Import d'inventaire

(Menu Stocks / Mouvements de Stocks / Inventaire / Bouton [Import])

L'essentiel

Importez un inventaire à la date de votre choix...

Cette fonction vous permet de générer un inventaire par import de saisie réalisée dans un tableur (Excel, etc) ou au moyen d'une douchette portable d'inventaire :

·       soit le jour même

·       soit à la date de votre choix,  lorsque la saisie de l'inventaire le jour même est impossible.

Il vous est donc possible de générer un inventaire à tout moment, y compris à une date antérieure à une pièce commerciale mouvementant des articles de l'inventaire.

Exemple :         

Par exemple, il est possible d'importer le 15 janvier l'inventaire du 31 décembre.

Outre cet avantage, les bénéfices de cette fonction sont multiples :

·       Prise d'inventaire sur terminaux mobiles

·       pas de temps perdu à reporter les quantités de l'inventaire dans le logiciel

·       pas de ressaisie, donc moins de risques d'erreurs

4  Pour obtenir de plus amples informations sur la génération des inventaires, cliquez ici.

La procédure d'inventaire est détaillée ci-dessous étape par étape.
Procédure d'import d'inventaire
Import d'inventaire le jour même

Nous préconisons dans la mesure du possible de saisir l'inventaire le jour même. Pour l'exécuter, vous pouvez passer par une création manuelle, une génération d'inventaire ou encore un import d'inventaire.

  1. Création ou génération d'un inventaire à la date du jour (Ex. Le 15/01/2014) via le menu Stocks / Mouvements de stocks / Inventaires.

  2. Saisie des quantités constatées le jour même (Ex :le 15/01/2014).

Si cela vous est possible, il est conseillé de réaliser plusieurs inventaires ciblés sur les articles que vous pouvez inventorier dans la journée grâce à des filtres proposés de la génération d'inventaire.

Procédure de création d'un inventaire à date T par import

Dans les cas où il n'est pas possible de saisir l'inventaire le jour même, il est nécessaire de créer l'inventaire par import.

Attention toutefois, l'import d'inventaire est soumis aux mêmes règles que celle de l'inventaire. En effet, les articles qui vont être importés doivent exister dans la base de données (et avoir été mouvementés précédemment dans le cas d'articles valorisés par Lots ou de type Série*).

·   Il n'est pas possible de réaliser un inventaire d'un article qui n'existe pas dans la base de données.

·   Il n'est pas possible de réaliser un inventaire sur un numéro de série ou un numéro de lot qui n'existe pas dans la base de données*.

Etape 1 - Configurer l'import d'inventaire

Dans un premier temps, vous devez préalablement paramétrer votre import de d'inventaire.

  1. Sélectionnez le menu Utilitaires / Import / Configuration d'import de saisie déportée

  2. Cliquez sur le bouton [Créer]

  3. Indiquez dans la fenêtre qui s'affiche les paramètres qui vont vous permettre de réaliser votre import

a.   Saisissez un libellé

b.   Sélectionnez le fichier *.csv ou le fichier généré par la douchette (ASCII délimité obligatoire) à importer dans le logiciel

Il est possible qu'à ce stade, vous n'ayez pas encore de fichier à sélectionner. Créez alors un fichier vierge que vous écraserez par la suite par le fichier qui sera importé.

c.    Ajoutez les colonnes qui vont être prises en compte par l'import (Code, Quantité, Numéro de saisie, Numéro de lot)

d.   Choisissez la longueur d'enregistrement ou le séparateur (en général le caractère "Point virgule" ";" pour un fichier en ASCII délimité)

  1. Vous pouvez valider votre paramétrage d'import.

4  Pour plus d'informations concernant le paramétrage d'import d'inventaire, cliquez ici.

Etape 2 - Exporter l'inventaire

Dans ce cas, l'utilisateur n'est pas équipé d'un terminal mobile d'inventaire.

Puis, vous devez exporter les données concernant vos articles en stock à la date T dans un fichier Excel.

  1. Réalisez une édition de l'inventaire via le menu Stocks / Edition Inventaire en aperçu écran (Sortie "Aperçu avant impression"). Cette édition doit impérativement mentionner les codes des articles à inventorier.

Cette édition doit impérativement mentionner les codes des articles à inventorier.
Le paramétrage "Export en stock par dépôt" vous est fourni par défaut. Pour un dossier existant, il sera nécessaire de l'importer à partir du menu Utilitaires / Paramétrages des éditions, puis de sélectionner le fichier "MiseAJourParametrageEditionsV12fep", situé dans le répertoire d'installation du logiciel.

  1. L'inventaire s'affiche. Cliquez sur le bouton [Imprimer vers /Fichier / Tableur Microsoft Excel] pour exporter l'édition au format Excel.

  2. Sur le tableau Excel qui s'affiche, saisissez les valeurs constatées de stock dans une colonne du tableau, face aux codes articles correspondants.

  3. Puis supprimez les colonnes et les lignes qui ne correspondent pas à votre paramétrage d'import pour que le fichier que vous allez importer corresponde au fichier de paramétrage d'import que vous avez défini.

  4. Enregistrez le fichier Excel au format *.csv (ASCII délimité) à la place du fichier indiqué dans votre paramétrage d'import. Ce fichier sera donc écrasé et sera directement récupéré par l'import d'inventaire.

Etape 3 -Importer l'inventaire

Enfin pour générer votre inventaire, vous devez importer le fichier généré en Etape 2 à l'aide du paramétrage d'import défiini en étape 1.

Important ! Afin, d'optimiser le temps de traitement de l'import, nous préconisons le lancement de l'import depuis le poste sur lequel sont hébergées les données.

  1. Créer un inventaire vierge via le menu Stocks / Mouvements de stocks / Inventaire.

  2. Renseignez la date de l'inventaire et le dépôt.

  3. Cliquez sur le bouton [Import].

II n'est pas possible d'importer un fichier dans un inventaire qui comporte déjà des lignes.

  1. Dans la liste qui s'affiche à l'écran, sélectionnez la méthode d'import correspondant à la structure du fichier que vous avez valorisé.

  2. Un rapport s'affiche à l'écran pour vous indiquer le résultat de l'import : lignes importées et lignes rejetées.

  3. Puis vous avez accès au résultat de votre import dans la fenêtre Mouvement de Stocks [Inventaire].

Important : Même dans le cadre de l'import, si un des article possède un mouvement postérieur à la date de l'inventaire importé, cet article n'est plus modifiable dans l'inventaire correspondant. L'inventaire dans ce cas, ne pourra pas non plus être supprimé.

Cas des articles valorisés par lots*

Important ! : L'import d'un inventaire à date T sur les articles valorisés par lots n'est possible que si et seulement si un inventaire est réalisé sur ces lots à une date postérieure.

Exemple :         

Le 21/05/2014, je souhaite réaliser l'import de mon stock au 15/01/2014. Pour que les articles valorisés par lot soient importés, il est obligatoire qu'ils fassent partie d'un inventaire existant entre le 15/01/2014 et le 21/02/2014 inclus.

FAQ

Q : J'ai importé mon inventaire mais je me suis trompé de fichier. Comment modifier mon inventaire ou le supprimer pour le créer de nouveau avec le bon fichier ?.

R : Vous ne pourrez pas modifier les lignes d'inventaire pour lesquelles des mouvements à une date postérieure existent. Il vous suffit de procéder à un nouvel import à la même date pour régulariser votre stock.

Q : J'ai importé mon inventaire, mais j'ai des rejets. Comment compléter l'inventaire créé pour y rajouter le reliquat ?

R : Il vous suffit de procéder à un nouvel import à la même date avec les articles en reliquat pour terminer l'import de votre inventaire.

Q : J'ai procédé à une génération d'inventaire, mais je n'ai pas pu saisir toutes les quantités le jour même. Aujourd'hui quand j'essaie de saisir une quantité, le logiciel me bloque. Comment dois-je procéder ?

R : A partir du moment où un article présent dans un inventaire est mouvementé par la suite, cet article n'est plus modifiable dans l'inventaire correspondant. L'inventaire, dans ce cas, ne pourra pas non plus être supprimé. Il faudra donc passer par l'import d'inventaire.

Q : J'ai importé mon inventaire, mais les articles Lots et Série sont rejetés. Comment dois-je les présenter dans mon fichier pour qu'ils soient correctement importés ? *

R : Pour importer un inventaire avec des articles Lots et Séries, vous devez présenter dans votre fichier d'import le détail des numéros de lots/série.

Exemple :         

Je souhaite importer la valeur de stock de mon article code SERIE, article sérialisé avec plusieurs numéros de séries S1, S2, S3. Dans le fichier d'import, il me faudra alors créer trois lignes avec la quantité et le numéro de série pour chaque numéro de série.

Exemple :         

Je souhaite importer la valeur de stock de mon article code LOT, article valorisé par lot avec plusieurs numéros de lots L1, SL2, L3. Dans le fichier d'import, il me faudra alors créer trois lignes avec la quantité et le numéro de lot pour chaque numéro de lot.

* Option soumise à la souscription du module nécessaire