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L'essentiel Visualisez ici les explications relatives aux préférences des devis client. |
Autorisez la modification des numéros de pièces créés automatiquement par le logiciel.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les mouvements de stock et pièces commerciales existantes.
Répondez Oui si vous désirez pouvoir modifier le code du document en cours de création de document.
Le logiciel continue de vous proposer automatiquement le numéro du prochain document et vous laisse la possibilité de le modifier.
Exemple :
Une entreprise codifie ses entrées de stock en préfixant le code par un « E » et en indiquant l'année, le mois et un numéro d'ordre sur 3 positions.
Au 31 décembre 1999, la codification des Entrées de stock était au numéro « E9912385 ».
Le lundi 3 janvier 2000 lors de la création de la première Entrée de stock de l'année 2000, le logiciel propose « E9912386 ». La modification à « E0001001 » est réalisable directement dans le mouvement parce que la préférence « Stock : Modification de la numérotation des Entrées de stocks » est à Oui.
Répondez Non si vous désirez interdire la modification des codes de document.
Le logiciel vous propose automatiquement le numéro du prochain document mais vous empêche d'y accéder.
Exemple :
En reprenant les informations de l'exemple précédent, le lundi 3 janvier 2000 lors de la création de la première Entrée de stock de l'année 2000, le logiciel propose « E9912386 ».
La modification à « E0001001 » n'est pas réalisable directement dans le mouvement parce que la préférence « Stock : Modification de la numérotation des Entrées de stocks » est à Non.
Il est alors nécessaire, avant de créer le nouveau mouvement de stock, de se rendre dans l'onglet « Numérotation » de l'option « Renseignements généraux » du menu « Init. » pour forcer le nouveau code à la main.
Ce réglage, utilisé avec des droits d'accès sélectifs, permet de contrôler les utilisateurs décidant de la codification des pièces et documents de l'entreprise.
Indiquez l'onglet dans lequel vous désirez entrer en premier lorsque vous accédez à une pièce commerciale.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez saisir immédiatement les lignes de document après avoir validé le code du client.
Cette méthode convient à un fichier Client à jour ou qui subit rarement de modification.
Répondez Non si vous désirez avoir accès aux coordonnées du client après avoir validé son code.
Cette méthode permet de vérifier, systématiquement, la présence et l'exactitude des informations issues de la fiche Client. Elle est également utile lorsque des informations, de l'onglet « Adresse », changent régulièrement ou ne sont pas prévisibles (commercial à rattacher au document, changement de tarification, travail avec des clients qui ne sont pas en compte, etc.).
Indiquez si l'utilisation du bouton « Valider » donne obligatoirement accès à l'onglet Pied.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez accéder systématiquement à l'onglet « Pied » de la pièce commerciale lorsque vous validez son corps.
Cette méthode nécessite une validation supplémentaire (celle du pied) mais permet de régler, compléter et vérifier les informations monétaires du document.
Répondez Non si vous ne désirez pas passer par le pied du document.
La validation du corps lance alors directement la fenêtre d'édition ou l'accès au prochain document en fonction du réglage de la préférence suivante.
Utilisez ce réglage pour accélérer la création de document. Les informations concernant les conditions de règlement du client devront être à jour dans le fichier Client.
Indiquez si vous désirez l'ouverture de la fenêtre d'édition après la validation de l'onglet Pied.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez accéder systématiquement à la fenêtre d'édition de la pièce commerciale.
Cette méthode permet d'éditer au fur et à mesure les documents créés.
Répondez Non si vous ne désirez pas éditer immédiatement le document.
La validation du pied permet alors directement l'accès au prochain document.
Utilisez ce réglage pour accélérer la création de document. Les documents devront être édités ultérieurement par la liste des pièces commerciales ou par le module d'éditions groupées.
Choisissez la destination par défaut de l'impression (Aperçu avant impression, Impression Soignée, ...).
Afin d'accélérer le lancement des éditions de pièces commerciales, ces préférences automatisent l'affectation du mode d'édition de votre choix. Ces choix proposés par défaut restent modifiables.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment.
Indiquez les paramétrages par défaut à utiliser en édition des documents clients.
Ces préférences permettent d'automatiser l'affectation du numéro de paramétrage d'édition de votre choix. Ces choix proposés par défaut restent modifiables.
Les automatismes instaurés par l'onglet « Param. Avancés » de la fiche Client, concernant également les numéros de paramétrages d'édition, sont prioritaires sur ces préférences.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment.
Indiquez si vous autorisez la modification de l'adresse de livraison du devis.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez pouvoir modifier l'adresse de livraison du devis.
Dans l'onglet « Adresse » du document, la partie droite est alors accessible en modification.
Répondez Non si vous ne désirez pas avoir accès à l'adresse de livraison du devis.
Les zones concernant l'adresse de livraison restent visibles mais sont grisées et inaccessibles.
Autorisez l'ajout d'une ligne, identifiant la pièce transférée, dans le document de destination.
Répondez Oui si vous désirez que les documents, destinations d'un transfert, reçoivent une ou plusieurs lignes de commentaire (cas de regroupement de plusieurs sources sur un même document de destination).
Cette ligne est constituée du type de document source (Devis, Commandes, BL, etc.), du numéro de ce document et de sa date.
Répondez Non si vous ne désirez pas que les documents générés par transfert fassent mention aux documents d'origine qui ont permis leur création.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Réglez le transfert des lignes de commentaires dans le document de destination.
Répondez Oui si vous désirez que les commentaires, créés dans un document, soient copiés lors du transfert de celui-ci.
Répondez Non si vous ne désirez pas transférer les commentaires.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existante.
Indiquez si les transferts de document doivent recalculer ou conserver les dates d'échéances du document d'origine.
Cette préférence est utilisée au moment des transferts, transformations et intégrations de document. Elle peut être changée à tout moment, sans aucun effet rétroactif sur les documents existants.
Répondez Oui si vous désirez que les dates d'échéances du pied des documents soient recalculées lors des transferts.
Exemple :
Je crée un devis le 01/01/2000 avec un mode de règlement par traite à 30 jours nets.
La date d'échéance de la traite dans le devis est donc au 31/01/2000.
Le devis est accepté par le client et transféré en facture le 15/01/2000.
La facture est créée avec une traite dont la date d'échéance est recalculée au 14/02/2000.
Répondez Non si vous désirez que les dates d'échéances du pied des documents soient dupliquées sans modification lors des transferts.
Exemple :
Je crée un bon de livraison (B.L.) le 01/01/2000 avec un mode de règlement par traite à 30 jours nets.
La date d'échéance de la traite dans le B.L. est donc au 31/01/2000.
Le B.L. est transféré en facture le 15/01/2000.
La facture est créée avec une traite dont la date d'échéance reste au 31/01/2000.
Le logiciel conserve des contrôles assurant la cohérence des dates. Il ne permet pas, par exemple, la création automatique d'une date d'échéance au 01/01/2000 sur une facture dont la date de pièce est le 15/01/2000.
L'absence de recalcul de dates d'échéances est donc vraie tant que les dates d'échéances sont supérieures à la date du document de destination. Si ce n'est pas le cas le logiciel lance automatiquement la procédure de recalcul.
Indiquez si les devis transférés doivent être marqués comme tels. Les listes de recherche et les transferts groupés exploiteront cette information.
Répondez Oui si vous désirez marquer les devis transférés comme tels.
Une fois marqués, ils ne pourront plus être transférés par l'option « Devis » du menu « Ventes / Transfert de documents ».
Leurs intégrations et leurs transformations restent faisables sous réserve de la confirmation d'un message d'information.
Répondez Non si vous désirez pouvoir transférer sans contrôle les devis.
Ces préférences peuvent être modifiées à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes. Les devis notés comme transférés le restent définitivement.
Autorisez l'actualisation systématique du prix de revient et de la marge lors des transferts.
Le logiciel fournit, en création de devis ou de commande, le prix de revient à la date du document. C'est lors de la transformation en document mouvementant le stock physique que le logiciel détermine le prix de revient final et donc la marge finale.
Répondez Oui si vous désirez que le prix de revient et la marge soit recalculés lors des transferts de devis et commandes en B.L. ou facture.
Exemple :
Le 01/01/2000, un article à un PAMP de 110,00 euros.
Le 05/01/2000, par une entrée de stock, ce même article voit son PAMP passer à 112,50 euros.
Un devis est créé le 02/01/2000 avec cet article valorisé à 110,00 euros.
Ce devis est accepté par le client le 10/01/2000 et transformé en facture à cette date.
Le logiciel actualise le prix de revient de la ligne de devis lors de son transfert et recalcule la marge de la ligne.
Répondez Non si vous désirez conserver le prix de revient et la marge des devis et commandes lors de leurs transferts en B.L. ou facture.
Exemple :
Le 01/01/2000, un article à un PAMP de 110,00 euros.
Le 05/01/2000, par une entrée de stock, ce même article voit son PAMP passer à 112,50 euros.
Un devis est créé le 02/01/2000 avec cet article valorisé à 110,00 euros.
Ce devis est accepté par le client le 10/01/2000 et transformé en facture à cette date.
Le logiciel conserve le prix de revient et la marge de la ligne de devis lors de son transfert.
Cette préférence est utilisée au moment des transferts, transformations et intégrations de document. Elle peut être changée à tout moment, sans aucun effet rétroactif sur les documents existants.
Choisissez l'ordre dans lequel vous souhaitez transférer les devis.
Cet ordre de transfert est utilisé pour l'attribution des codes de documents de destination dans le cas du transfert de plusieurs devis.
Choisissez Code si vous désirez que l'ordre de transfert des devis soit basé sur le code du devis.
La chronologie des codes des documents destination sera identique à celle des codes des devis.
Exemple :
Création d'un devis n° 740 le 24/11/2000. Création d'un autre devis n° 741 en date du 22/11/2000.
Un transfert de devis en commande est réalisé le 25/11/2000. L'ordre de transfert étant basé sur le code, le devis n° 740 générera la commande n° 1 et le devis n° 741 génèrera la commande n°2.
Répondez Date si vous désirez que l'ordre de transfert des devis soit basé sur la date du devis.
La chronologie des codes des documents destination sera identique à celle des dates des devis.
Exemple :
Dans l'exemple ci-dessus, le devis n° 740 génèrera la commande n° 2 et le devis n° 741 génèrera la commande n°1, car le devis n° 740 est plus récent que le devis n° 741.
Cette préférence peut être changée à tout moment.