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L'essentiel Instructions fiscales et comptabilité informatisée... La présente page vous présente les méthodes de travail à adopter, ainsi que les fonctionnalités de la Gestion Commerciale permettant de respecter les dernières instructions de la DGI. |
Les différentes options concernées sont les suivantes :
· Les pièces commerciales
· Le transfert comptable
· L'archivage des données
· Liste des fichiers d'archivage
· Les champs ajoutés pour la mise en conformité
Les exigences de la DGI liées à la traçabilité des documents impliquent une certaine rigueur dans la Gestion Commerciale des pièces commerciales et de leur contenu :
· Interdiction de supprimer, de modifier ou de re-transférer des documents déjà transférés.
La Gestion Commerciale permet de re-transformer, voire de modifier et de supprimer un devis ou une demande de prix déjà transformé(e).
Cependant, sachez que selon les instructions de la DGI (Direction Générale des Impôts) relatives à la traçabilité des documents, un devis ou une demande de prix ne doit pas être re-transformé(e).
De même un devis ou une demande de prix transformé(e) ne doit pas être modifié(e) ni supprimé(e).
La Gestion Commerciale vous permet de respecter en tout point ces instructions grâce aux préférences Proposition des devis/demandes de prix déjà transféré(e)s.
Exemple :
Une commande transférée en facture ne pourra pas être supprimée.
De même, une commande déjà transférée en facture ne pourra pas être re-transférée (comportement déjà présent dans les versions antérieures).
· Interdiction de supprimer ou de modifier une facture client ayant reçu une édition définitive.
Ainsi, une facture client éditée de façon définitive ne pourra pas être supprimée ou modifiée.
Lors du transfert comptable, si des factures non définitives sont détectées sur la période du transfert, elles seront transférées et prendront automatiquement la qualité de documents définitifs. Un message vous signalera alors à l'écran ce changement de statut.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'incidence du transfert comptable sur les pièces commerciales, reportez-vous au paragraphe ci-dessous.
L'option d'édition définitive se présente sous la forme d'une case à cocher dans la fenêtre d'édition des factures (clients uniquement), dans l'édition groupée des factures (clients uniquement) et dans la grille des livraisons manuelles, si et seulement si la destination sélectionnée est la facture (clients uniquement).
· Interdiction de supprimer ou de modifier les documents archivés.
Les documents transférés et les factures (clients et fournisseurs) sont systématiquement archivés (sur la période à archiver). Un document archivé est donc par définition non modifiable et non supprimable.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'incidence de l'archivage sur les pièces commerciales, reportez-vous au paragraphe ci-dessous.
On retiendra cependant qu'un document non transféré sur la période archivée (à l'exception des factures) reste modifiable et supprimable, puisqu'il n'est pas pris en compte par l'archivage.
· Interdiction de supprimer des articles ou tiers utilisés dans des pièces commerciales.
Les articles et tiers utilisés dans des pièces commerciales ne sont pas supprimables afin de conserver une traçabilité des informations constitutives de ces documents.
La DGI a également plusieurs incidences au niveau du transfert ou de l'intégration comptable.
On retiendra que les remarques suivantes sont valables que la Gestion Commerciale soit liée à la Comptabilité ou non :
· La première est justifiée par l'obligation de traçabilité sur les données transférées en comptabilité.
Identifiant IDENTDGI
Un code unique IDENTDGI respectant une séquence ininterrompue est quant à lui associé à chaque facture client et fournisseur transférée ou intégrée en comptabilité.
Ces séquences ininterrompues viennent répondre à une exigence de traçabilité voulant qu’il n'existe pas de "vide" dans la numérotation de toutes les données produisant une écriture comptable.
Les fichiers ECRxxxxx.dat générés lors du transfert comptable intègrent donc ces informations de traçabilité. Celles-ci servent uniquement au contrôle fiscal afin de contrôler l’origine des documents (factures et avoirs clients/fournisseurs notamment).
Identifiant DGIORIGINE
L’une des obligations introduite par l’instruction de la DGI tient à l’identification et à la traçabilité sur les données transférées en comptabilité.
Une fois le transfert comptable réalisé, chaque code IDENTDGI associé aux factures/avoirs clients ou fournisseurs est converti en Comptabilité en un code identifiant unique DGIORIGINE. Cette conversion permet de distinguer les codes IDENTDGI générés par la Comptabilité elle-même (permet d'identifier les écritures de Comptabilité) et d'éviter toute confusion avec les identifiants générés par les autres logiciels de la gamme.
Conformément aux exigences fiscales, un code identifiant unique est associé à chaque facture client ou fournisseur transférée en comptabilité. Les factures sont ainsi identifiées d'après une séquence de codes ininterrompue.
· La deuxième est liée au statut d'édition définitive.
Les factures (ou avoirs) clients n'ayant pas été éditées de manière "définitive" et qui sont transférées en comptabilité, prennent automatiquement l'attribut de factures définitives suite au transfert comptable.
L'archivage des données (menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement) imposé par la DGI permet d'archiver toutes les données contribuant directement ou indirectement à l'établissement des documents légaux : factures et avoirs bien sûr, mais également les pièces commerciales d'origine ainsi que les informations nécessaires à l'établissement de ces documents (informations clients, articles, tarifs, taxes, etc.)
Tous les applicatifs liés ouverts sur le poste doivent être fermés pour pouvoir lancer l’archivage. Il convient également de préciser qu'en Comptabilité, tous les applicatifs liés ouverts sur le réseau doivent être fermés pour lancer l'archivage.
La Gestion Commerciale vous permet de respecter les instructions de la DGI au travers d'un archivage qui générera des fichiers MDB (Access), fichiers TEXTES (fichiers TXT et DAT) et XML.
L’ensemble de ces fichiers sera compressé dans un fichier .zip protégé par mot de passe.
Vous avez l'obligation de réaliser un archivage mensuel avant la fin du mois suivant la période à archiver.
Un archivage annuel est également obligatoire.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur l'assistant d'archivage périodique des données, cliquez ici.
Bien que la Gestion Commerciale vous laisse libre de déclencher ou non cet archivage, sachez que vous avez cependant l'obligation légale de le faire.
Concernant le déclenchement de l'archivage, il convient de distinguer deux cas :
La Gestion Commerciale est liée à la Comptabilité
Si la Comptabilité est liée à la Gestion Commerciale, cette dernière vous invite automatiquement à procéder à l'archivage lors de l'ouverture du dossier de Gestion, dès lors que la clôture et l'archivage ont été réalisés en Comptabilité.
Concernant l'archivage annuel, notez qu'une clôture annuelle et archivage annuel doivent être réalisés en Comptabilité pour pouvoir être réalisé en Gestion Commerciale.
Il est impossible d'effectuer un archivage en Gestion Commerciale sur une période donnée, dès lors que des documents sur cette période n'ont pas été transférés en Comptabilité. On en déduit par conséquent que l'intégration en Comptabilité est impérative avant de pouvoir archiver la période correspondante.
Il est en revanche toujours possible de créer des documents sur une période déjà archivée. Notez cependant que cette démarche n'est pas cohérente au niveau des principes de gestion mais qu'elle est surtout illégale. Vous devrez pouvoir justifier en cas de contrôle fiscal de l'absence dans l'archivage de documents transférés en comptabilité.
Lorsque les deux applicatifs de même gamme sont liés, l'archivage d'une période doit être réalisé en Comptabilité pour pouvoir être réalisé en Gestion Commerciale.
La Gestion Commerciale n'est pas liée à la Comptabilité
Dans cette configuration, l'archivage devra être déclenché manuellement via le menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement.
Vous sélectionnerez alors manuellement la période à archiver (période du... au), de même pour l'archivage annuel.
Il est impossible d'effectuer un archivage en Gestion Commerciale sur une période donnée, dès lors que des documents sur cette période n'ont pas été transférés via l'option Financier / Transfert comptable. On en déduit par conséquent que le transfert comptable est impératif avant de pouvoir archiver la période correspondante.
Il est en revanche toujours possible de créer des documents sur une période déjà archivée. Notez cependant que cette démarche n'est pas cohérente au niveau des principes de gestion mais qu'elle est surtout illégale. Vous devrez pouvoir justifier en cas de contrôle fiscal de l'absence dans l'archivage de documents transférés en comptabilité.
Dans la pratique, il est recommandé de réaliser l'archivage en Comptabilité suite à la déclaration de TVA et de réaliser l'archivage en Gestion Commerciale immédiatement après.
La liste ci-dessous vous donne un aperçu du contenu du fichier d'archivage :
· Archive.xml : Fichier de description des fichiers archivés
· GestC.mdb : "Instantané" de la base de données du dossier au format Access au moment de l'archivage
· date.mdb : Informations du calendrier (jours fériés, alarmes, etc.)
· PrmEdt.mdb : Paramétrages d'éditions du dossier
· Ste.ini.TXT : Informations de configuration du dossier
· Ste.Dat : Informations de configuration du dossier
· StePref.Dat : Réglages des préférences du dossier
· svg.dat : Date de dernière sauvegarde.
Aucune modification et aucune altération ne doivent être apportées sur ces fichiers, toute incohérence pourra donner lieu à des poursuites en cas de contrôle fiscal.
Un certain nombre de champs de la base de données assurent la mise en conformité avec l'instruction de la DGI (tables des en-têtes de factures clients et fournisseurs).
Ces champs sont alimentés à la création de la pièce commerciale et concernent des informations de création (date, utilisateur, etc ...).
Ils seront transférés en Comptabilité Standard lors du transfert comptable.