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(Editions principales / Balance / Clients)
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L'essentiel Obtenez l'édition des balances pour une période donnée... Cette option permet d'obtenir à tout moment et aussi souvent que nécessaire, l'édition des Balances pour une période donnée. Vous avez ainsi la possibilité d'imprimer les soldes des comptes clients (racine 41) d'après les mouvements comptables présents dans le dossier et selon les différents critères mis à la disposition de l'utilisateur. Lorsque vous faites appel à l'édition de ces balances, un masque de sélection apparaît à l'écran. Ce masque est divisé en quatre parties : les critères principaux, l'état des écritures, l'état des comptes et l'édition. Éditez un récapitulatif... La zone Récapitulatif permet d'éditer un sous-total de la racine demandée, à chaque changement de racine. Vous devez choisir sur quelle(s) racine(s) les sous-totaux vont porter en cochant les racines de regroupement désirées, sachant que le choix peut être multiple. Sélectionnez le type d'écriture à éditer... La zone Etat des écritures permet de choisir le type d'écriture à à éditer. Généralement, vous n'aurez pas besoin de modifier les choix par défaut car l'édition d'une balance reprend toujours l'ensemble des soldes des comptes pour une période donnée . Vous avez le choix entre les écritures Validées et/ou Brouillard et/ou Simulation. |
Date du ... au ...
Indiquez la période d'édition entre deux dates.
Il peut s'agir du mois courant, de l'exercice, des deux exercices N et N+1...
Les dates proposées par défaut dans le choix des dates d'éditions sont paramétrables.
Comptes
Ce champ permet l'édition de la balance en ne laissant apparaître que certains comptes ou racines de compte.
Pour sélectionner un ou plusieurs comptes, utilisez la liste ou renseigner directement les éléments de filtre dans le champ.
Par défaut ce seront tous les comptes de racine 41 qui seront imprimés.
Exemple :
Si vous souhaitez éditer les comptes de racine 411, saisissez 411 dans le champ et si vous désirez n'avoir que les clients douteux, saisissez 416 dans le champ. Si vous souhaitez avoir tous les comptes de racine 411 et ceux de racine 413, saisissez 411,413 (séparez chaque compte par la virgule).
Classement
La Comptabilité permet d'éditer le document classé soit par numéro de compte (compte)ou par libellé de compte (désignation).
Choisissez le classement libellé pour avoir une liste alphanumérique de vos Clients ou Fournisseurs.
Récapitulatif
La zone « récapitulatif » permet d'éditer un sous-total de la racine demandée, à chaque changement de racine. Vous devez choisir sur quelle(s) racine(s) les sous-totaux vont porter en cochant les racines de regroupement désirées, sachant que le choix peut être multiple.
Exemple :
Vous choisissez de faire un récapitulatif de niveau 1, 3 et 9. Si pour une journée donnée, vous avez saisi 4 écritures de ventes sur 4 tiers différents :
411000001--------------Vente de Mses--------1196.00
-----707000000---------Vente de Mses--------------------1000.00
-----445710000---------Vente de Mses ---------------------196.00
411000002--------------Vente de Mses--------1196.00
-----707000000---------Vente de Mses--------------------1000.00
-----445710000---------Vente de Mses ---------------------196.00
411000003--------------Vente de Mses--------1196.00
-----707000000---------Vente de Mses--------------------1000.00
-----445710000---------Vente de Mses ---------------------196.00
411000004--------------Vente de Mses--------1196.00
-----707000000---------Vente de Mses--------------------1000.00
-----445710000---------Vente de Mses----------------------196.00
Vous obtiendrez une édition comme suit :
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RECAPITULATIF
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411000001---------Client 001------------------1196.00
411000002---------Client 002------------------1196.00
411000003---------Client 003------------------1196.00
411000004---------Client 004------------------1196.00
411------------------Racine 411----------------4784.00
4----------------- ----Racine 4-------- -----------4784.00-
Cette zone permet de choisir le type d'écriture à éditer. Généralement, vous n'aurez pas besoin de modifier les choix par défaut car l'édition d'une balance reprend toujours l'ensemble des soldes des comptes pour une période donnée .
Vous avez le choix entre les écritures Validées et/ou Brouillard et/ou Simulation.
Ecritures Validées / Brouillard / Simulation/ Reports à nouveau
Au moment de concevoir l'édition, le logiciel vérifie l'état des écritures faisant parties de la période sélectionnée. Il vérifiera si l'écriture est validée (clôturée mensuellement dans le menu Clôture / Clôture mensuelle), en "Brouillard" (non clôturée mensuellement et donc modifiable par la saisie comptable des écritures) ou en "Simulation" (écriture fictive non encore présente dans le brouillard").
En fonction des options cochées ou pas, le logiciel tiendra compte de l'écriture ou pas dans cette édition.
La mention « Edition provisoire » présente en en-tête des éditions comptables ne dépend plus des coches « Brouillards » et « Simulations », présentes dans les critères de sélection de l'édition.
Qu'elles soient présentes ou non, le logiciel commence par vérifier si de telles écritures vont faire partie de l'édition.
Il est donc possible, par exemple, de conserver la coche « Brouillards » et pourtant de ne pas avoir la mention « Edition provisoire » parce que le logiciel n'a imprimé aucune ligne de brouillard.
Si l'option Reports à nouveau est cochée, alors le logiciel tiendra compte des écritures ayant cette propriété valide. Sinon, il ne tiendra pas compte de l'écriture pour l'élaboration du document. La propriété Report est mise en place soit au moment d'une clôture annuelle par le logiciel soit par le fait d'avoir saisi une valeur au niveau de la ligne Exercice N-1 de la fiche du plan comptable.
Mouvementés / Non Mouvementés
Au moment de concevoir l'édition, le logiciel vérifie si les comptes comptables sélectionnés ont été mouvementés sur la période ou pas. S'ils l'ont été, alors ils apparaîtront sur l'édition, dans le cas contraire, ils n'apparaîtront pas. Le comportement du logiciel est donc paramétrable par l'utilisateur.
Associée à l'édition des dernières opérations (menu Extra-comptable / Statistiques / Dernière Opération / Comptes), l'édition de la balance des Clients des comptes non mouvementés vous permettra d'alléger votre plan comptable de compte Clients.
Soldés / Non Soldés
La Comptabilité permet d'éditer la balance des comptes et/ou non soldés.
Au moment de concevoir l'édition, le logiciel vérifie si le solde des comptes comptables Clients à la date de fin d'édition est égal à 0. Si c'est le cas et selon le choix exprimé dans cette option, le compte apparaîtra.
Cette édition, par cette fonctionnalité, pourra être assimilée à une Balance des dûs Clients si l'option a la position Non Soldés.
Date d'édition
Indiquez la date d'édition qui sera par défaut celle du jour.
Cette date pourra apparaître sur les éditions.
Sortie sur
Les différents modes de sorties vous sont proposés grâce aux préférences liées aux éditions (menu Initialisation / Préférences / Général / Editions). Elles devront avoir la valeur "Oui" pour que les modes apparaissent au niveau de la ligne "Sortie sur".
Attention au terme « rapide ». L'impression sur port nécessite le paramétrage des codes d'échappements de votre imprimante. Il s'agit d'une impression de type « Dos ».
Les préférences présentes dans la section Général / Editions configurent les sorties.
Paramétrage
Il est possible de créer plusieurs paramétrages pour un même document. En fonction des objectifs de votre édition (fin d'année, recherches d'informations, présentations, ...).
Cinq paramétrages sont proposés en standard dans le logiciel :
· Standard : Le logiciel édite la liste des comptes comptables, leur libellé, les totaux débit et crédit ainsi que le solde au débit ou au crédit du compte.
· Standard Complète : Idem au standard mais il possède en plus les soldes débit et crédit sur N-1 dans le but d'effectuer une comparaison.
· Standard Soldé : Version simplifiée du standard, remplaçant les deux colonnes débit ou crédit solde par une seule de solde signé (pas de signe : le solde est Débiteur, signe négatif : le solde est Créditeur).
· Standard (6 colonnes) : Idem au standard mais faisant apparaître 6 colonnes : Solde avant (Débit avant, Crédit avant), Débit, Crédit, Solde après (Débit après, Crédit après).
· Archivage DGI : Ce paramétrage, exploité lors de l'archivage est le seul à présenter une valeur officielle en cas de contrôle fiscal.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur l'archivage et la mise en conformité de Sage Comptabilité i7 avec l'instruction de la DGI, cliquez ici.