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(Editions principales / Consultation / Comptable)
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L'essentiel Une plus grande visibilité sur toutes vos écritures... Cette option de consultation permet de consulter et d'éditer, sous une forme directement intelligible, les informations relatives aux écritures comptables. L'objectif de cette option consiste à vous offrir un maximum de visibilité et de liberté d'organisation. Pour cette même raison, la présentation reste personnalisable suivant des critères définis par vous-même. Une utilisation personnalisée de la fenêtre de consultation... Sachez que cette option présente des possibilités dépassant le simple cadre de la consultation ; son intégration au sein de Sage Comptabilité i7 vous offre en effet la possibilité d'accéder à la saisie comptable et de modifier les informations de la pièce sélectionnée. Visualisez le résultat de la consultation... Le tableau de consultation présente le résultat de la recherche sous forme de lignes d'écritures, chaque ligne représentant une écriture. Les informations apparaissant en consultation peuvent être classées par : · Classement par Compte · Classement par Journal · Classement par Date · Classement par Référence Les actions sur les écritures en consultation... Les écritures proposées lors de la consultation sont le résultat d'une recherche. Il est possible d'effectuer des actions de modification sur ces écritures, directement dans la fenêtre de consultation. Vous pouvez modifier le contenu d'une écriture, la répartition analytique * du compte comptable, son lettrage et son échéancier à condition que les écritures aient fait l'objet de mouvements respectivement d'analytique, de lettrage ou d'échéances. * Option soumise à la souscription du module nécessaire Ainsi, il devient très simple d'effectuer une modification sur un groupe particulier d'écritures sans aller sur la saisie comptable. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton et faire F1 pour avoir une aide sur chaque fenêtre. Les boutons particuliers... Voici une sélection non exhaustive des boutons permettant de gérer des situations particulières dans la fenêtre de consultation :
4 Pour obtenir de plus amples informations, cliquez ici. |
Compte
Si vous désirez consulter un compte précis, indiquez le compte dans ce champ, sinon sélectionnez le compte dans la liste (clic sur l'onglet vert ou par la touche F4).
La souplesse d'utilisation du progiciel vous permet de vous positionner automatiquement au sein d'une liste, sur le premier compte comptable correspondant à la racine saisie. Par exemple, si vous saisissez la racine comptable 411, vous accédez au niveau de la liste des comptes comptables commençant par cette racine.
La sélection des comptes et les traitements comptables dans leur ensemble s'en trouvent ainsi grandement facilités.
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des comptes, laissez ce champ vide.
La préférence "Sélection de compte uniquement mouvementé" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Editions Principales / Consultation, optimisera la consultation de manière à mettre à disposition de l'utilisateur, par les touches « Compte suivant » et « Compte précédent », tous les comptes sélectionnés (préférence à "Non") ou uniquement ceux qui ont été mouvementés sur la période (préférence à "Oui").
Cette préférence est modulable à tout moment.
De plus amples informations sur cette préférence sont disponibles dans le menu Initialisation / Préférences de l'aide.
Journal
Si vous désirez consulter sur un journal précis, saisissez le journal dans ce champ, sinon sélectionnez le journal dans la liste (clic sur l'onglet vert ou par la touche F4).
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des journaux, laissez ce champ vide.
Date début & Date fin
Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez consulter.
La période proposée par défaut est paramétrable dans les préférences.
En effet, la préférence "Période de consultation" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Editions Principales / Consultation, permet d'indiquer le nombre de mois, en amont à la date système, à prendre en compte par défaut pour la consultation comptable des écritures.
Si aucune date n'est saisie au niveau de la préférence, les dates proposées correspondront à celles définies comme "Période de saisie" dans les renseignements généraux.
4 De plus amples informations sur cette préférence sont disponibles dans le menu Initialisation / Préférences de l'aide.
Non Lettrées
Cochez cette option si vous désirez faire apparaître les écritures non lettrées. Par défaut, la Comptabilité propose une consultation des écritures non lettrées. La coche est présente.
Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le lettrage en consultant le chapitre Quotidien / Lettrage. Pour effectuer ce traitement, le logiciel vérifiera la présence de caractères de lettrage sur chacune des écritures. Si aucun caractère de lettrage est présent sur l'écriture, alors l'écriture apparaîtra.
Lettrées
Cochez cette option si vous désirez faire apparaître les écritures lettrées. Par défaut, la Comptabilité propose une consultation des écritures lettrées. La coche est présente.
Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le lettrage en consultant le chapitre Quotidien / Lettrage. Pour effectuer ce traitement, le logiciel vérifiera la présence de caractères de lettrage sur chacune des écritures. Si un caractère de lettrage est présent sur l'écriture, alors l'écriture apparaîtra.
Caractères de Lettrage
Si vous désirez consulter les écritures portant des caractères de lettrage particuliers, indiquez dans ce champ les caractères de lettrage (rappel : trois caractères).
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des écritures, laissez ce champ vide.
Référence
Si vous désirez consulter les écritures portant une référence particulière, indiquez-le dans ce champ.
Traditionnellement, le champ "référence" d'une écriture comptable, stocke le numéro d'une pièce (n° facture, n° de remise en banque) ou bien un terme significatif pour une tâche précise (exemple : Ecriture de report à nouveau, la référence pourrait être : RAN2000).
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des écritures, laissez ce champ vide.
Montant
Indiquez le montant de l'écriture sur lequel vous désirez faire la recherche.
Si la recherche doit être effectuée sur l'ensemble des écritures, laissez le champ vide.
S'il s'agit d'un montant approximatif, utilisez le champ « Tolérance » pour augmenter la fourchette des montants sur laquelle va être effectuée la recherche.
Tolérance
Le champ Tolérance n'est actif que si un montant est indiqué. Il permet de rechercher sur un montant approximatif et la fourchette de recherche (montants compris entre le montant moins la tolérance et le montant plus la tolérance).
Si la recherche doit être effectuée sur un montant précis, laissez ce champ vide.
Exemple :
Imaginons que vous faites une recherche d'écritures ayant un montant compris entre 998 et 1002 euros. Le montant de recherche sera de 1000 euros pour une tolérance de 2 euros. Toutes les écritures ayant un montant compris entre 998 et 1002 euros apparaîtront lors de la consultation.
Compte attaché
Lorsqu’un seul compte de tiers est sélectionné dans le filtre Compte, cette case vous permet de consulter également les écritures imputées aux comptes qui lui sont associés.
Une meilleure visibilité vous est ainsi donnée sur la position réelle des clients, fournisseurs, employés et autres tiers. En effet, au-delà des seules informations liées au compte du tiers, vous pouvez également contrôler en un coup d’œil les écritures liées à ce tiers : client douteux, avances et acomptes, effets à payer ou à recevoir, etc.
Précisons que ce rattachement doit avoir été préalablement réalisé via l'onglet Compte attaché de la fiche du compte comptable en consultation (menu Initialisation / Comptes / Plan Comptable).
Cette coche n'est accessible que si un seul compte de tiers (racine 401 ou 411) est sélectionné dans le champ Comptes.
Exemple :
Si vous êtes en consultation sur le compte 411AGUT00 et que le compte 413AGUT00 lui a été rattaché, cochez cette case pour consulter les écritures comptables imputées à ces deux comptes.
Le tableau de consultation présente le résultat de la recherche sous forme de lignes d'écritures, chaque ligne représentant une écriture.
Les informations apparaissant en consultation peuvent être classées par :
· Classement par Compte
· Classement par Journal
· Classement par Date
· Classement par Référence
Les colonnes permettent de visualiser les informations liées à ces écritures et ces éléments sont très nombreux.
Aussi, les colonnes reprennent le principe des listes : Elles peuvent être modifiées en largeur ou déplacées.
Il est possible aussi d'ajouter des colonnes, d'en supprimer et d'enregistrer la présentation sous différents noms en faisant un clic sur le bouton droit de la souris sur un titre de la colonne. La colonne s'insérera à côté de la colonne sur laquelle vous avez cliqué.
Les zones supplémentaires d'écritures (créées dans le menu Initialisation / Zones Supplémentaires / Ecritures) peuvent êtres intégrées en colonne.
Les lignes de consultation peuvent avoir une couleur différente suivant leur état.
Ainsi, les différentes écritures sont identifiées plus visuellement.
Voici la signification de ces couleurs :
· Bleu : Correspond à des écritures de simulation. Elles sont modifiables.
· Noir : Correspond à des écritures en brouillard. Elles sont donc modifiables.
· Rouge : Correspond à des écritures validées ( clôturées mensuellement) et des écritures d'historique (générées lors du Report à nouveau par l'option Conserver les historiques), non modifiables.
· Gris : Correspond aux écritures modifiées lors de la consultation et qui ne font plus partie des critères de consultation après modification.
Les écritures proposées lors de la consultation sont le résultat d'une recherche.
Il est possible d'effectuer des actions de modification sur ces écritures, directement dans la fenêtre de consultation.
Vous pouvez modifier le contenu d'une écriture, la répartition analytique du compte comptable, son lettrage et son échéancier à condition que les écritures aient fait l'objet de mouvements respectivement d'analytique, de lettrage ou d'échéances.
Ainsi, il devient très simple d'effectuer une modification sur un groupe particulier d'écritures sans aller sur la saisie comptable.
Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton et faire F1 pour avoir une aide sur chaque fenêtre.
Cas des écritures non modifiables
En ce qui concerne les écritures non modifiables, telles que les Reports à nouveau ou les écritures d'exercices clôturés, le bouton Modifier reste accessible et ouvre l'écran de saisie, en consultation uniquement. Un message d'avertissement s'affiche précisant que l'écriture est non modifiable.
La Comptabilité propose un affichage des informations nécessaires à la consultation d'écritures et en fonction des critères : totaux.
contrepasser une écriture : la contre-passation permet de corriger une erreur comptable et de passer une écriture de rectification : 
effectuer une consultation mensuelle : placez-vous sur la ligne à consulter et cliquez dessus : 
Permet de lancer une recherche sur les données affichées à l'écran.