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(Utilitaires / Import)
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L'essentiel L'import de données permet d'intégrer au dossier en cours un plan comptable des écritures d'une autre comptabilité ou d'un logiciel de gestion autre qu'un logiciel Sage. Pour cela, les informations doivent être sous un format ASCII délimité (fichier texte sans mise en forme et utilisant un caractère pour séparer les informations à l'intérieur d'un enregistrement). L'en-tête renseigne les éléments techniques de l'import et les deux tableaux indiquent les positions des champs importés. Fonctionnement de l'import... Une fois les différents paramètres définis, il vous faudra valider les informations. Le logiciel est prêt à importer des comptes et des écritures enregistrés. Pour lancer l'importation activez le bouton Importer. La Comptabilité ouvre une fenêtre de dialogue permettant de mettre en évidence les fichiers plan et écriture. Si le logiciel ne trouve pas le fichier, vous allez devoir lui indiquer le chemin. Une fois le(s) fichier(s) trouvé(s), vous pouvez valider l'importation. Sage Comptabilité i7 va présenter un curseur d'avancement en pourcentage. Pendant le traitement exprimé par une barre d'avancement, le logiciel indiquera les fichiers traités, le nombre de comptes et d'écritures créées et le nombre de rejets. Pour importer des informations en ASCII pur, vous devrez passer par le processus d'intégration automatique des écritures identique à celui utilisé pour lier les produits de gestion à la comptabilité. Il s'agira donc de créer des fichiers ayant un nom, une longueur et un dessin identique à celui demandé. L'intégration sera alors automatique et se passera comme si les écritures avaient été générées par un transfert comptable d'un produit de gestion Sage. Le fichier devra avoir le nom et la structure décrite dans le fichier Lisez Moi.html se trouvant à la racine du produit Sage Comptabilité i7et devra être placé dans le répertoire du dossier comptable. La connexion entre logiciel est indépendante de la monnaie de référence du dossier. Il n'y a pas de vérification monétaire. Sachez par ailleurs, que conformément aux exigences de la DGI, des identifiants seront associées aux écritures importées afin d'assurer la traçabilité des écritures comptables. 4 Pour obtenir de plus amples informations sur la liste des champs permettant d'identifier l'origine des écritures, reportez-vous à la page dédiée à la mise en conformité avec l'instruction de la DGI en cliquant ici. |
Paramétrage
Indiquez ici le nom de votre importation. Vous pourrez alors par la suite rappeler simplement l'import et son paramétrage pour bénéficier des paramètres déjà définis. Vous disposez de trente caractères alphanumériques.
Séparateurs
Pour un fichier au format ASCII délimité, la distinction des enregistrements se fait par l'intermédiaire d'un séparateur. Vous devez donc préciser les caractères séparant les informations de ces enregistrements.
L'exemple le plus fréquent est celui où les zones sont séparées par le caractère ; (point-virgule).
Exemple :
Voici un extrait de fichier d'intégration de plan comptable :
205100200 ; LOGICIELS
411001200 ; MICKEY & MALORY S.A. ; Route 66 ; 52045 ; ARIZONA
411005666 ; S.A.R.L. LULA SAILOR ; 12, rue des déserts ; 73000 ; CHEVROLET
70700000 ; Vente de marchandises
Dans ce cas, vous indiquerez que le séparateur de zones est " ; " (point-virgule).
Consultez éventuellement le concepteur des fichiers pour obtenir ces informations.
Convers. caractère
Si le fichier à importer est de type " texte ", vous devez préciser s'il s'agit d'un format ASCII (généré par DOS) ou ANSI (généré par WINDOWS).
Dans le premier cas, cochez la case afin qu'une conversion au format ANSI soit effectuée sinon désélectionnez ce choix car la conversion est inutile.
Pour effectuer votre choix, utilisez la barre d'espacement ou cliquez sur la case.
Format Date
Choisissez dans la liste l'un des onze formats de date qu'il est possible d'intégrer et qui correspondent à votre fichier d'intégration. J correspond aux jours, M aux mois et A aux années.
Type Montant
Choisissez l'un des trois types de formats d'intégration de montants :
· un champ Débit et un champ Crédit
· un champ unique signé : un montant créditeur apparaîtra avec un signe " - "
· un champ Montant et un champ Sens. Le caractère précisant le changement de sens est précisé sur le champ suivant.
Sens Crédit
Si vous avez choisi le type montant " un champ montant et un champ sens ", ce champ devient accessible. Précisez alors le signe qui détermine que la ligne possède un montant au crédit.
Si la ligne rencontrée ne comprend pas ce signe, il deviendra un montant Débit.
Exemple :
Vous possédez un enregistrement ayant un champ sens noté C pour crédit et D pour débit.
· VE;F001;411AVALON;Vente de Robots HK à AVALON;1206;D
· VE;F001;707100000; Vente de Robots HK à AVALON;1000;C
· VE;F001;445710000; Vente de Robots HK à AVALON;206;C
Vous allez devoir renseigner dans le champ Sens Crédit : C
Nom fichier écriture
Saisissez le nom du fichier comportant les écritures que vous souhaitez intégrer.
Le fichier doit être placé dans le répertoire du dossier pour être automatiquement intégré sinon il suffira de lui indiquer le chemin pour le trouver.
L'extension du fichier écriture ne peut être OLD.
Dans le cas où le nom du fichier écriture n'est pas trouvé dans le répertoire du dossier ou indiqué, le logiciel vous proposera une fenêtre où vous serez invités à parcourir le disque dur.
Nom Fichier Plan
Précisez le nom du fichier comportant le plan comptable que vous souhaitez intégrer.
Le fichier doit être placé dans le répertoire du dossier pour être automatiquement intégré sinon il suffira de lui indiquer le chemin pour le trouver.
L'extension du fichier Plan ne peut être OLD.
Dans le cas où le nom du fichier plan n'est pas trouvé dans le répertoire du dossier ou indiqué, le logiciel vous proposera une fenêtre où vous serez invités à parcourir le disque dur.
Les deux tableaux présentés correspondent aux champs pouvant être intégrées dans la Comptabilité.
En face des champs, vous allez donner la position de l'information correspondante.
Exemple :
Reprenons l'exemple précédent :
· VE-F001;411AVALON ;Vte de Robots HK à AVALON ;1206;D;15/01/2003
· VE-F001;707100000 ;Vte de Robots HK à AVALON ; 1000;C;15/01/2003
· VE;F001;445710000 ; Vte de Robots HK à AVALON ; 206;C;15/01/2003
Le journal portera la position 1, la pièce la position 2, le compte la position 3, la date la position 7, le libellé manuel la position 4, le montant la position 5 et le sens la position 6.
Une fois les différents paramètres définis, il vous faudra valider les informations.
Le logiciel est prêt à importer des comptes et des écritures enregistrés.
Pour lancer l'importation activez le bouton importer.
La Comptabilité ouvre une fenêtre de dialogue permettant de mettre en évidence les fichiers plan et écriture. Si le logiciel ne trouve pas le fichier, vous allez devoir lui indiquer le chemin.
Une fois le(s) fichier(s) trouvé(s), vous pouvez valider l'importation.