Instructions fiscales : Mémento DGI

L'aide en détails

Suppression / Modification des écritures (saisies comptables)

La suppression/modification d'une écriture issue d'un autre logiciel de la Gamme doit être justifiée dans un masque s’affichant automatiquement à l'écran, la valeur d'origine et la justification seront stockées dans la table EcrituresModif lors de l'archivage.

Les écritures crées dans le brouillard de Sage Comptabilité i7 restent supprimables/modifiables jusqu’à la clôture.

Pour obtenir de plus amples informations sur les saisies comptables, cliquez ici.

Pièces déséquilibrées (saisies comptables)

En saisie des écritures, toutes les pièces sont systématiquement équilibrées, les pièces déséquilibrées ne sont pas autorisées.

À l'ouverture du dossier, le logiciel détecte les pièces déséquilibrées. Si la détection est positive (présence de pièces déséquilibrées), la Comptabilité vous rappelle la règle des écritures balancées et vous propose les 3 choix suivants :

·       Vérification de l'intégrité : Permet de recalculer les totaux débit et crédit des en-têtes de pièces

·       Edition des pièces déséquilibrées

·       Suppression des pièces déséquilibrées

Cette fonction peut également être exécutée à tout moment depuis le menu Utilitaires / Contrôle.

4  Pour obtenir de plus amples informations sur la fonction de contrôle, cliquez ici.

Transfert comptable

Les fichiers d'exports ECR et ECX en provenance des autres logiciels intègrent les informations liées à la traçabilité des écritures (DGIORIGINE et IDENTDGI).

Identifiant IDENTDGI

Un code unique IDENTDGI respectant une séquence ininterrompue est associé à chaque facture client et fournisseur transférée ou intégrée en comptabilité.

Ces séquences ininterrompues viennent répondre à une exigence de traçabilité voulant qu’il n'existe pas de "vide" dans la numérotation de toutes les données produisant une écriture comptable.

Les fichiers ECRxxxxx.dat générés lors du transfert comptable intègrent donc ces informations de traçabilité. Celles-ci servent uniquement au contrôle fiscal afin de contrôler l’origine des documents (factures et avoirs clients/fournisseurs notamment).

Identifiant DGIORIGINE

L’une des obligations introduite par l’instruction de la DGI tient à l’identification et à la traçabilité sur les données transférées en comptabilité.

Une fois le transfert comptable réalisé, chaque code IDENTDGI associé aux factures/avoirs clients ou fournisseurs est converti en Comptabilité en un code identifiant unique DGIORIGINE. Cette conversion permet de distinguer les codes IDENTDGI générés par la Comptabilité elle-même (permet d'identifier les écritures de Comptabilité) et d'éviter toute confusion avec les identifiants générés par les autres logiciels de la gamme.

Pour obtenir de plus amples informations sur le transfert comptable, reportez-vous au dossier Informations Générales de cette aide.Dans la pratique, les écritures sont intégrées avec la date de la pièce correspondante (facture, bulletin, règlement, etc.). Cependant, certaines écritures peuvent avoir une date se situant en dehors de l'exercice courant ou une date se situant sur un journal clôturé. Dans ces deux cas, un message sera affiché lors de l'intégration afin de vous proposer :

·   de quitter l'assistant (l'import des fichiers vous sera reproposé à la prochaine ouverture du dossier),

·   de rejeter les écritures dans ce cas,

·   d'intégrer toutes les écritures dans ce cas au 1er jour disponible, c'est-à-dire au 1er jour du 1er mois non clôturé, ou au 1er jour de l'exercice selon les cas.

Dans ce dernier cas, les dates des échéances ne sont pas modifiées pour autant. Les dates des échéances peuvent alors être antérieures aux dates d'écritures.

Modifications groupées (uniquement sur le brouillard saisi en Comptabilité)

Réimputations comptable : Réimputation sur Compte d'écritures intégrées en comptabilité impossible (réimputation sur Journal reste possible).

Purge des écritures : sauvegarde et archivage recommandés avant toute suppression d’écritures.

Conformément aux exigences de la DGI, la purge des écritures issues d'un transfert comptable n'est pas possible tant que celles-ci n'ont pas fait l'objet d'un archivage de l'exercice.
De même, vous ne pouvez basculer du mode brouillard en mode simulation que les écritures qui ne sont pas issues d'un transfert.

Clôture mensuelle (menu Clôture / Clôture mensuelle)

Une étape d’archivage mensuel est présentée à la fin de l’assistant de clôture mensuelle.

En cas d'oubli, un message s'affiche automatiquement à l'ouverture du dossier, à compter du 18ème jour suivant la fin d'un mois non clôturé.

4  Pour obtenir de plus amples informations sur la clôture mensuelle, cliquez ici.

Si votre entreprise est assujettie à une déclaration de TVA mensuelle, sachez que vous avez l'obligation légale de réaliser une clôture mensuelle. Afin d'assurer la cohérence de vos données fiscales, nous vous encourageons à réaliser la clôture mensuelle immédiatement après votre déclaration de TVA.

Clôture de l’exercice (menu Clôture / Assistant de Clôture annuelle)

Une étape d’archivage annuel est présentée à la fin de l’assistant de clôture annuelle.

En cas d'oubli, un message s'affiche automatiquement à l'ouverture du dossier, à compter du 18ème jour suivant la fin d'un exercice non clôturé.

4  Pour obtenir de plus amples informations sur la clôture de l'exercice, cliquez ici.

Conformément aux exigences de la DGI, la suppression des écritures issues d'un transfert comptable n'est pas possible tant que celles-ci n'ont pas fait l'objet d'un archivage de l'exercice.
De même, vous ne pouvez basculer du mode brouillard en mode simulation que les écritures qui ne sont pas issues d'un transfert.

Mise à jour de la Gamme

Dans le cadre d'une mise à jour, les écritures déjà présentes sur le dossier sont automatiquement identifiées avec une séquence continue d'identifiants uniques (IdentDGI).

Archivage des données (menu Utilitaires / Archivage)

·       Archivage mensuel légalement obligatoire (mais non imposé par le progiciel) avant la fin du mois suivant la période à archiver

·       A l’ouverture du progiciel, invitation à clôturer au 18ème jour suivant la fin d’un mois non clôturé ou au 18ème jour suivant la fin d’un exercice non clôturé

·       Archivage sous forme de fichiers Access, de fichiers texte et de PDF
Ces fichiers sont compressés dans un fichier .zip protégé par le mot de passe défini via la fonction Utilitaires / Archivage / Lancement - Bouton Mot de passe)

·       IdentDGI : identifie chaque écriture comptable selon une séquence ininterrompue

·       Clôture mensuelle indispensable avant archivage mensuel et clôture de l'exercice indispensable avant archivage de l'exercice

·       Invitation à clôturer/archiver dans les logiciels liés, une fois l’archivage réalisé

Notez bien que tous les logiciels liés ouverts sur le réseau doivent être fermés pour lancer l'archivage.

4  Pour obtenir de plus amples informations sur l'archivage des données, cliquez ici.

Liste des fichiers d'archivage

La liste ci-dessous vous donne un aperçu du contenu du fichier d'archivage :

·       Archive.xml : Fichier de description des fichiers archivés

·       EdBalance.pdf : Edition de la balance au format PDF

·       EdJouCen.pdf : Edition des journaux centralisateurs au format PDF

·       EdJourn.pdf : Edition des journaux au format PDF

·       Gdlivre.pdf : Edition du Grand-Livre au format PDF

·       COMPTA.mdb : "Instantané" de la base de données du dossier au format Access au moment de l'archivage

·       date.mdb : Informations du calendrier (jours fériés, alarmes, etc.)

·       PrmEdt.mdb : Paramétrages d'éditions du dossier

·       Ste.ini.TXT : Informations de configuration du dossier

·       Ste.Dat : Informations de configuration du dossier

·       StePref.Dat : Réglages des préférences du dossier

·       svg.dat : Informations sur l'origine de l'archivage (date et utilisateur)

Aucune modification et aucune altération ne doivent être apportées sur ces fichiers, toute incohérence pourra donner lieu à des poursuites en cas de contrôle fiscal.

Liste des champs ajoutés pour la mise en conformité

Un certain nombre de champs de la base de données assurent la mise en conformité avec l'instruction de la DGI. (tables EcrEnt et HEcrEnt).

Ces champs sont alimentés :

·       Lors du transfert comptable, dans le cas d'écritures issues d'un transfert comptable,

·       Lors de la clôture mensuelle, dans le cas d'écritures créées directement en Comptabilité.

Le tableau ci-dessous récapitule la liste des champs ajoutés dans la base de données afin d'assurer la mise en conformité avec l'instruction de la DGI. (tables EcrEnt et HEcrEnt) :

Conformément aux exigences de la DGI sur la traçabilité des données, les valeurs IdentDGI et OrigineIdentDGI sont attribuées selon une séquence continue et ininterrompue. Chaque écriture est ainsi identifiable par un numéro unique dans son "domaine fonctionnel" (achats, ventes, trésorerie, etc.).

Ces informations pourront être consultées dans les listes présentant les en-têtes d'écritures (consultation avancée par exemple, en ajoutant ces colonnes dans la liste).

Sachez par ailleurs que de nombreuses notifications à l’écran vous sont proposées dans le progiciel afin de vous inviter à procéder à des clôtures ou à des archivages mensuels ou d’exercice. Les assistants récapitulent systématiquement les contraintes et les mises en gardes à considérer avant de procéder à chaque opération définitive. Des explications claires sont également proposées dès lors qu’une opération est interdite du fait des obligations légales.