(Utilitaires / Archivage des données / Lancement)
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L'essentiel L'archivage : une obligation légale... L'archivage périodique des données (menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement) est une exigence fiscale imposée par la DGI. Elle permet d'archiver toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts. Les fichiers archivés pourront vous être réclamés en cas de contrôle fiscal. Veillez par conséquent à les sauvegarder sur un support fiable (CD-Rom, DVD, disque dur externe…) que vous placerez en sûreté dans un endroit approprié. Bien que la Gestion Commerciale vous laisse libre de déclencher ou non cet archivage, sachez que vous avez cependant l'obligation légale de le faire. L'archivage, tout simplement... La Gestion Commerciale vous permet de respecter les instructions de la DGI au travers de cet assistant archivage qui générera : · des fichiers au format PDF pour tous les documents légaux (factures clients, factures fournisseurs, ..) et les journaux comptables (Achat, Vente,...). 4 Pour plus d'informations sur les critères d'archivage des documents légaux, cliquez ici. · une sauvegarde qui rassemble le contenu du fichier avec des fichiers MDB (Access), des fichiers TEXTES (TXT et DAT), · un fichier XML présentant contenant des informations comme la période, le type d'archivage mensuel ou annuel et le contenu du fichier. L’ensemble de ces fichiers sera compressé dans un fichier .zip protégé par mot de passe. Le mot de passe permettant d’ouvrir cette archive est défini via le bouton [Mot de passe] de la présente fenêtre. 4 Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion du mot de passe d'archivage, cliquez ici. Vous avez l'obligation de réaliser un archivage mensuel avant la fin du mois suivant la période à archiver. Un archivage annuel est également obligatoire. Un rapport en fin de traitement vous renseigne sur l'auteur et la date de l'archivage et vous présente la liste des fichiers générés à cette occasion. N’oubliez pas d'archiver également les données des logiciels générateurs d'écritures comptables (Comptabilité, Paye, etc.). Une fonction d'archivage dédiée est proposée à cette fin dans les dernières versions de nos progiciels. Notez bien que tous les applicatifs liés ouverts sur votre poste doivent être fermés pour pouvoir lancer l'archivage. |
2 cas distincts d'archivage :
Si la Comptabilité est liée à la Gestion Commerciale, cette dernière vous invitera à procéder à l'archivage suite à la clôture et l'archivage en Comptabilité.
Vous pourrez ainsi accéder directement à cet assistant à l'ouverture du dossier. Cet assistant vous proposera par défaut les périodes à archiver (archivage mensuel ou annuel).
Cette fonction d'archivage demeure néanmoins accessible à tout moment.
Lorsque les deux applicatifs Apinégoce de gamme identique sont liés, l'archivage d'une période doit être réalisé en Comptabilité pour pouvoir être réalisé en Gestion.
Dans cette configuration, l'archivage devra être déclenché manuellement. Vous sélectionnerez alors manuellement la période à archiver (période du... au), de même pour l'archivage annuel.
Il est impossible d'effectuer un archivage en Gestion Commerciale sur une période donnée, dès lors que des documents sur cette période n'ont pas été transférés via l'option Financier / Transfert comptable.
Dans la pratique, il est recommandé de réaliser l'archivage en Comptabilité suite à la déclaration de TVA et de réaliser l'archivage en Gestion Commerciale immédiatement après.
Etape 1 : choix de la période et de l'unité d'archivage
Période
Sélectionnez via cette liste déroulante la période à archiver parmi celles proposées par le logiciel.
La Gestion Commerciale vous propose par défaut toutes les périodes clôturées et encore non archivées.
Vous ne pouvez pas archiver sur une période différente de celles proposées par le logiciel.
La période d'archivage proposée par défaut est la plus ancienne parmi toutes celles à archiver.
Unité d'archivage
Sélectionnez dans cette liste l'emplacement de destination de l'archivage.
Sélectionnez Autre chemin si vous souhaitez sélectionner vous-même le dossier de destination.
Le chemin du dossier à archiver est construit à partir des éléments suivants : Unité d'archivage sélectionnée dans ce champ \ Dossier d'archivage \ Session d'archivage \ Logiciel d'origine \ Société.
Exemple :
Si vous sélectionnez l'unité d'archivage C:\Public, le logiciel enregistrera par défaut l'archive de gestion du mois de septembre 2006 de la société exemple sous le chemin suivant : C: \ Public \ APISOFT \ ARCHIVES \ DOSS01 \ M200609 \ Gestion8 \ SOCEX \ ARCH_SOCEX
Cliquez sur le bouton [Continuer] pour accéder à l'étape suivante de l'assistant.
Si la société dépend d'un logiciel lié à une Comptabilité, l'unité d'archivage est déterminée par la Comptabilité et n'est pas accessible en modification.
Sachez que l’archive n’est pas sauvegardée dans le progiciel et qu’elle ne peut y être restaurée.
Veillez par conséquent à les sauvegarder sur un support fiable (CD-Rom, DVD, disque dur externe…) que vous placerez en sûreté dans un endroit approprié.
Etape 2 : Avertissement et lancement de l'archivage
Attention, suivant le volume de documents à traiter, le traitement peut-être long. Nous vous conseillons de le lancer en dehors de vos plages de travail, comme le soir par exemple.
J'ai pris connaissance des informations liées à l'archivage
Cochez cette case après avoir pris connaissance de toutes les informations présentées dans la page Mise en conformité DGI de cette aide.
Nous vous rappelons que l'archivage est une exigence légale de la Direction Générale des Impôts.
Cliquez sur le bouton [Terminer] pour démarrer l'archivage des données.
Ce bouton est accessible uniquement sur la dernière étape de l'assistant, et à la condition que la case J'ai pris connaissance des informations liées à l'archivage soit cochée.
L'archivage des données, tout comme la clôture, est une opération irréversible.
Assurez-vous que toutes écritures prises en compte par ces deux traitements sont valides. Rappelons que les écritures clôturées ne sont plus modifiables, ni supprimables.
En cas de doute, demandez conseil auprès de votre expert-comptable.
Bouton [Quitter] : cliquez sur ce bouton pour quitter la session d'archivage.
Bouton [Précédent] : cliquez sur ce bouton pour revenir à l'étape précédente de l'assistant.
Ce bouton n'est pas accessible depuis la première étape.
Bouton [Continuer] : cliquez sur ce bouton pour accéder à l'étape suivante de l'assistant.
Ce bouton, n'est pas accessible sur la dernière étape de l'assistant, où il est remplacé par le bouton Terminer (voir ci-dessous).
Bouton [Terminer] : cliquez sur ce bouton pour démarrer l'archivage de la période demandée, à l'emplacement désigné lors de la première étape.
Ce bouton est accessible uniquement sur la dernière étape de l'assistant, et à la condition que la case J'ai pris connaissance des informations liées à l'archivage soit cochée.
Ce bouton, n'est pas accessible sur la première étape de l'assistant, où il est remplacé par le bouton Continuer (voir ci-dessus).
Pour plus de sécurité, un message vous demandant de confirmer le traitement est affiché à l'écran lorsque vous cliquez sur ce bouton.
Bouton [Mot de passe] : cliquez sur ce bouton pour définir ou modifier le mot de passe indispensable à l'archivage.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion du mot de passe d'archivage, cliquez ici.
Un mot de passe doit impérativement être défini via cette fenêtre pour pouvoir exécuter le traitement d'archivage. Aucun mot de passe n'étant fixé par défaut, vous prendrez soin d'en définir un avant de procéder à votre premier archivage.
Bouton [Aide] : cliquez sur ce bouton pour accéder à la page d'aide consacrée à la mise en conformité de la Gestion Commerciale avec les exigences de la DGI.
Cette page est également accessible par ce lien.
Les fichiers archivés pourront vous être réclamés en cas de contrôle fiscal. Veillez par conséquent à les sauvegarder sur un support fiable (CD-Rom, DVD, disque dur externe…) que vous placerez en sûreté dans un endroit approprié.