Export

(Utilitaires / Export de données)

L'essentiel Exportez vos données vers d'autres solutions externes, tout simplement... Cette option vous permet d'exporter des informations du logiciel au format Access, ASCII délimité, ASCII fiscal, ASCII pur ou EXCEL, en fonction de vos besoins : longueur d'enregistrement, caractères de séparation etc... Vous pourrez ainsi récupérer le(s) fichier(s) généré(s) avec un autre logiciel de type tableur, traitement de texte, base de données etc...

L'aide champ par champ

Nom de l'export

Cette zone vous permet d'introduire 20 caractères pour nommer le fichier d'exportation que vous souhaitez réaliser et c'est par ce libellé que vous l'appellerez plus tard.

Pour rappeler une maquette d'exportation déjà créée, appuyez sur la touche F4.

Table à exporter

Saisissez ou sélectionnez (par le biais de la touche F4 ) le nom de la table que vous souhaitez exporter.

Toutes les tables que vous pouvez convertir, vous sont présentées.

Pour plus de renseignements concernant le contenu de ces fichiers, n'hésitez pas à contacter votre distributeur.

Type d'export

Le type d'export correspond au type du fichier que le logiciel génère :

·       Access (au format ACCESS 97)

·       ASCII délimité

·       ASCII fiscal

·       ASCII pur

·       EXCEL (si une version supérieure ou égale à EXCEL 5 est installée sur l'ordinateur)

Nom du fichier à générer

Saisissez dans cette zone, le nom du fichier généré et son extension ainsi que le chemin complet d'accès.

Si aucun chemin n'est spécifié, le fichier sera placé à la racine du disque (C:\)

Si vous saisissez un chemin contenant un ou plusieurs répertoires inexistants, le logiciel vous propose de les créer.

Exemple :         

EXPORT.TXT
Place le fichier IMPORT1.TXT dans le répertoire de la société en cours d'utilisation.
C:\APISOFT\EXPORT.TXT
Place le fichier IMPORT1.TXT dans le répertoire spécifié.

Dans le cas où vous souhaitez réaliser un export vers une base ACCESS, l'intitulé de cette zone sera "Nom de la table". Il vous faudra alors saisir le nom de la table qui sera créée dans la base ACCESS lors de l'export.

Enregistrement en-tête

Ce champ n'est disponible que si le type d'export choisi est ASCII délimité.

Saisissez " O " pour générer un premier enregistrement contenant le nom des zones exportées.

Si vous tapez " N ", l'enregistrement sera généré sans en-tête.

Exemple :         

On exporte le code, le libellé et le prix unitaire d'un article. Si vous demandez l'enregistrement de l'en-tête, vous obtiendrez par exemple :

·   "Code", "Libellé", "Px Unitaire"

·   "1", "Gomme", "1.00"

·   "ART1", "Boîte de stylo", "17.50"....

Séparateurs

Ce champ n'est disponible que si le type d'export choisi est ASCII délimité. Indiquez le séparateur des champs  " ; " (point-virgule...). Vous pouvez saisir cinq caractères maximum.

Suppression des espaces

Ce champ n'est disponible que si le type d'export choisi est ASCII délimité. Dans le cas d'un fichier généré à l'aide de séparateurs (voir zone précédente), il n'est généralement pas nécessaire de conserver les espaces inutiles placés avant ou après l'information. Saisissez " O " pour supprimer ces espaces.

Nom de la base ACCESS

Ce champ n'est disponible que si le type d'export choisi est ACCESS. Vous devez indiquer le nom de la base dans laquelle vous souhaitez exporter vos données.

Il est préférable de ne pas utiliser les noms de base utilisés par le logiciel (PRMEDT, OUTIL ...).

Sans précision, la Gestion Commerciale ajoute automatiquement l'extension .MDB, qui est celle des bases de données ACCESS.
Le champ « Nom du fichier à générer » devient ainsi le « Nom de la table » utilisée pour la sauvegarde des données.
Une fois créée, cette table n'est plus modifiable.
Vous devrez également indiquer le nom de la table dans laquelle vous souhaitez stocker les données exportées dans la zone "Nom de la table".

Après validation de la zone « Nom du fichier à générer », le curseur se positionne dans la partie gauche (Disponible) de la forme afin de pouvoir sélectionner les champs.

Vous y retrouvez les champs se rattachant à la table introduite dans le champ « Table à exporter ».

Déplacez la barre de sélection sur le champ désiré puis valider avec Espace ou à l'aide de la souris par un double clic.

Le champ sélectionné est maintenant affiché sur la partie droite.

Vous constatez que le premier champ sélectionné est surligné en bleu et si vous validez de nouveau, les champ suivants seront insérés avant lui.

Vous pouvez vous placer dans le bloc de droite (Sélection) et travailler avec les boutons Ajouter, Supprimer, Déplacement Haut, Déplacement Bas, pour positionner les champs dans l'ordre voulu.

Lorsque vous êtes positionné sur un champ, sa longueur s'affiche en bas de la liste et pour  la modifier, cliquez directement sur le numéro en le changeant.

Lorsqu'il existe, le format est aussi affiché et peut être changé de la même manière, par exemple, changer une date au format dd/mm/aa en dd/mm/aaaa.

Vous ne pouvez pas changer le format d'un champ lorsque l'export est de type ASCII Fiscal.

Vous avez accès maintenant à des boutons, qui vont permettre des traitements spécifiques.

Les boutons

Ces boutons vous permettent respectivement :

de monter d'une ligne l'élément sélectionné dans la colonne "Sélection".

de descendre d'une ligne l'élément sélectionné dans la colonne "Sélection".

de réaliser divers filtres et classements