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(Quotidien / Saisies différées / Achats & Ventes)
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L'essentiel Un gain de temps important... La saisie différée vous permet de réaliser des économies importantes en terme de temps de saisie des écritures liées aux opérations courantes. La saisie des achats implique généralement plusieurs lignes d'écritures comptables : une ligne TTC, une ligne TVA (ou deux) et plusieurs lignes HT. Une facture "classique" vous amène donc le plus souvent à renseigner trois lignes. L'option de saisie différée est spécialement conçue pour accélérer votre saisie comptable. Pour ce faire, elle vous propose de saisir des pièces comptables d'achats en indiquant le TTC, la TVA et le HT sur une seule et même ligne. Cette solution diminue le nombre de lignes à compléter puisque dès la première saisie, le TTC, la TVA et le premier HT sont renseignés. Si la facture comporte plusieurs HT ou TVA, ceux-ci se répartissent sur les lignes suivantes, sans que vous ayez à renseigner la date, la pièce ou le libellé à chaque opération. Vous avez la possibilité de consulter un exemple. Utilisation de la fenêtre de saisies différées... Vous devrez choisir le journal sur lequel vous allez passer vos opérations. |
Journal
Indiquez ici, le code du journal à mouvementer (5 caractères alphanumériques).
Par la touche F4 (ou l'onglet vert) vous aurez la possibilité de sélectionner le journal à traiter parmi tous les journaux de type Vente.
Ensuite vous allez pouvoir effectuer la saisie de vos pièces.
La méthode utilisée pour saisir des pièces de vente est la suivante : Vous allez indiquer tour à tour les éléments constitutifs de la pièce comptable.
Référence
Précisez ici, les éléments servant à identifier la pièce comptable.
Le logiciel prévoit une incrémentation automatique de la référence par rapport à la précédente.
Cet automatisme est piloté par la préférence "Référence automatique" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée.
Date
Précisez la date du passage de l'écriture. Chaque pièce comptable possède une date unique et n'est saisie qu'une seule fois pour chaque pièce.
Le comportement du champ Date pourra être influencé par la préférence "Date de l'écriture" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée. Cette préférence a pour but, d'optimiser la saisie différée des pièces en proposant une date par défaut qui pourra être soit :
· La date du jour : vous récupérez la date système
· Date de dernière ligne : vous récupérez la date de la ligne précédente.
Cette information peut-être modifiée par l'utilisateur même si elle est proposée par le biais de cet automatisme.
Type « facture » ou « avoir »
Indiquez le type de document que vous êtes en train d'enregistrer. Ceci déterminera le sens de l'écriture finale. Le type par défaut est facture (cas le plus fréquemment rencontré).
Libellé écriture
Indiquez le libellé de l'écriture de la pièce en cours de saisie. Le logiciel vous offre 30 caractères alphanumériques.
Par la touche F4 ou bien par l'onglet vert, une fenêtre de recherche pourra vous permettre de faire appel à un libellé automatique préalablement créé dans le menu Initialisation / Libellés automatiques.
La préférence "Renseignement du Libellé manuel" vous permettra d'optimiser la saisie afin que le libellé puisse prendre une valeur par défaut :
· Contenu de la ligne précédente;
· Libellé du Tiers.
Ces informations automatiquement insérées par le logiciel pourront être à tout moment modifiables.
Compte TTC.
Indiquez le compte comptable du tiers représentant le client (ventes) indiqué sur la pièce comptable. Les comptes seront interdits (en rouge) si leur racine n'est pas égal au compte client (compte 41....)
Lors de la validation de la saisie du compte comptable, un message peut intervenir indiquant que la racine du compte introduit n'est pas compatible avec les racines des comptes déclarées dans le journal. Le logiciel vous proposera donc de sélectionner un compte dont la racine est tolérée dans le journal.
Notez que les racines sont déclarées au niveau de l'initialisation des journaux (menu Initialisation / Journaux).
Grâce à la préférence "Affichage des comptes les plus utilisés" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée, le logiciel vous proposera uniquement les comptes Clients déclarés au niveau de l'initialisation du journal des ventes dans lequel vous effectuez la saisie.
Montant TTC
Saisissez le montant total de la facture.
Notez que pour saisir des montants négatifs dans ces colonnes, vous devez mettre la préférence Général / Profil Société / Saisie Négative à "Oui".
Compte de TVA
Indiquez le compte de TVA à enregistrer. Il représente le taux de TVA collectée de la facture.
Les comptes seront interdits (en rouge) si leur racine ne respecte pas le compte de TVA collectée (compte 4457).
Grâce à la préférence "Affichage des comptes les plus utilisés "disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée, le logiciel vous proposera uniquement les comptes de TVA déclarés au niveau de l'initialisation du journal des ventes dans lequel vous effectuez la saisie.
Montant de la TVA
Indiquez le montant correspondant à affecter au taux de TVA de la même ligne. Si la facture de TVA comporte deux taux, vous pourrez le saisir sur la deuxième ligne, etc.
Notez que pour saisir des montants négatifs dans ces colonnes, vous devez mettre la préférence Général / Profil Société / Saisie Négative à "Oui ".
Grâce à la préférence "Calcul des montants automatiques", le logiciel vous offre la possibilité de calculer automatiquement le montant de la TVA d'après le Taux de TVA défini dans l'initialisation du compte comptable de TVA utilisé dans la colonne Compte de TVA. L'information sera modifiable par l'utilisateur pour personnaliser la pièce. La pièce pourra donc être Multi-ligne.
Compte HT
Saisissez le compte de produit du document. Il s'agit respectivement pour le journal des ventes, des comptes de racines 7. Les comptes seront interdits (en rouge) si leur racine n'est pas égale à 7 (ventes).
Lors de la validation de la saisie du compte comptable, un message peut intervenir indiquant que la racine du compte introduit n'est pas compatible avec les racines des comptes déclarées dans le journal. Le logiciel vous proposera donc soit de sélectionner un compte dont la racine est tolérée dans le journal.
Notez que les racines sont déclarées au niveau de l'Initialisation des journaux (menu Initialisation / Journaux).
Grâce à la préférence "Affichage des comptes les plus utilisés" disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée, le logiciel vous proposera uniquement les comptes de produits déclarés au niveau de l'initialisation du journal des ventes dans lequel vous effectuez la saisie.
Montant HT
Indiquez ici, le montant HT correspondant au produit. Si celui-ci ne solde pas la pièce, le curseur après validation du montant va se placer en saisie de compte de TVA ou de HT.
Notez que pour saisir des montants négatifs dans ces colonnes, vous devez mettre la préférence Général / Profil Société / Saisie Négative à "Oui".
Grâce à la préférence "Calcul des montants automatique", le logiciel vous offre la possibilité de calculer automatiquement le montant HT de la ligne par soustraction des montants présents dans les colonnes Montant TTC et Montant de la TVA. L'information sera modifiable par l'utilisateur pour personnaliser la pièce. La pièce pourra donc être Multi-ligne.
Enfin, un autre automatisme est présent pour vous aider dans la saisie différée : «le libellé de l'écriture» peut être automatiquement renseigné par une préférence permettant de choisir la copie du libellé de la ligne précédente, le libellé du tiers ou de ne pas mettre de libellé.
Dans le cas où la pièce commerciale (facture ou avoir) est complexe (plusieurs éléments composant le HT et/ou plusieurs éléments composant la TVA), Sage Comptabilité i7 détectera à la validation de la ligne que TTC n'est pas égal à HT + TVA. Il vous proposera donc de saisir une nouvelle ligne partielle et complémentaire afin qu'une fois les lignes saisies, notre égalité TTC=HT + TVA soit honorée.
Une préférence disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie différée, vous permettra d'indiquer sur quelle colonne (Compte HT ou Compte TVA) le logiciel se placera par défaut.
Afin de pouvoir saisir des opérations de ventes dans une devise différente de celle de votre dossier, il vous faudra ajouter, une fois que vous aurez sélectionné le journal, la colonne Devise par le biais d'un clic droit sur un en-tête de colonne puis sélection de l'option Ajouter des colonnes.
Les montants saisis sur la ligne de saisie différée seront valorisés d'après la devise spécifiée. Le logiciel se chargera en arrière-plan de convertir les montants en monnaie de référence pour des traitements ou éditions futures.
Notez que pour saisir des montants négatifs dans ces colonnes, vous devez mettre la préférence Général / Profil Société / Saisie Négative à "Oui".
Il est possible d'intégrer ou de supprimer une colonne en saisie pour augmenter la précision des écritures comptables.
Six préférences sont présentes pour la saisie simplifiée, vous pouvez les consulter avec un exemple.