(Menu Utilitaires / Import)
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L'essentiel Récupérez des fichiers ACCESS ou ASCII... La création d'un paramétrage d'import vous permet de récupérer des fichiers provenant d'autres logiciels. Dans la plupart des cas, l'option d'import reconnaît automatiquement la nature de l'import à réaliser. Ces paramétrages vous permettront d'importer des articles, des clients, des fournisseurs, des représentants ou des tarifs, en vous évitant d'avoir à ressaisir en Gestion Commerciale. Deux formats peuvent être automatiquement détectés (en fonction de l'extension du fichier à importer) : · ACCESS 1.1 ou 2.0 ou 3.0 (extensions MDB) · ASCII (autre) De plus, l'enregistrement de ce paramétrage vous permettra, chaque fois que vous le désirez, de le réutiliser. Ainsi, vous pourrez réaliser très simplement un nouvel import du même type ou une mise à jour de votre bibliothèque. Au travers de cette fenêtre, vous allez pouvoir saisir tous les renseignements nécessaires pour que le logiciel reconnaisse parfaitement l'import. Plusieurs champs doivent être complétés. Dans le cas d'un fichier d'import généré avec un traitement de texte (par exemple Word), assurez-vous de sauvegarder ce fichier au format ASCII (texte) et non au format propriétaire du traitement de texte (dans le cas de Word, c'est le format "Document Word" dont l'extension est *.DOC), qui contient généralement des attributs de formatage, de styles de caractères et de paragraphes, etc.et qui de ce fait, fausse toutes les informations de position. Ce genre de fichier ne sera absolument pas reconnu par le module d'import, même si vous changez son extension en *.TXT (extension généralement utilisée dans le cas de fichiers ASCII). Il vous faudra recréer un fichier et le sauvegarder au format ASCII. |
Libellé
Saisissez le nom de la "maquette" ou "structure" en cours de création.
Fichier à importer
Introduisez le nom du fichier que vous souhaitez récupérer (y compris son extension).
Exemple :
C:ARTICLES.TXT
A:TARIFS.MDB...
Vous avez également la possibilité de rechercher un fichier sur votre disque dur ou sur tout autre lecteur. Appuyez sur F4 ou cliquez sur l'icône à droite du champ.
Traitement
Lors de l'import, il est possible que vos fichiers contiennent déjà des données.
Pour les préserver, vous avez le choix entre plusieurs options au niveau du champ Traitement :
· Modifications Fiches Existantes : pour ne pas tenir compte des nouvelles références,
· Uniquement ajout : pour importer seulement les nouvelles références,
· Ajouts et Modifications : pour importer les nouvelles références et mettre à jour celles déjà présentes.
Dans le premier cas, appuyez sur la touche M, dans le second sur U et dans le dernier sur la touche A. Vous pouvez également faire défiler les choix par la barre d'espace ou utiliser la souris.
En fonction du format du fichier à importer, un ou plusieurs champs supplémentaires peuvent êtres présentés.
Table Access
Si vous avez choisi un fichier d'import dont l'extension est MDB, précisez la table de la base qui concerne l'import.
Si vous connaissez le nom de cette table, saisissez-le directement. Si vous souhaitez rechercher ce nom, appuyez sur F4 ou cliquez sur l'icone à droite du champ. Une fenêtre vous propose de choisir parmi toutes les tables contenues dans la base dont le nom a été saisi dans le champ Fichier à importer.
Sélectionnez la table concernée puis validez par Entrée.
Long. Enr./Séparateur
Si vous avez choisi un fichier d'import au format texte (ASCII ou ANSI), précisez la structure de ce fichier.
Pour un fichier au format ASCII pur, la distinction des enregistrements est fonction de leur longueur. Vous devez donc introduire la longueur de chaque enregistrement du fichier à importer.
Si l'enregistrement à importer contient des enregistrements de longueur constante, saisissez cette longueur en incluant la marque de fin de ligne (0D0A en hexadécimal, soit 2 octets).
Vous devez impérativement comprendre dans cette valeur, la longueur de la marque de fin d'enregistrement.
Par exemple, dans le cas de fichiers séquentiels, chaque enregistrement est terminé par la séquence <CR> <LF> (en hexadécimal : 0d 0a) qui représente 2 octets. Vous devez donc indiquer une longueur totale incluant ces deux octets.
Pour un fichier au format ASCII délimité, la distinction des enregistrements se fait par l'intermédiaire d'un séparateur. Vous devez donc préciser les caractères séparant les informations de ces enregistrements. L'exemple le plus fréquemment rencontré est celui où les zones sont séparées par les caractères "," (guillemet, virgule, guillemet).
Exemple :
"1455","SEMELLE FILANTE...","5010.00".
"1456","BRIQUE REFRACTAIRE","7060.00".
Dans ce cas, indiquez que le séparateur de zones est : ","(guillemet, virgule, guillemet).
Consultez éventuellement le concepteur des fichiers pour obtenir ces informations.
Conversion Jeux de caractères
Si le fichier à importer est de type texte, vous devez préciser s'il s'agit d'un format ASCII (généré par DOS) ou ANSI (généré par WINDOWS). Dans le premier cas, cochez la case afin qu'une conversion au format ANSI soit effectuée. Dans le cas contraire, désélectionnez ce choix (la conversion est inutile).
Pour choisir, utilisez la barre d'espace ou cliquez sur la case.
Une fois le descriptif de l'import défini, vous devez paramétrer les correspondances entre les enregistrements du fichier d'import et ceux du fichier de la Gestion.
Pour cela, une première colonne Zone vous présente les différents champs qui constituent un enregistrement du fichier. Certains de ces champs sont obligatoires (Code, Nom...) et d'autres facultatifs (Compte, Information...).
Position
Dans le cas d'un fichier dont les enregistrements ont une longueur fixe, la position que vous devez saisir est celle du premier octet (caractère) de chaque zone d'information.
Dans le cas d'un fichier dont les enregistrements ont une longueur variable (c'est-à-dire dont les zones d'informations sont marquées par des séparateurs), la notion de position correspond au "rang" de la zone.
Si le champ proposé par le masque d'import (date, unité, informations...) n'existe pas dans le fichier que vous souhaitez importer, vous ne devez pas préciser de position. Eventuellement vous pouvez introduire une valeur constante dans la colonne Préfixe Valeur Formule (par exemple, la date de mise à jour pour le fichier articles).
Long.
Pour un fichier dont les enregistrements ont une longueur fixe, saisissez la longueur de chaque champ.
Pour un fichier dont les enregistrements ont une longueur variable, le curseur ne permet pas d'accéder à cette colonne puisque la longueur de chaque champ est déterminée par la position des séparateurs.
Début sélection / Fin sélection
Ce champ vous permet de saisir les bornes d'intervalles supérieures et inférieures des enregistrements que vous pouvez récupérer. Ainsi, vous pouvez introduire des critères de sélection en fonction de chaque champ.
Formule/valeur/préfixe
Si aucune position de zone n'a été saisie, l'information introduite (dans le champ Position) dans cette colonne sera constante pour tous les enregistrements traités (par exemple, si vous souhaitez récupérer la date de mise à jour dans le fichier articles).
Si une position de zone a été saisie, l'information contenue dans cette colonne sera considérée comme :
· Un préfixe si la zone est alphanumérique.
Exemple :
Zone Code
Position Long. Formule/valeur/préfixe
1 14 ABC
Si dans le fichier les codes sont 01, 02, 03 ... ceux générés seront ABC01, ABC02, ABC03 ...
· Une formule à appliquer sur la valeur de la zone si celle-ci est de type numérique. La formule doit obligatoirement commencer par une opération : + - * /
Exemple :
Les prix d'achat sont exprimés en centimes dans le fichier (34,56 = 3456). Il faut donc systématiquement diviser la valeur lue dans le fichier par 100 (dans le logiciel, les prix sont exprimés en Euros).
Position Long. Formule/valeur/préfixe
50 10 /100
Exemple :
Majoration du prix d'origine de 10%
Position Long. Formule/valeur/préfixe
50 10 *1.1
Correspondances
Le programme vous permet de transformer des informations existantes dans votre fichier par d'autres susceptibles d'être interprétées par le logiciel.
Exemple :
Dans le fichier 2 codes de TVA sont présents : N = Normal et R = Réduit. Dans la Gestion, les codes équivalents sont notés 0 et 1. Il faut donc pouvoir convertir les lettres N et R (non utilisées par le logiciel) en 0 et 1.
Placez le curseur sur la zone Code TVA (pour le fichier articles) et appuyez sur F5; le programme ouvre une fenêtre :
· Donnée brute : Saisissez N puis validez par Entrée, le curseur se positionne dans le champ Correspondance.
· Correspondance : Saisissez 0 puis validez par Entrée, le programme efface les champs et se positionne dans le champ Donnée Brute.
· Donnée brute : Saisissez R puis validez par Entrée, le curseur se positionne dans le champ Correspondance.
· Correspondance : Saisissez 1 puis validez par Entrée, le programme efface les champs et se positionne dans le champ Donnée Brute.
Validez l'ensemble des correspondances par F2.
Pour visualiser les zones de correspondance déjà saisies là où se trouve le curseur, tapez simplement Entrée dans le champ Donnée Brute : la liste de correspondance apparaît, sélectionnez éventuellement le champ à modifier puis validez par Entrée.
Pour supprimer toutes les correspondances d'une zone donnée, appuyez sur F10 et confirmez.
Dans cette fenêtre, vous accédez aux boutons suivants :
· Echap (Quitter) : permet de quitter la fenêtre courante sans valider la saisie et de retourner à la fenêtre de liste.
· F2 (Valider ) : permet de valider votre saisie et de revenir à la fenêtre de liste. Le paramétrage d'import sera enregistré et vous pourrez l'utiliser quand vous le désirez afin de lancer une procédure d'import.
· F5 (Correspondance) : permet d'accéder au tableau où vous pourrez saisir les correspondances entre les enregistrements du fichier d'import et ceux de Gestion.
· F7 (Import) : permet de lancer la procédure d'import.
Un échantillon est constitué, permettant de contrôler que le paramétrage est correct. Vous pouvez visualiser la totalité du paramétrage avec les flèches Gauche et Droite, Shift Tab, Home, End.
Appuyez sur Echap pour revenir au paramétrage et y apporter des corrections. Si l'échantillon est correct, appuyez sur F2 puis confirmez pour lancer la procédure complète. Elle pourra être interrompue à tout moment en appuyant sur Echap.
Q : J'essaye de réaliser un import d'articles dans un dossier nouvellement créé avec un fichier ASCII pur, et le logiciel me dit qu'aucun échantillon n'a pu être réalisé.
R : Vérifiez si le traitement réalisé n'est pas "Modifications fiches existantes". Comme le dossier est vide et ne contient pas d'article, aucune modification ne peut avoir lieu. Vous devez réaliser un traitement "Ajout uniquement " ou "Ajout et modifications".
Q : J'ai importé des articles de type Unité à partir d'un fichier ASCII, et le type de mon article dans la fiche Article est "Unitù" au lieu de "Unité".
R : Si le fichier ASCII a été généré à partir de Windows (NotePad ou WordPad par exemple), il faut décocher "Conversion Jeux de caractères", ceci venant du fait que votre fichier a été sauvegardé au format ANSI.
Q : L'échantillon constitué à partir d'un fichier ASCII pur ne correspond à rien : j'obtiens des caractères parasites, tout est faux, etc. Pourtant, la position et la longueur de mes champs sont correctement renseignées.
R : Vérifiez que le champ Long. Enreg./Séparateur contient bien le nombre de caractères présents dans un enregistrement plus 2 caractères supplémentaires de retour chariot.
R : Dans votre fichier, dans le cas où un champ est plus court que sa longueur prévue, vous devez compléter les caractères manquants par des espaces.
Q : J'essaye de réaliser un import d'articles dans un dossier nouvellement créé avec un fichier ASCII délimité, et le logiciel me dit qu'aucun échantillon n'a pu être réalisé.
R : Vérifiez que le traitement est bien approprié (cf. première question).
R : Assurez-vous que le séparateur indiqué correspond bien à celui présent dans le fichier.
Q : L'échantillon constitué n'a pas tenu compte de tous mes enregistrements de mon fichier d'import.
R: Vérifiez que vous n'ayez pas filtré certains champs avec les colonnes "Début Sélection" et "Fin sélection".