Saisies comptables

(Quotidien / Saisies comptables)

L'aide champ par champ

Journal

Indiquez ici le code du journal à mouvementer (cinq caractères alphanumériques).

Cette information est obligatoire.

Mois

Saisissez le mois et l'année sur lesquels vous allez travailler et seules les pièces comprises dans cette période seront affichées. En saisie, vous n'aurez plus qu'à renseigner le jour et non une date entière : Mois.

Il est possible de saisir sur toutes les périodes (définie dans l'option "Période de saisie" dans le menu Initialisation / Renseignements généraux) en même temps et de faire afficher toutes les écritures en indiquant aucune date (utilisez la touche Suppr). Dans ce cas, en saisie, il sera nécessaire de préciser la date entière (Jour, Mois et Année) et la colonne Jour prendra la désignation Date.

Cette information est facultative mais peut vous faire gagner du temps.

La période par défaut se positionne sur la date du jour.

Lorsque vous entrez dans un journal, Sage Comptabilité i7 place directement le curseur en position de saisie. Vous pouvez commencer l'enregistrement de vos écritures comptables.

Les écritures

La Comptabilité propose une saisie d'écritures comme sur le papier. Vous allez devoir renseigner les champs comptables habituels tels que le compte, le libellé et le montant débit ou crédit.

Conformément aux exigences de la DGI, seules peuvent être modifiées librement (sans justification) les écritures créées par Sage Comptabilité i7. En cas de modification ou de suppression d'une écriture issue d'un transfert comptable, une fenêtre s'affiche à l'écran pour vous demander de saisir une raison.

Référence

La référence de l'écriture identifie la ligne d'écriture.

Selon le choix effectué au niveau de la fiche du journal dans lequel vous saisissez les écritures, le logiciel appliquera un système de numérotation qui pourra être :

·       Manuel : Les références de chaque ligne d'écritures seront renseignées par l'utilisateur.

·       Semi-automatique : Indiquez la référence à utiliser lors de la prochaine écriture. Elle sera proposée par défaut, automatiquement incrémentée à chaque nouvelle pièce et sera modifiable.

·       Automatique : Indiquez la référence à utiliser lors de la prochaine écriture. Elle sera proposée par défaut et incrémentée automatiquement à chaque nouvelle pièce.

Une pression sur la touche F4 (ou ALT+ P) à l'intérieur de la colonne "Référence" (ou un simple clic avec la souris sur le triangle vert) vous permettra d'atteindre la liste des pièces automatiques autorisées pour le type (Achat, Vente, Trésorerie ou Opérations Diverses) de journal en cours de traitement.

La préférence Contrôle chronologique des références disponible dans le menu Quotidien / Saisie des écritures / Ventes de l'arborescence des préférences, permet, dans le cas où le journal est de type "Vente", de vérifier que les écritures de référence inférieure à la référence saisie ont bien une date antérieure dans le même journal.

La préférence Contrôle l'existence de la référence sur les achats ou les ventes disponible dans le menu Quotidien / Saisie des écritures / Ventes de l'arborescence des préférences, permet, dans le cas où le journal est de type "Trésorerie "de contrôler et de faire afficher un message vous signalant que le numéro de référence saisi sur le journal de trésorerie correspond à une écriture dans un journal de ventes ou d'achats.
Ainsi, les erreurs de saisie de la référence lors de l'enregistrement du règlement sont aisément repérables.

Compte Comptable

Indiquez ici, le compte comptable à imputer.

Notez que pour faire apparaître en saisie comptable le libellé du compte, il suffit d'utiliser la gestion des colonnes : faites un clic avec le bouton droit de la souris sur un des titres des colonnes. Un menu apparaît, sélectionnez " Ajouter des colonnes ", puis sélectionnez le champ Désignation compte.

Lors de la validation de la saisie du compte comptable, un message peut intervenir indiquant que la racine du compte introduit n'est pas compatible avec les racines des comptes déclarées dans le journal. Le logiciel vous proposera donc soit de sélectionner un compte dont la racine est tolérée dans le journal.

Notez que les racines sont déclarées au niveau de l'initialisation des journaux (menu Initialisation / Journaux).

Le logiciel vous permet de vous positionner automatiquement au sein d'une liste, sur le premier compte comptable correspondant à la racine saisie. Par exemple, si vous saisissez la racine comptable 411, vous accédez au niveau de la liste des comptes comptables commençant par cette racine. La sélection des comptes et les traitements comptables dans leur ensemble s'en trouvent ainsi grandement facilités.

Jour / Date

Précisez la date de l'écriture en cours de saisie.

Devise / Monnaie

Précisez la devise/monnaie de la pièce comptable.

Si vous avez demandé la préférence Afficher la partie en-tête des pièces, la devise aura déjà été renseignée dans l'en-tête et le curseur ne s'arrêtera pas sur ce champ. Il ne vous sera donc pas possible d'intervenir même manuellement sur ce champ.

Pour pouvoir saisir des montants en devise, il vous faudra ajouter les colonnes Débit devise et Crédit Devise dans le colonage du masque de saisie.

Libellé

Indiquez ici le libellé de l'écriture en soixante caractères maximum.

Dans le cas où la préférence «Afficher la partie en-tête des pièces» disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures est activée, le logiciel récupérera dans la colonne Libellé, l'information contenu dans le champ Désignation de l'en-tête.

La préférence Renseignement du libellé manuel permettra quand à elle, d'alimenter automatiquement le champ de trois façons différentes :

·       Précédent : si vous souhaitez copier le libellé de la ligne précédente. En ce qui concerne la première ligne d'écriture de la pièce. Le libellé sera soit égal à l'information présente dans l'en-tête de la pièce dans le champ "Désignation", soit saisi manuellement par l'utilisateur.

·       Libellé compte : si vous souhaitez copier le libellé du compte mouvementé présent dans le plan comptable.

·       Tiers : Si vous souhaitez copier le libellé du compte tiers présent dans le plan comptable.

Débit et Crédit (monnaie comptable de référence FF ou EURO)

Précisez ici, la valeur débit ou crédit de votre ligne d'écriture si la pièce est dans la même monnaie de référence que la vôtre.

Si vous travaillez en devise, il faudra saisir le montant des devises dans les colonnes de la devise. Le montant en monnaie de référence sera automatiquement calculé et indiqué dans les colonnes de Débit et Crédit de la monnaie de référence.
Notez que pour saisir des montants négatifs dans ces colonnes, vous devrez mettre la préférence Général / Profil Société / Saisie Négative à Oui.

La préférence Position automatique en débit/crédit disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures permet de positionner automatiquement le curseur dans la colonne Débit ou Crédit selon la catégorie (Compte d'Actif / Passif ou Charges/Produits) du compte comptable préalablement introduit dans le colonage.

Cette préférence pourra être éventuellement complétée par Renseignement Débit/Crédit disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures qui vous permettra de calculer automatiquement la TVA et le HT ou le TTC selon les comptes précédemment saisis (un taux de TVA devra obligatoirement être saisi dans l'onglet Complément de la fiche du compte comptable de TVA).

De plus amples informations sont accessibles dans l'aide traitant les préférences (menu Initialisation / Préférences).

Débit et Crédit Devise

Précisez ici la valeur débit ou crédit en devise correspondant à la pièce libellée en devise.

Pour faire apparaître les colonnes Débit Devise et Crédit Devise, il vous faudra utiliser le clic droit de votre souris sur le titre d'une colonne puis sélectionner l'option Ajouter des colonnes. Sélectionnez les champs Débit Devise puis Crédit Devise, puis validez.

Notez que pour saisir des montants négatifs dans ces colonnes, vous devrez mettre la préférence Général / Profil Société / Saisie Négative à Oui.

La préférence Position automatique en débit/crédit disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures aura le même comportement sur les colonnes Débit et Crédit Devise que sur les colonnes liées aux devises.

Information

Cette zone non modifiable n'est présente qu'à titre informatif. Au fur et à mesure des travaux effectués sur l'écriture ou la pièce ( lettrage, rapprochement, etc.), ce champ affiche des signes permettant d'avoir une vision synthétique de ce qui a été réalisé sur la ligne d'écriture.

D'autres champs sont directement disponibles en colonne ou dans la fenêtre Compléments.

Certaines de ces colonnes ne sont pas affichées par défaut, faites un clic droit sur l'en-tête du tableau et sélectionnez Ajouter des colonnes pour afficher la colonne de votre choix.

Totaux & Présentation

Chaque pièce comptable correspond habituellement à un minimum de deux lignes d'écritures (principe de la partie double).

Afin de suivre l'évolution du solde de la pièce en cours de saisie, le bas de la fenêtre de saisie comporte les totaux débit/crédit, le solde de la pièce ainsi que son état ( brouillard, validée, ...).

Les niveaux de totalisation pourront être modifiés grâce à cette icône. En position Totaux pièce, il est possible de faire afficher le numéro de la pièce. Ce numéro de pièce n'a pas la même signification que le numéro introduit dans la colonne référence.

C'est un numéro interne implémenté par le logiciel. La numérotation s'incrémente quel que soit le journal où est saisie l'écriture.

Cet affichage est rendu possible par la préférence Afficher la numérotation des pièces disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures.

La saisie des écritures peut être présentée de plusieurs manières différentes. Ces présentations sont pilotées par les préférences suivantes :

Affichage des pièces disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures permet de définir la présentation générale de la partie représentant l'en-tête des pièces comptables. Trois possibilités sont offertes :

·       Simplifié : Chaque pièce est délimitée par un trait vert foncé. Le détail de l'écriture de la pièce est visible.

·       Complet : Chaque pièce est délimitée par un trait vert foncé avec une ligne sur fond vert pour chaque en-tête de pièce comptable. Le détail de l'écriture de la pièce est visible.

·       En-tête : Cette présentation propose seulement les en-têtes des pièces. Chaque ligne correspond à une pièce comptable. Le détail de l'écriture de la pièce n'est pas visible.

Afficher la partie en-tête des pièces disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures permet de faire apparaître dans le masque de saisie un en-tête. La partie en-tête s'intercalera entre la partie haute du masque de saisie des écritures et la partie basse (zone de saisie des écritures) sous la forme d'un bandeau grisé dans lequel sont proposés 3 champs : Désignation, Date, Devise ou monnaie. Ces mêmes informations seront proposées par défaut, dans les lignes des écritures qui composeront la pièce. L'utilisateur gardera la possibilité de les modifier ponctuellement.

La préférence Affichage de la ligne d'aide disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures : Vous donne la possibilité d'avoir en bas du masque de saisie, la ligne d'aide, en sélectionnant «Oui».

Contrôles et Automatismes de la saisie

Equilibrage automatique des pièces

Grâce à la préférence Equilibrage automatique disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures, le logiciel vous offre la possibilité d'effectuer une contre-partie automatique selon le type de journal dans lequel les écritures sont saisies.

Au moment de la validation de la pièce, si la somme des écritures passées au Débit ne sont pas égales à la somme des écritures passées au Crédit, le logiciel effectuera, si cette préférence possède la valeur Oui, une contre-partie automatique par :

·       le Compte d'attente, si le journal est de type Achat, Vente ou O.D.

·       le Compte Trésorerie associé, le journal est de type Trésorerie

défini dans la fiche du journal (menu Initialisation / Journaux).

La préférence Confirmation équilibrage automatique disponible dans la même section vous permettra quand à elle, d'imposer une confirmation avant chaque équilibrage automatique par le biais d'une boîte de dialogue.

Validation automatique sur solde nul

La préférence Validation automatique sur solde nul disponible dans le menu Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures, permet de valider automatiquement la pièce dès que le solde de la pièce est égal à zéro. L'écriture disparaîtra donc de la partie basse du masque de saisie des écritures. Le logiciel vous proposera la saisie d'une nouvelle pièce.

De plus amples informations sont accessibles dans l'aide traitant des préférences (menu Initialisation / Préférences).

Automatismes sur journal de type achat et vente

Lorsque vous payez comptant un fournisseur, l'écriture de règlement liée à la facture est la suite logique de l'enregistrement de cette facture.

Même principe pour les clients, si ceux-ci vous paient au comptant.

Lors de la validation d'une écriture d'achat ou de vente dans un journal de type Achats ou de Ventes, le logiciel vous permet avec les préférences suivantes Règlement automatique des Achats, Règlement automatique des Ventes, Journal de Trésorerie associé aux Achats et Journal de Trésorerie associé aux Ventes de mettre en place un automatisme permettant de générer immédiatement un règlement dans les journaux de Trésoreries ainsi précisés grâce à un masque de saisie supplémentaire contenant les paramètres nécessaires à la génération de l'écriture de règlement. Par cette manipulation les éléments (Achats/Ventes et Règlements) seront automatiquement lettrés entre eux.

Un contrôle supplémentaire pourra intervenir sur les écritures portant sur les comptes Clients (racine 41) si, sur les fiches des comptes comptables, une notion de Plafond En-cours a été introduite. Un message interviendra signalant que le client a dépassé le plafond autorisé. Une confirmation sera demandée. Pour qu'aucun test ne soit effectué au moment de la validation de l'écriture comportant un compte Clients, il vous suffira de plafonner le champ se trouvant au niveau de la fiche du compte comptable à la valeur jamais atteinte de 99999999999999,99.

Automatismes sur journal de type trésorerie

Dans le titre de la fenêtre du masque de saisie, toutes les informations liées au journal de trésoreries saisi sont récupérées. A savoir le compte de trésorerie associé ainsi que son solde courant.

Ces automatismes sont gérés par les préférences suivantes :

Recherche de la référence sur les achats ou les ventes

(Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures)

Cette préférence, modifiable à tout moment, permet de préciser si le logiciel doit rechercher, lors de la saisie d'un règlement dans le journal de trésorerie, tous les montants non soldés liés au compte de tiers concerné ou les montants non soldés ayant la même référence de pièce. Grâce à cette préférence et si le compte est lettrable, le règlement sera automatiquement lettré avec la pièce d'achat ou de vente.

Contrôle l'existence de la référence sur les achats ou les ventes

(Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures)

Cette préférence, modifiable à tout moment,  permet de contrôler et de faire afficher un message vous signalant que le numéro de référence saisi sur le journal de trésorerie correspond à une écriture dans un journal de ventes ou d'achats (selon le sens du montant saisi dans l'écriture).

Le logiciel vous proposera la liste des mouvements dont la référence est identique à celle introduite dans la colonne référence et qui ne sont pas encore lettrés.

Ainsi, les erreurs de saisie de la référence lors de l'enregistrement du règlement sont aisément repérables.

Si ce principe est appliqué, le lettrage par référence sera extrêmement simplifié.

Saisie type relevé

(Initialisation / Préférences / Quotidien / Saisie des écritures)

Cette préférence, modifiable à tout moment, autorise la possibilité de saisir dans une pièce, plusieurs lignes à des dates différentes. Dans le cas contraire, toutes les écritures d'une même pièce auront obligatoirement la même date.

Cette méthode de saisie est identique à la présentation d'un relevé bancaire.

Selon cette méthode de saisie, nous vous conseillons lors du rapprochement bancaire, d'utiliser la méthode de rapprochement bancaire par journal.

Autoriser caisse créditrice

(Initialisation / Préférences / Général /Profil Société)

Cette préférence, modifiable à tout moment, permet, en saisie des écritures, dans le journal de caisse, de mettre en place un contrôle, lors de la validation d'un mouvement créditeur sur le compte comptable de caisse. Un message apparaîtra vous signalant que le mouvement aura pour but de rendre négative la caisse. Cet événement semble logique étant donné que le journal de caisse enregistre les flux de trésoreries comptants (espèces, chèque, carte bleue...). Cette préférence permettra donc de faire remarquer à l'utilisateur que l'opération est illogique et qu'il est donc nécessaire de vérifier l'exactitude de l'information.

Confirmer banque créditrice

(Initialisation / Préférences / Général / Profil Société)

Cette préférence, modifiable à tout moment, permet, en saisie des écritures, dans un journal de trésorerie, de mettre en place un contrôle à chaque validation d'un mouvement créditeur sur le compte comptable associé au journal (voir option "Compte trésorerie associé" dans l'initialisation des journaux, onglet "Trésorerie"). Un message apparaîtra vous demandant de confirmer le mouvement créditeur.

Modifier / Supprimer une pièce

Pour modifier une pièce ou l'écriture d'une pièce, placez le curseur de saisie sur cette pièce et appuyer sur la touche Entrée.

Il est possible aussi d'utiliser la souris : un double-clic sur la ligne correspondante dans le journal ouvre la pièce en saisie.

Pour supprimer une pièce, placez le curseur de saisie sur cette pièce et appuyez sur la touche Suppr.

Si la pièce que vous tentez de modifier est issue d'un transfert comptable (statut signalé par l'icône dans la colonne Informations), une fenêtre vous demandant de justifier la raison de cette modification s'affichera automatiquement à l'écran.

4  Pour obtenir de plus amples informations sur cette fenêtre, cliquez ici.

Saisir une monnaie autre que celle de votre comptabilité ?

La saisie en Euro ou Franc

À partir du 1er janvier 1999, il sera possible d'émettre des documents en Euro et en Franc et d'avoir une comptabilité basée sur le Franc ou l'Euro.