(Menu Init. / Préférences / Pièces de ventes / Générales)
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L'essentiel Visualisez ici les explications relatives aux préférences générales des pièces de ventes. |
Optez pour une affectation des représentants aux pièces commerciales ou à leurs lignes.
Répondez Oui si vous désirez pouvoir rattacher chaque ligne de ventes à un représentant distinct dans un même document.
Afin de pouvoir saisir ou modifier le représentant d'une ligne il est nécessaire d'ajouter la colonne Représentant dans le corps de la saisie ou d'ajouter le champ Représentant dans la fenêtre des Compléments.
Les règles de fonctionnement et d'automatisme des représentants dans les lignes sont les suivantes :
· Chaque ligne a son propre représentant.
· Le représentant de chaque ligne est modifiable.
· Par défaut, le représentant de l'en-tête est repris dans celui de la ligne, lors de la création de celle-ci.
· Lorsque le représentant de l'en-tête est modifié, toutes les lignes rattachées à l'ancien représentant sont rattachées au nouveau représentant.
Ces informations sont exploitées lors de l'édition des statistiques représentants et des statistiques de commissionnement (accessibles dans l'option « Représentants » du menu « Statistiques »).
Répondez Non si vous désirez rattacher un représentant unique aux pièces commerciales de ventes.
La colonne « Représentant » n'est plus disponible dans le corps des documents (en colonne ou en champ de la fenêtre des compléments).
La totalité du document est rattachée au représentant unique saisi dans l'en-tête.
Cette préférence peut être changée à tout moment. Elle n'a pas d'effet rétroactif sur les pièces commerciales existantes lorsqu'elle est modifiée.
Contrôlez le code représentant proposé en ligne de pièce commerciale, dans le cas uniquement d'une gestion en multi-représentant.
Répondez Oui si vous désirez que le code représentant proposé en ligne reprenne celui présent sur la ligne précédente.
Répondez Non si vous désirez que le code représentant proposé en ligne reprenne celui présent dans l'onglet "Adresse" du document.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Gérez des pièces commerciales négatives (en l'absence du module Financier). Nous décrirons dans le paragraphe ci-dessous le fonctionnement de la préférence dans les pièces de ventes. Son fonctionnement dans les pièces commerciales d'achats est identique.
Cette préférence fonctionne uniquement lorsque la liaison entre la Gestion et le module Financier n'est pas réalisée dans l'option « Renseignements Généraux » du menu « Init. ».
Lorsque la liaison est effective, cette préférence est ignorée. Les documents doivent obligatoirement avoir un total positif et le logiciel interdit la validation du document en présentant un message d'erreur.
Une pièce commerciale peut devenir négative lorsque le total des lignes négatives et supérieur à celui des lignes positives.
Exemple :
Le client « AGUT » achète un article à 100,00 euros et ramène pour 120,00 euros de consigne. On saisit dans la facture ces deux lignes et le document obtenu devient négatif.
Répondez Oui si vous désirez gérer des pièces commerciales négatives.
Le logiciel n'effectue alors aucun contrôle sur le signe du montant total du document.
Répondez Non si vous ne désirez pas gérer de pièces négatives.
Lorsque vous validez un document dont le total est négatif, le message de validation impossible apparaît (identique à celui généré lorsque la liaison avec le Financier est active). Il vous permet de rectifier le document avant de le re-valider.
Cette préférence peut être changée à tout moment. Elle n'a pas d'effet rétroactif sur les pièces commerciales existantes lorsqu'elle est modifiée.
Autorisez la fonction de génération de remise à partir des lignes de sous-totaux.
Cette préférence est modifiable à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez utiliser ce type de remise.
Ce principe permet d'établir un sous-total, constitué de tous les montants apparus depuis le dernier sous-total ou de tous les montants apparus depuis le début du document, puis de calculer un pourcentage de remise sur la base du sous-total obtenu.
Exemple :
Création d'une ligne de remise de 10% dans un document. :
· Saisir le caractère « + » dans la colonne « Références » et valider par « ENTER » afin d'obtenir un sous-total.
· Saisir une valeur dans la colonne « % Rem. » (10 par exemple) et valider afin d'obtenir une ligne de 10% de remise.
Vous pourrez compléter les informations manquantes de la ligne dans les colonnes présentes à l'écran ou dans les champs présents dans la fenêtre des informations complémentaires accessibles par le bouton [+ Compl.].
Nous vous rappelons que pour ajouter une colonne dans le corps des pièces commerciales il faut réaliser un click droit sur la barre de titre afin d'obtenir le menu contextuel et utiliser l'option « Ajouter des colonnes ».
Répondez Non si vous ne désirez pas utiliser ce type de remise.
Les lignes de sous-totaux n'auront plus leur colonne « % Rem. » disponible rendant les remises sur sous-totaux inaccessibles.
Réglez la détection de la vente à perte (marge négative) sur les lignes de document.
Répondez Oui si vous désirez être averti lorsque la marge de la ligne de pièce commerciale est négative.
Quatre méthodes permettent de générer une marge négative :
· Un article mal conçu qui contient déjà dans sa fiche le problème;
· Une diminution excessive du prix unitaire de vente sur la ligne du document;
· Une augmentation excessive du pourcentage de remise de ligne;
· Une augmentation excessive du prix de revient de la ligne (unitaire ou total suivant le réglage de la préférence : « Pièces de ventes / Générales : Fonctionnement du prix de revient dans les pièces commerciales »).
Un message apparaît dans ce cas de figure, qui vous permet de conserver ou de rectifier les valeurs de la ligne :
· Si vous répondez Oui, le logiciel ferme le message, revient dans le corps du document et conserve votre saisie.
· Si vous répondez Non, le logiciel ferme le message, revient sur le corps et remet les valeurs avant problème.
Répondez Non si vous désirez désactiver tout contrôle de marge négative. Le logiciel accepte alors toutes valeurs.
Cette préférence peut être changée à tout moment. Elle n'a pas d'effet rétroactif sur les pièces commerciales existantes lorsqu'elle est modifiée.
Indiquez le code analytique à affecter par défaut aux articles non référencés dans les pièces commerciales.
Un article non référencé est un article vendu dans une pièce commerciale sans avoir été créé dans la base des articles. Son existence n'est effective que dans le document où il a été créé.
Afin d'accélérer la facturation de tels articles, la préférence suivante automatise l'affectation d'un code analytique lors de leur utilisation.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les lignes de pièces commerciales existantes. Seules les nouvelles créations de lignes non référencées utiliseront la modification.
Saisissez l'unité de vente à affecter par défaut aux articles non référencés dans les pièces commerciales.
Un article non référencé est un article vendu dans une pièce commerciale sans avoir été créé dans la base des articles. Son existence n'est effective que dans le document où il a été créé.
Afin d'accélérer la facturation de tels articles, la préférence suivante automatise l'affectation d'une unité de vente lors de leur utilisation.
Les unités de ventes sont issues et créées dans l'option « Unités de mesures » du menu « Init. / Fichiers annexes ». Le nombre de décimales sur quantité contenue dans la fiche de l'unité de mesure détermine le nombre de décimales gérées sur l'article lors de la vente. Il en est de même pour les articles non référencés par le biais de cette préférence.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les lignes de pièces commerciales existantes. Seules les nouvelles créations de lignes non référencées utiliseront la modification.
Automatisez la mise en majuscule de la première lettre des désignations de lignes de document.
Répondez Oui si vous désirez voir les désignations de ligne de pièces commerciales client (ou fournisseur) commencer obligatoirement par une majuscule.
Exemple :
Lorsque vous saisissez une ligne de commentaire ou lorsque vous modifiez un libellé d'article dans une ligne de facture, le logiciel force automatiquement la première lettre en majuscule.
Répondez Non si vous désirez que le logiciel conserve la première lettre des désignations de ligne de pièces commerciales client (ou fournisseur) comme vous l'avez saisie (en majuscule ou en minuscule).
Cette préférence peut être modifiée à tout moment. Lors d'une modification de ce réglage, les lignes de document déjà créées ne sont pas actualisées tant que l'on ne les revalide pas.
Indiquez si le champ « Dossier » des documents est un critère de regroupement de pièce lors des transferts groupés.
Cette préférence peut être changée à tout moment, sans aucun effet rétroactif sur les documents existants.
Répondez Oui si vous désirez que le champ Dossier de l'onglet « Adresse » des pièces commerciales servent de critère de rupture lors des transferts.
Exemple :
On réalise un bon de livraison, pour un client, en le rattachant à un numéro de dossier.
On réalise un second bon de livraison sur ce même client en prenant un autre numéro de dossier.
On réalise un transfert des deux bons en factures.
Le logiciel génère alors deux factures.
Répondez Non si vous désirez que le champ Dossier de l'onglet « Adresse » des pièces commerciales ne servent pas de critère de rupture lors des transferts.
Exemple :
On réalise un bon de livraison, pour un client, en le rattachant à un numéro de dossier.
On réalise un second bon de livraison sur ce même client en prenant un autre numéro de dossier.
On réalise un transfert des deux bons en factures.
Le logiciel génère alors une seule facture.
Réglez le mode de présentation des prix de revient dans les pièces commerciales.
Le champ Prix de revient Total (ou Prix de revient Unitaire), n'est pas présent en standard dans les lignes de documents. Il peut être ajouté en colonne ou dans la fenêtre des compléments.
· En colonne : Il faut faire un clic droit sur le titre des colonnes et choisir dans le menu contextuel « Ajouter » et choisir le champ Prix de revient ...
· Dans la fenêtre des compléments : Accessible par le bouton [Complément] ou la touche F6, utilisez le bouton [ +] dans cette fenêtre afin d'ouvrir la liste des champs disponibles et d'intégrer le champ Prix de revient ....
Répondez « En totalité » si vous désirez rendre disponible le champ Prix de revient Total dans les lignes de pièces commerciales client.
Ce champ est alimenté automatiquement, soit avec les informations de la fiche article, soit avec les mouvements de stock, en fonction du type de valorisation de l'article.
Il contient la totalité du prix de revient de la ligne.
Répondez « Unitairement » si vous désirez rendre disponible le champ Prix de revient Unitaire dans les lignes de pièces commerciales client. Il contient le prix de revient unitaire de la ligne.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment.
Activez le contrôle des règlements déjà rattachés au document en cours.
Nous décrirons dans le paragraphe ci-dessous le fonctionnement de la préférence dans les pièces de Ventes. Son fonctionnement dans les pièces commerciales d'Achats est identique. Elle peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Pour créer des règlements dans les pièces commerciales il faut obligatoirement avoir lié la Gestion et le module Financier dans l'onglet Liaison de l'option « Renseignements Généraux » du menu « Init. ».
Le bouton de saisie des règlements est alors accessible dans la barre de bouton au bas de la pièce, donnant ainsi sa justification à la préférence en cours.
Répondez Oui si vous désirez être averti lorsqu'un ou plusieurs règlements sont déjà rattachés au document en cours.
En utilisant le bouton de saisie de règlement (« »), une fenêtre vous informe de l'existence de règlements déjà rattachés au document :
· Si vous répondez Oui, le logiciel ferme le message et vous permet de créer le nouveau règlement.
· Si vous répondez Non, le logiciel ferme le message et revient dans l'onglet du document où vous avez utilisé le bouton de règlement. La création de règlement est abandonnée.
Répondez Non si vous ne désirez pas être averti lorsqu'un règlement est déjà rattaché au document en cours.
Vous pouvez autoriser ou interdire la création de pièces commerciales sans dossier associé.
Nous décrirons dans le paragraphe ci-dessous le fonctionnement de la préférence dans les pièces de Ventes. Son fonctionnement dans les pièces commerciales d'Achats est identique. Elle peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les pièces commerciales existantes.
Répondez Oui si vous ne désirez pas de contrôle sur le champ Dossier de l'onglet « Adresse » des pièces commerciales.
Le logiciel vous permet alors de créer des documents avec ou sans numéro de dossier rattaché.
Répondez Non si vous désirez interdire la création de pièce commerciale sans dossier rattaché dans l'onglet « Adresse ».
Lorsque ce cas se présente, un message vous empêche de quitter le document sans avoir renseigné le champ en question.
Ce réglage, conjointement à la préférence « Pièces de ventes / Générales : Autoriser la rupture sur les dossiers lors de transfert de pièce », permet de gérer des suivis d'affaires par le biais de l'utilisation systématique des dossiers.
Activez la saisie, ou l'automatisme d'attribution, des numéros de série lors du passage d'un devis ou d'une commande vers un B.L. ou une facture.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Répondez Oui si vous désirez que la fenêtre de sélection des numéros de série s'ouvre lors du passage d'un devis ou d'une commande en B.L. ou en facture.
Par défaut, les premiers numéros sont automatiquement sélectionnés. Vous pouvez donc confirmer ce choix en validant la fenêtre ou désélectionner certaines lignes en cliquant directement sur la coche et en sélectionner d'autres dans la colonne de la coche.
Cette fenêtre de sélection s'ouvre lors des mouvements suivant :
· En intégration de Devis ou de Commande en création de B.L. ou Facture.
Pendant l'intégration des lignes du document source dans le nouveau document, le logiciel ouvre le fenêtre de choix des articles séries sur les lignes de ce type.
· En transformation de Devis ou de Commande en B.L. ou Facture.
La transformation de document est accessible par le bouton en bas des documents qui représente un transfert entre dossiers.
Une fenêtre s'ouvre et permet de réaliser la transformation de document.
Pendant la transformation du devis ou de la commande, le logiciel ouvre la fenêtre de choix des articles séries sur les lignes de ce type.
Vous pouvez renseigner un code-barres pour chaque numéro de série saisi. Cela se présente sous la forme d'une colonne supplémentaire (masquée par défaut et affichable via un menu contextuel). Ce code-barres peut être scanné via une douchette afin de limiter les saisies.
· En transfert groupés de Devis en B.L. ou Facture.
L'option « Devis » du menu « Ventes / Transferts de documents » permet de générer des B.L. et des Factures à partir des devis.
Lors de la génération de ces deux types de document, le logiciel ouvre la fenêtre de choix des articles séries à chaque fois qu'il rencontre une ligne de ce type.
· En livraison automatique de Commande en B.L. ou Facture.
L'option « Livraisons automatiques » du menu « Ventes » permet de générer des B.L. et des Factures à partir des commandes.
Lors de la génération de ces deux types de document, le logiciel ouvre la fenêtre de choix des articles séries à chaque fois qu'il rencontre une ligne de ce type.
Les livraisons manuelles suivent le même mode de fonctionnement mais elles ont leur propre préférence « Sélection des numéros de série » dans la partie « Pièces de ventes / Commande client / Transfert du document ».
Répondez Non si vous désirez laisser le logiciel choisir les numéros de série à sortir du stock.
Par défaut, les premiers numéros sont automatiquement sélectionnés. Aucune fenêtre de choix ne s'ouvre plus alors.
Activez le contrôle du changement de date dans les pièces commerciales
Répondez Oui si vous désirez un contrôle sur le changement de la date.
Un message de confirmation apparaîtra afin que vous puissiez confirmer le changement de date.
Répondez Non si vous désirez autoriser le changement de date sans aucun contrôle.
Cette préférence peut être changée à tout moment.
Activez le contrôle du changement de date dans les pièces commerciales.
Répondez Oui si vous souhaitez que le logiciel vous signale qu'un acompte n'a pas pu être transféré.
Répondez Non si vous ne souhaitez pas que le logiciel vous signale qu'un acompte n'a pas pu être transféré.
Cette préférence vous permet de définir le réglage par défaut du champ Transaction dans les documents de vente : Devis, Commandes, Bons de livraison, bons de retour et Factures.
Grâce à cette information et aux choix réalisés dans la fiche Taux de TVA (menu Init. / Taux de TVA), le logiciel dispose de toutes les informations nécessaires pour imputer les bons comptes de TVA (débit ou encaissement) dans les journaux de ventes, lors du transfert comptable du document et in fine, à reporter dans votre déclaration (ce dernier report étant bien sûr valable si vous êtes également équipé de notre solution Comptabilité).
Réglez cette préférence en fonction de votre activité principale de vente : vente de biens ou prestations de services. Ce réglage "par défaut" demeure naturellement modifiable dans chaque document.
Ventes marchandises
Sélectionnez ce réglage si la majorité de vos documents de vente portent sur de la vente de marchandises.
Prestation services
Sélectionnez ce réglage si la majorité de vos documents de vente comportent de la main-d'œuvre et de la vente de marchandises posées.
Le réglage de cette préférence demeure modifiable à tout moment sans incidence sur les documents existants.
Cette préférence vous permet de définir la méthode d'application des remises :
· via les familles (articles et clients)
· ou bien via la gestion des tarifs particuliers des articles.
Répondez Oui si vous souhaitez cumuler les remises des familles clients/articles (menu Init./Familles Articles ou Clients - bouton [Tarifs part.]) avec la gestion des tarifs particuliers (menu Fichiers/Articles/Onglet Tarifs).
Répondez Non si vous ne souhaitez pas appliquer les remises des familles clients/articles avec la gestion des tarifs particuliers.
Avec ce réglage le tarif particulier pour un client sera pris en compte quel que soit les autres paramétrages tarifaires du dossier (tarifs particuliers famille articles et famille client).
Cette préférence vous permet de définir si les quantités d'articles doivent être cumulés et affichés dans les lignes de sous-total de vos documents commerciaux.
Répondez Oui si vous souhaitez que le cumul des quantités des articles apparaisse dans les sous-totaux des pièces commerciales.
Répondez Non si vous ne souhaitez pas que le cumul des quantités des articles apparaisse dans les sous-totaux des pièces commerciales.