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L'essentiel Une fois Sage Comptabilité i7 chaîné avec d'autres modules Sage, vous avez pu retrouver dans le menu Informations Générales, différentes aides portant sur ces différentes étapes de mise en place du logiciel Sage Comptabilité i7. Maintenant que la mise en place "technique" est terminée, nous allons maintenant traiter la mise en place "comptable" du dossier. |
Les renseignements généraux
Le démarrage d 'un dossier débute obligatoirement par la saisie des renseignements généraux.
Dans ce menu, vous définirez :
· les informations générales de l'entreprise (raison sociale, adresse...)
· l'exercice comptable et la période de saisie
· si vous gérez ou pas la TVA sur encaissement. Si c'est le cas, il vous faudra également actualiser les comptes comptables adéquats afin que la coche "TVA s/Encaissement" soit également présente.
La mise en place des préférences
Les préférences accessibles dans le menu Initialisation / Préférences / Général / Profil Société permettent de déterminer certains fonctionnements généraux du logiciel :
· autoriser la saisie négative dans la saisie des écritures
· autoriser la saisie des quantités dans la saisie des écritures
· gestion des devises ou uniquement double-monnaies (ce menu fera disparaître le menu Initialisation / Devises)
Les préférences liées au menu Initialisation vous permettrons de définir une fois pour toute, les valeurs par défaut qui pourront ultérieurement vous être proposées au moment des créations des différentes fiches dans le menu Initialisation.
Vous pourrez, par exemple, dans la préférence Initialisation / Pièces automatiques, déterminer la racine des comptes qui seront autorisés à l'intérieur des pièces automatiques qui seront créées.
Nous vous conseillons de lire attentivement chacune des préférences ainsi que l'aide associée à ces préférences (touche F1 de votre clavier) afin d'en déterminer leur valeur en toute connaissance de cause. Certaines de ces préférences peuvent avoir des incidences sur les actions futures à l'intérieur du logiciel.
Ces préférences vous assisteront et vous permettront d'éviter un certain nombre d'erreurs pendant l'utilisation du produit.
L'initialisation du plan comptable
Le plan comptable est l'essence même du logiciel.
Il est impératif que le plan comptable soit correctement implanté à l'intérieur du logiciel.
Au démarrage d'un dossier, il existe plusieurs possibilités pour créer un plan comptable :
· Compléter le plan comptable standard
· Récupérer un plan comptable d'un autre dossier
· Importer un plan comptable présent dans un fichier ASCII Pur
· Importer un plan comptable présent dans un fichier ASCII délimité
Compléter le plan comptable standard
A la création d'un dossier, le logiciel vous demande si vous souhaitez copier des données Standards ou bien celles d'un autre dossier. Si vous choisissez de copier les données standards, certaines informations seront intégrées dans votre dossier, y compris un plan comptable.
Ce plan comptable intègre 247 comptes généraux. Ces comptes vous serviront de base.
Ces données standards ne possédant pas d'options activées, pour remédier à cette carence, vous aurez la possibilité d'utiliser le menu Initialisation / Plan Comptable / Options sur comptes afin d'associer des paramètres de comportement, à plusieurs comptes en même temps (considérer tous les comptes de tiers comme gérant l'échéancier et le lettrage...).
Toutes les données chiffrées de ces comptes sont encore égales à 0.
Récupérer un plan comptable d'un autre dossier
À la création d'un dossier, le logiciel vous demande si vous souhaitez copier des données Standards ou bien celles d'un autre dossier. Si vous choisissez de copier les données d'un autre dossier, vous récupérerez une multitude d'informations incluant le plan comptable de ce dossier. Les données chiffrées de ces comptes ainsi copiés seront toutes égales à 0 (sauf le plafond de l'encours).
Par cette méthode les options de comptes seront celles qui avaient été définies sur le dossier d'origine.
Importer un plan comptable par l'intermédiaire d'un fichier ASCII Pur
Pour réaliser cette opération, nous utiliserons la méthode décrite dans le chapitre Les logiciels non API.
Importer un plan comptable par l'intermédiaire d'un fichier ASCII délimité
Pour réaliser cette opération, nous utiliserons la méthode décrite dans le chapitre Les logiciels non API.
Les données ainsi intégrées ne possédant pas d'options sur les comptes activés, pour remédier à cette carence, vous aurez la possibilité d'utiliser le menu Initialisation/Plan comptable/options sur comptes afin d'associer des paramètres de comportement, à plusieurs comptes en même temps (considérer tous les comptes de tiers comme gérant l'échéancier et le lettrage...).
Pour initialiser les reports à nouveaux, il sera nécessaire de saisir sur tous les comptes de "Bilan"(comptes de racine 1,2,3,4 et 5), les soldes apparaissant sur la balance que vous aurez édité au moment de la clôture du précédent exercice, sur la ligne Exercice N-1 de l'onglet Complément de chacune des fiches du compte comptable.
Cette manipulation aura pour incidence de générer des écritures automatiques de report à nouveau dans le journal d'O.D. défini dans les renseignements généraux (de plus amples informations dans le chapitre traitant l'initialisation du plan comptable).
Une vérification sera nécessaire afin de vérifier que tous les soldes N-1 ont bien été introduit. Pour cela, soit vous éditez :
· une balance de tous les comptes à la date du premier jour du nouvel exercice par le menu Éditions principales / Balance / Globale, si toute fois d'autres écritures autres que des reports à nouveaux n'ont pas été introduites à la date du premier jour du nouvel exercice
· une vue créée à cette effet dans le menu Initialisation / Plan comptable sur la base de la requête SQL suivante :
SELECT Sum([DebitP1]-[CreditP1]) FROM PlanCP WHERE Left(Compte,1) IN("1","2","3","4","5")
Se basant sur le principe de la "Débit = Crédit", le résultat de cette requête, dans une situation normale devrait faire figurer un résultat égal à zéro. Si ce n'est pas le cas, cela veut dire qu'une ou plusieurs erreurs durant la saisie des informations de la ligne Exercice N-1, sont présentes.
Il faudra donc éditer le plan comptable en utilisant la fonction Imprimer la liste dans le menu Initialisation / Plan comptable, en choisissant une vue intégrant les colonnes Débit N-1 et Crédit N-1.
Consultez l'aide présente dans le chapitre Informations Générales / Gestion des Listes / Généralités / Se servir des Listes puis la fonction "Ajouter une colonne" pour réaliser ce paramétrage.
Pour pouvoir récupérer dans Sage Comptabilité i7 des écritures provenant d'un logiciel non API, il vous faudra utiliser la méthode décrite dans le chapitre Les logiciels non API.
Au démarrage d'un dossier et suite à la saisie des reports à nouveaux, il est impossible de commencer un lettrage ou un rapprochement bancaire efficace étant donné que les reports des comptes de tiers ou de banques représentent un cumul de plusieurs mouvements. Ces reports ne sont donc pas exploitables pour effectuer un suivi correct des tiers et de la trésorerie.
Pour pouvoir poursuivre le lettrage ou le rapprochement bancaire qui était utilisé avec l'ancienne méthode de travail, il vous faudra éclater chacun des soldes N-1 des tiers et des comptes de banques de manière à rendre accessibles les montants non lettrées ainsi que les montants non rapprochés.
Ces écritures seront passées dans le journal d'O.D. et seront du type :
Cas du lettrage
401TEST00 8000.00
401TEST00 2000.00
401TEST00 5000.00
401TEST00 1000.00
La première ligne correspondant à l'annulation du report à nouveau et les 3 suivantes à l'éclatement du report. Au niveau de l'opération de lettrage, la première ligne sera lettrée avec la ligne de report générée automatiquement par le logiciel, les 3 autres seront accessibles pour un éventuel lettrage au moment de la saisie du règlement.
Parmi les montants éclatés, une ligne sera présente pour faire apparaître les mouvements qui ont pu être lettrés sur le nouvel exercice mais avant que la clôture ait été réalisée.
Cas du rapprochement bancaire
512BANQUE 2000.00
512BANQUE 1000.00
512BANQUE 7000.00
512BANQUE 10000.00
La dernière ligne correspond à l'annulation du report à nouveau généré automatiquement par le logiciel à la saisie d'une information dans le champ "Exercice N-1" de la fiche du compte de trésorerie. Les trois premières lignes représentent l'éclatement des sommes non encore rapprochées.
Les montants seront donc accessibles pour le rapprochement bancaire.