50,00 euros de frais dans l'onglet « Param. Avancés ».
Le B.L. n°1 a 20,00 euros de frais dans son pied.
Le B.L. n°2 a 40,00 euros de frais dans son pied.
Les deux B.L. sont regroupés en une facture.
La facture regroupant des deux B.L. aura 50,00 euros de frais.
Répondez « dernier doc. » si vous désirez que le document final (B.L. ou Facture) récupère, lors des transferts avec regroupement, le montant du document le plus récent.
Exemple : La fiche client a 50,00 euros de frais dans l'onglet « Param. Avancés ».
Le B.L. n°1 a 20,00 euros de frais dans son pied.
Le B.L. n°2 a 40,00 euros de frais dans son pied.
Les deux B.L. sont regroupés en une facture.
La facture regroupant des deux B.L. aura 40,00 euros de frais.
Répondez « Cumul des doc. » si vous désirez que le document final (B.L. ou Facture) cumule le montant des documents regroupés, lors des transferts.
Exemple : La fiche client a 50,00 euros de frais dans l'onglet « Param. Avancés ».
Le B.L. n°1 a 20,00 euros de frais dans son pied.
Le B.L. n°2 a 40,00 euros de frais dans son pied.
Les deux B.L. sont regroupés en une facture.
La facture regroupant des deux B.L. aura 60,00 euros de frais.
Indiquez si les transferts de document doivent recalculer ou conserver les dates d'échéances du document d'origine.
Cette préférence est utilisée au moment des transferts, transformations et intégrations de document. Elle peut être changée à tout moment, sans aucun effet rétroactif sur les documents existants.
Répondez Oui si vous désirez que les dates d'échéances du pied des documents soient recalculées lors des transferts.
Exemple :Je crée un devis le 01/01/2000 avec un mode de règlement par traite à 30 jours nets.
La date d'échéance de la traite dans le devis est donc au 31/01/2000.
Le devis est accepté par le client et transféré en facture le 15/01/2000.
La facture est créée avec une traite dont la date d'échéance est recalculée au 14/02/2000.
Répondez Non si vous désirez que les dates d'échéances du pied des documents soient dupliquées sans modification lors des transferts.
Exemple : Je crée un bon de livraison (B.L.) le 01/01/2000 avec un mode de règlement par traite à 30 jours nets.
La date d'échéance de la traite dans le B.L. est donc au 31/01/2000.
Le B.L. est transféré en facture le 15/01/2000.
La facture est créée avec une traite dont la date d'échéance reste au 31/01/2000.
Le logiciel conserve des contrôles assurant la cohérence des dates. Il ne permet pas, par exemple, la création automatique d'une date d'échéance au 01/01/2000 sur une facture dont la date de pièce est le 15/01/2000.
L'absence de recalcul de dates d'échéances est donc vraie tant que les dates d'échéances sont supérieures à la date du document de destination. Si ce n'est pas le cas le logiciel lance automatiquement la procédure de recalcul.
Autorisez l'actualisation systématique du prix de revient et de la marge lors des transferts.
Le logiciel fournit, en création de devis ou de commande, le prix de revient à la date du document. C'est lors de la transformation en document mouvementant le stock physique que le logiciel détermine le prix de revient final et donc la marge finale.
Répondez Oui si vous désirez que le prix de revient et la marge soit recalculés lors des transferts de devis et commandes en B.L. ou facture.
Exemple :Le 01/01/2000, un article à un PAMP de 110,00 euros.
Le 05/01/2000, par une entrée de stock, ce même article voit son PAMP passer à 112,50 euros.
Un devis est créé le 02/01/2000 avec cet article valorisé à 110,00 euros.
Ce devis est accepté par le client le 10/01/2000 et transformé en facture à cette date.
Le logiciel actualise le prix de revient de la ligne de devis lors de son transfert et recalcule la marge de la ligne.
Répondez Non si vous désirez conserver le prix de revient et la marge des devis et commandes lors de leurs transferts en B.L. ou facture.
Exemple : Le 01/01/2000, un article à un PAMP de 110,00 euros.
Le 05/01/2000, par une entrée de stock, ce même article voit son PAMP passer à 112,50 euros.
Un devis est créé le 02/01/2000 avec cet article valorisé à 110,00 euros.
Ce devis est accepté par le client le 10/01/2000 et transformé en facture à cette date.
Le logiciel conserve le prix de revient et la marge de la ligne de devis lors de son transfert.
Cette préférence est utilisée au moment des transferts, transformations et intégrations de document. Elle peut être changée à tout moment, sans aucun effet rétroactif sur les documents existants.
Autorisez la saisie des numéros de série en livraisons manuelle ou laissez le logiciel sélectionner automatiquement les numéros à sortir du stock.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez que la fenêtre de sélection des numéros de série s'ouvre lors du traitement des articles série en livraison manuelle de commande.
Après avoir sélectionné au moins une ligne d'article série à livrer et avoir validé le message de confirmation, la fenêtre de sélection des numéros de série de l'article s'ouvre.
Par défaut, les premiers numéros sont automatiquement sélectionnés. Vous pouvez donc confirmer ce choix en validant la fenêtre ou désélectionner certaines lignes en cliquant directement sur la coche et en sélectionner d'autres dans la colonne de la coche.
Chaque ligne, d'article série livrée, ré-ouvrira une fenêtre de sélection.
Les autres transferts de documents et les livraisons automatiques suivent le même mode de fonctionnement mais ont leur propre préférence « Sélection des numéros de série » dans la partie « Pièces de ventes / Générales ».
Répondez Non si vous désirez laisser le logiciel choisir les numéros de série à sortir du stock.
Par défaut, les premiers numéros sont automatiquement sélectionnés. Aucune fenêtre de choix ne s'ouvre plus alors.
Autorisez le non regroupement des commandes client en B.L. en prenant comme critère de séparation l'adresse de livraison.
Cette préférence est utilisée lors des livraisons automatiques et manuelles de commandes client en bon de livraison. Elle peut être changée à tout moment, sans aucun effet rétroactif sur les documents existants.
Les livraisons de commandes en facture ne sont pas concernées par cette préférence.
Les livraisons automatiques de commandes en factures sont contrôlées par le champ 1 facture par Cde de l'onglet « Param. Avancés » de la fiche Client, alors que les livraisons manuelles de commandes en factures regroupent obligatoirement les lignes sélectionnées dans un même document.
Répondez Oui si vous désirez que l'adresse de livraison des commandes soit un critère de non regroupement lors du transfert des Commandes en B.L..
Exemple : Un client a deux adresses de livraison.
On réalise une commande sur ce client avec sa première adresse de livraison.
On réalise une seconde commande sur ce même client mais en prenant la deuxième adresse de livraison.
On réalise une livraison automatique des commandes en bons de livraison.
Le logiciel génère alors deux bons de livraison.
Répondez Non si vous désirez que les livraisons automatiques de commandes en B.L. génèrent un B.L. par client.
Exemple : Un client a deux adresses de livraison.
On réalise une commande sur ce client avec sa première adresse de livraison.
On réalise une seconde commande sur ce même client mais en prenant la deuxième adresse de livraison.
On réalise une livraison automatique des commandes en bons de livraison.
Le logiciel génère alors un seul bon de livraison.
Choisissez l'ordre dans lequel vous souhaitez transférer les commandes.
Cet ordre de transfert est utilisé pour l'attribution des codes de documents de destination dans le cas du transfert de plusieurs commandes.
Choisissez « Code » si vous désirez que l'ordre de transfert de la commande soit basé sur le code de la commande.
La chronologie des codes des documents destination sera identique à celle des codes des commandes.
Exemple : Création d'une commande n° 740 le 24/11/2000. Création d'une autre commande n° 741 en date du 22/11/2000.
Un transfert de commande en facture est réalisé le 25/11/2000. L'ordre de transfert étant basé sur le code, la commande n° 740 générera la facture n° 1 et la commande n° 741 génèrera la facture n°2.
Répondez « Date » si vous désirez que l'ordre de transfert des commandes soit basé sur la date de la commande.
La chronologie des codes des documents destination sera identique à celle des dates des commandes.
Exemple : Dans l'exemple ci-dessus, la commande n° 740 génèrera la facture n° 2 et la commande n° 741 génèrera la facture n°1, car la commande n° 740 est plus récente que la commande n° 741.
Cette préférence peut être changée à tout moment.