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(Clôture / Clôture mensuelle)
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L'essentiel Pour clôturer, procédez par étapes... La clôture mensuelle, réalisée à la première étape de cet assistant, interdit la saisie des écritures sur un mois clôturé, les écritures sont dites « Validées ». La seconde étape de cet assistant vous invite à réaliser l'archivage du mois correspondant. Rappelons que l'archivage est une exigence légale imposée par la Direction Générale des Impôts. Lorsque l'option Sauvegarde automatique est activée, l'assistant affiche une étape supplémentaire (Clôture) qui vous propose d'enregistrer le nom de la clôture ainsi qu'un commentaire éventuel. 4 Pour obtenir de plus amples informations sur l'archivage, cliquez ici. 4 Pour obtenir de plus amples informations sur la mise en conformité avec l'instruction de la DGI, cliquez ici. Cette clôture est pour vous une sécurité supplémentaire car les écritures clôturées ne peuvent pas être modifiées par inadvertance. Si par exemple, vous clôturez jusqu'au mois de septembre, il sera interdit de saisir ou de modifier des écritures de septembre et antérieures à septembre. Afin d'éviter tout oubli de clôture un message vous invitant à clôturer sera automatiquement affiché à l'ouverture du dossier à compter du 18ème suivant la fin d'un mois non clôturé. Vous avez la possibilité de traiter l'intégralité de votre exercice comptable sans clôturer. Toutes les écritures seront alors prises en compte dans les différents états comptables (brouillards). Utilisez la méthode qui vous convient le mieux... Clôture mensuelle ou trimestrielle avec impossibilité de modifier les écritures sur les mois clôturés mais avec la sécurité de ne pas saisir d'écritures par inadvertance sur des périodes contrôlées par votre expert-comptable. Vous avez la possibilité de demander une sauvegarde mensuelle automatique lors de la clôture mensuelle des journaux en cochant l'option Sauvegarde automatique à l'ouverture de l'assistant de clôture mensuelle. IMPORTANT : Si votre entreprise est assujettie à une déclaration de TVA mensuelle, sachez que vous avez l'obligation légale de réaliser une clôture mensuelle. Afin d'assurer la cohérence de vos données fiscales, nous vous encourageons à réaliser la clôture mensuelle immédiatement après votre déclaration de TVA. Pas de clôture mensuelle avec possibilité de modifier les écritures saisies mais sans contrôle sur la date. IMPORTANT : Une fois la clôture réalisée, vous n'aurez aucun moyen de revenir en arrière pour modifier ces écritures. Il est donc recommandé d'effectuer une sauvegarde avant de lancer cette procédure. Clôturez pour un journal et une période donnée... La clôture mensuelle peut être effectuée pour un journal donné, pour une période donnée. Vous pouvez donc choisir, par exemple, de clôturer uniquement les ventes car vous savez que vous ne reviendrez pas dessus pour apporter des modifications et laisser accessible tous les autres journaux car ils dépendent d'éléments extérieurs (retard d'une réception de factures fournisseurs lié à une grève de Poste...) IMPORTANT : il est conseillé de ne pas clôturer mensuellement le journal d'opérations diverses déclaré dans le menu Initialisation / Renseignements généraux. En effet, ce journal accueille les éventuels reports à nouveaux générés par la ligne Exercice N-1 du plan comptable et c'est traditionnellement dans ce journal que les écritures d'opérations diverses courantes de fin d'exercice (provisions, amortissements, cessions...) sont passées. Pour pouvoir clôturer un exercice, vous devez d'abord clôturer mensuellement chaque journal. Un exercice avec un rapport de clôture comportant des erreurs ne pourra être clôturé. |
Le Conseil National de la Comptabilité au travers d'un groupe d'étude propose de clôturer par séquence mensuelle, selon une périodicité trimestrielle (minimum) assurant l'irréversibilité des écritures.
Conformément aux exigences de la DGI sur la traçabilité des données, les valeurs IdentDGI et OrigineIdentDGI sont attribuées aux écritures selon une séquence continue et ininterrompue lors de la clôture mensuelle. Chaque écriture est ainsi identifiable par un numéro unique dans son "domaine fonctionnel" (achats, ventes, trésorerie, etc.).
L'archivage périodique des données (menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement) est une exigence fiscale imposée par la DGI. Elle permet d'archiver toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts.
En cas d'oubli, un message s'affiche automatiquement à l'ouverture du dossier afin de vous signaler que vous devez réaliser vos clôtures mensuelles avant tout traitement déclaratif.
Sage Comptabilité i7 vous permet de respecter les instructions de la DGI au travers de cet archivage qui générera des fichiers MDB (Access), fichiers TEXTES (fichiers TXT et DAT), XML et PDF (Adobe Acrobat).
L’ensemble de ces fichiers sera compressé dans un fichier .zip protégé par mot de passe.
Mois
Indiquez le mois à clôturer sous la forme MM/AA (M=Mois, A=Année). Par exemple, si vous introduisez 05/00, les écritures seront clôturées jusqu'au mois de mai 2000.
Vous ne pourrez saisir que sur les mois de juin, juillet, août, ...
La clôture s'effectue sur le mois demandé ainsi que les mois précédents. Par défaut, le logiciel vous propose le mois courant.
Cependant il est possible de modifier le mois de clôture par journal, directement dans le tableau :
· Le champ Clôture vous permet de sélectionner les journaux à clôturer.
· Vous pouvez définir ici une date de clôture différente par journal.
· Placez le curseur (flèche haut ou bas) sur le journal concerné pour en modifier la date de clôture puis introduisez celle que vous souhaitez.
0500 pour les ventes (le programme interdira la saisie des écritures pour les dates antérieures à mai 2000) ; 0300 pour le journal d'OD (le programme vous autorise la saisie d'écritures postérieures au mois de mars 2000)...
Nous vous rappelons que vous pouvez saisir les écritures de tout un exercice sans réaliser de clôture mensuelle. La mention « Edition provisoire » sera alors précisée lors de l'édition des différents journaux par le biais du menu Editions Principales /Journaux / Exercices.
Pour obtenir une édition dite "Définitive" pas de mention « Edition provisoire », vous devrez décocher les options Brouillard et Simulation de manière avoir uniquement les écritures validées.
Avant la clôture mensuelle, nous vous conseillons vivement de vérifier qu'il ne reste aucune écriture à saisir pour cette période. Nous vous rappelons que le programme ne permet plus la saisie sur des mois clôturés.
Une solution toutefois existe pour récupérer sur un autre dossier comptable, l'ensemble des écritures clôturées d'une période. Pour cela les menus Utilitaires / Copie de données / Dossiers puis Utilitaires / Consolidation dossier / Comptable seront sollicités à partir du nouveau dossier ainsi créé. Il vous permettront de récupérer dans un premier temps les différents paramètres de la société (initialisation des journaux, plan comptable, pièces automatiques...) puis les écritures dans un second temps. Les informations liées au lettrage et rapprochement bancaire seront perdues. La liaison éventuelle vers le Financier devra être vérifiée.
Le menu Utilitaires / Consolidation dossier / Analytique *, vous permettra de récupérer l'ensemble des opérations analytiques mais ne vous proposera plus le lien entre les opérations comptables et analytiques. Les deux seront dissociées.
* Option soumise à la souscription du module nécessaire
Exclure Simulation
Décochez cette option si vous souhaitez valider les écritures de simulation comprises dans la période de clôture.
Par défaut, Sage Comptabilité i7 ne valide pas les écritures de simulation.
Les écritures de simulation doivent être des écritures « théoriques » permettant des travaux de prospective. Il est donc rare de valider des écritures temporaires.
Lorsqu'une anomalie est détectée, un rapport de clôture est édité pour expliquer l'anomalie et la situer. Vous allez pouvoir paramétrer cette édition et l'envoyer sur l'écran ou l'imprimante.
Cette case cochée, l'édition "définitive" ne sera pas réalisable.
Sauvegarde automatique
Cette option, lorsqu'elle est cochée, permet de sauvegarder automatiquement dans un répertoire donné (Utilitaires / Sauvegarde/Restauration / Restauration de clôture) les clôtures mensuelles des journaux. Ce répertoire affiche la liste des sauvegardes de clôtures mensuelles et de clôtures annuelles réalisées précédemment et vous donne accès à une fonction de restauration.
Lorsque cette option est activée, L'assistant de clôture mensuelle vous propose une étape supplémentaire (Clôture) permettant de renseigner le nom de la sauvegarde et un commentaire éventuel.
Le fait d'utiliser cette sauvegarde automatique demande d'avoir de la place sur le disque de l'ordinateur afin de pouvoir stocker ces sauvegardes.
Journal
Ce champ non saisissable précise le code du journal à clôturer sur la ligne courante.
Désignation journal
Ce champ non saisissable rappelle le libellé du journal à clôturer sur la ligne courante.
Dernière clôture
Ce champ non saisissable indique le dernier mois sur lequel a été clôturé le journal de la ligne courante.
Clôture
Saisissez ou sélectionnez dans ce champ le mois sur lequel vous souhaitez clôturer le journal courant.
Le mois indiqué doit se trouver sur l'exercice courant.
Paramétrage
Vous pouvez créer plusieurs paramétrages pour un même document mais en fonction des objectifs de votre édition (fin d'année, recherches d'informations, présentations, ...) choisissez un paramétrage.
Un des paramétrages pourra cependant être appelé par défaut et vous évitera le choix.
Cette étape, accessible uniquement lorsque l'option Sauvegarde automatique a été cochée, permet de renseigner le nom de la sauvegarde, ainsi qu'un commentaire éventuel.
Le répertoire de sauvegarde de la clôture est indiqué dans la rubrique Informations de la fenêtre.
Une fonction de restauration de la sauvegarde est accessible depuis le menu Utilitaires / Sauvegarde/Restauration / Restauration de clôture.
En cliquant sur le bouton [Suivant], vous lancez le traitement de sauvegarde et vous passez directement à l'étape Archivage.
L'archivage ne peut être réalisé que si un mot de passe d'archivage a préalablement été saisi via le menu Utilitaires / Archivage / Lancement - Bouton Mot de passe.
Si vous avez omis de saisir le mot de passe via le menu Utilitaires / Archivage / Lancement - Bouton Mot de passe, une fenêtre vous invitant à saisir ce mot de passe sera affichée à la validation de la présente étape d'archivage.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie du mot de passe d'archivage, cliquez ici.
Période
Sélectionnez via cette liste déroulante la période à archiver parmi celles proposées par le logiciel.
Sage Comptabilité i7 vous propose par défaut toutes les périodes clôturées et encore non archivées.
Vous ne pouvez pas archiver sur une période différente de celles proposées par le logiciel.
La période d'archivage proposée par défaut est la plus ancienne parmi toutes celles à archiver.
Unité d'archivage
Sélectionnez dans cette liste l'emplacement de destination de l'archivage :
· Différents emplacements vous sont proposés par défaut.
· Sélectionnez Autre chemin si vous souhaitez sélectionner vous-même le dossier de destination.
Le chemin du dossier à archiver est construit à partir des éléments suivants : Unité d'archivage sélectionnée dans ce champ \ Dossier d'archivage \ Session d'archivage \ Logiciel d'origine \ Société.
Exemple :
Si vous sélectionnez l'unité d'archivage C:\Public, le logiciel enregistrera par défaut l'archive de comptabilité du mois de septembre 2015 de la société exemple sous le chemin suivant : C: \ Public \ ARCHIVES \ DOSS01 \ M200609 \ COMPTA \ SOCEX.
Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer l'archivage.
Rappelons que l'archivage peut également être réalisé via le menu Utilitaires / Archivage / Lancement.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur l'archivage, cliquez ici.
Sachez que l’archive n’est pas sauvegardée dans le progiciel et qu’elle ne peut y être restaurée.
Veillez par conséquent à les sauvegarder sur un support fiable (CD-Rom, DVD, disque dur externe…) que vous placerez en sûreté dans un endroit approprié.
Si le logiciel détecte une anomalie, il ne clôture pas le journal et édite un rapport de clôture.
Le rapport de clôture met en évidence des erreurs possibles lors des opérations de clôture mensuelle et présente des informations telles qu'un déséquilibre dans un journal ou un problème de cohérence.
Lorsqu'un rapport est édité lors de la clôture, effectuez diverses opérations de contrôle :
Editez les journaux centralisateurs (Editions principales / Journaux / Centralisateur). Les journaux doivent être équilibrés un à un et mois par mois. Si un journal sur un mois est déséquilibré, aller dans le menu Quotidien/Saisies Comptables à l'intérieur du journal et de la période apparue dans l'édition des journaux centralisateurs comme déséquilibré, puis, lancer le filtre pièce déséquilibrée grâce à l'icône 
. Seules les écritures déséquilibrées apparaîtront dans le masque de saisie. Il vous sera donc possible d'intervenir directement sur les pièces comptables pour les équilibrer.
D'autres éditions peuvent faire ressortir une éventuelle irrégularité comptable :
· l'édition des pièces déséquilibrées par le menu Editions principales / Aide à la révision / Pièces déséquilibrées. Cette édition fera ressortir la liste des pièces déséquilibrées pour la période sélectionnée sur un ou tous les comptes.
· la recherche du montant du déséquilibre par le menu Editions principales / Consultation.
· le contrôle de la comptabilité par le menu Utilitaires/Contrôle.
· etc.
Par ces différentes actions, vous allez pouvoir déterminer la cause de l'annulation de la clôture.