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(Utilitaires / Archivage / Données et éditions comptables)
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L'essentiel Sécurité et mise en conformité... L'archivage périodique des données (menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement) est une exigence fiscale imposée par la DGI. Elle permet d'archiver toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts. La Sage Comptabilité i7 vous permet de respecter les instructions de la DGI au travers de cet archivage qui générera des fichiers MDB (Access), fichiers TEXTES (fichiers TXT et DAT), XML et PDF (Adobe Acrobat). L’ensemble de ces fichiers sera compressé dans un fichier .zip protégé par mot de passe. Afin de faciliter vos traitements et éliminer tout risque d'oubli, notez qu'un cet archivage peut également être réalisé depuis l'avant-dernière étape des assistants de clôture (menu Clôture / Clôture mensuelle et menu Clôture / Assistant de clôture de l'exercice). Sont notamment concernés par ce traitement : le plan comptable, les grands-livres, les journaux, les écritures, le plan comptable du dossier, etc. Vous avez l'obligation de réaliser un archivage mensuel avant la fin du mois suivant la période à archiver. Un archivage de l'exercice est également obligatoire. Précisons que la clôture mensuelle (menu Clôture / Clôture mensuelle) est indispensable avant l'archivage mensuel et la clôture de l'exercice (menu Clôture / Assistant de clôture annuelle) est indispensable avant l’archivage de l'exercice, puisque tous les journaux doivent être clôturés pour pouvoir être archivés. Lors de cette clôture, toute pièce comptable archivée se voit automatiquement attribuer des codes internes assurant la traçabilité des écritures (IdentDGI, OrigineIdentDGI). Ces codes répondent à une exigence de la DGI voulant qu’il n’existe pas de "vide" dans la numérotation de toutes les données produisant une écriture comptable. Pour obtenir de plus amples informations sur l'application des instructions de la DGI, et consulter la liste des fichiers d'archivage, cliquez ici. Une archive sécurisée... Le mot de passe permettant d’ouvrir cette archive est défini via le bouton [Mot de passe] de la présente fenêtre. 4 Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion du mot de passe d'archivage, cliquez ici. Le grand-livre, la balance, les journaux, les journaux centralisateurs sont archivés sous forme de fichiers PDF automatiquement générés par l’assistant. Cette conversion au format PDF ne nécessite l'installation d'aucun logiciel supplémentaire que vos applicatifs . Les fichiers générés pourront être lus avec Acrobat Reader, téléchargeable gratuitement depuis le site Internet d'Adobe France. Nous vous encourageons à limiter l'accès à la présente fonction via la gestion des droits (menu Initialisation / Droits d'accès / Profils utilisateurs). Vous pouvez ainsi réserver l'accès à cette fonction aux seuls utilisateurs autorisés. Afin d'éviter tout oubli, un message vous invitant à réaliser la clôture ou l'archivage des données s'affichera automatiquement à l'ouverture du dossier de Sage Comptabilité i7 à compter du 18ème jour suivant la fin d'un mois non clôturé ou archivé. N’oubliez pas d'archiver également les données des logiciels générateurs d'écritures comptables. Une fonction d'archivage dédiée est proposée à cette fin dans les dernières versions de nos progiciels. Assurez-vous que le répertoire de destination de l'archivage est accessible depuis tous les postes susceptibles de réaliser des archivages (très important si vous réalisez également des archivages avec d'autres logiciels Sage depuis d'autres ordinateurs). Notez bien que tous les applicatifs liés ouverts sur le réseau doivent être fermés pour pouvoir lancer l'archivage en comptabilité. |
Période
Sélectionnez via cette liste déroulante la période à archiver parmi celles proposées par le logiciel.
Sage Comptabilité i7 vous propose par défaut toutes les périodes clôturées et encore non archivées.
Vous ne pouvez pas archiver sur une période différente de celles proposées par le logiciel.
La période d'archivage proposée par défaut est la plus ancienne parmi toutes celles à archiver.
Unité d'archivage
Sélectionnez dans cette liste l'emplacement de destination de l'archivage :
Différents emplacements vous sont proposés par défaut.
Sélectionnez Autre chemin si vous souhaitez sélectionner vous-même le dossier de destination.
Le chemin du dossier à archiver est construit à partir des éléments suivants : Unité d'archivage sélectionnée dans ce champ \ Dossier d'archivage \ Session d'archivage \ Logiciel d'origine \ Société.
Tous les progiciels liés à Sage Comptabilité i7 et effectuant donc des transferts comptables vers celle-ci, doivent réaliser des archivages au même rythme. L'unité d'archivage des autres progiciels sera automatiquement déterminée par celle de la Comptabilité et ceci sans modification possible.
Assurez-vous que le répertoire de destination de l'archivage est accessible depuis tous les postes susceptibles de réaliser des archivages (très important si vous réalisez également des archivages avec d'autres logiciels Sage depuis d'autres ordinateurs). Redéfinissez si nécessaire les règles de partage du répertoire en question.
Veillez également à disposer d'un espace disque suffisant avant de lancer l'archivage.
Exemple :
Si vous sélectionnez l'unité d'archivage C:\Public, le logiciel enregistrera par défaut l'archive de comptabilité du mois de septembre 2015 de la société exemple sous le chemin suivant : C: \ Public \ ARCHIVES \ DOSS01 \ M200609 \ COMPTA \ SOCEX avec les exigences de la DGI.
Cette page est également accessible par ce lien.
Les fichiers archivés pourront vous être réclamés en cas de contrôle fiscal. Veillez par conséquent à les sauvegarder sur un support fiable (CD-Rom, DVD, disque dur externe…) que vous placerez en sûreté dans un endroit approprié.
J'ai pris connaissance des informations liées à l'archivage :
Cochez cette case après avoir pris connaissance de toutes les informations présentées dans la page Mise en conformité DGI de cette aide.
Nous vous rappelons que l'archivage est une exigence légale de la Direction Générale des Impôts.
Cliquez sur [Terminer] démarrer l'archivage des données.
Ce bouton est accessible uniquement sur la dernière étape de l'assistant, et à la condition que la case J'ai pris connaissance des informations liées à l'archivage soit cochée.
L'archivage des données, tout comme la clôture, est une opération irréversible.
Assurez-vous que toutes écritures prises en compte par ces deux traitements sont valides. Rappelons que les écritures clôturées ne sont plus modifiables, ni supprimables.
En cas de doute, demandez conseil auprès de votre expert-comptable.
Les fichiers archivés pourront vous être réclamés en cas de contrôle fiscal. Veillez par conséquent à les sauvegarder sur un support fiable (CD-Rom, DVD, disque dur externe…) que vous placerez en sûreté.