Transfert Comptable
(Menu Financier / Transfert Comptable)
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L'essentiel Le transfert instantané de vos écritures de ventes et d'achats en comptabilité... Cette option permet de transférer les journaux de d'achats et de ventes vers notre logiciel de Comptabilité ou sous forme de fichier ASCII si notre comptabilité n'est pas installée. Ainsi, les écritures comptables issues de votre Gestion Commerciale seront automatiquement récupérées en Comptabilité, où vous n'aurez pas à les ressaisir. Pour réaliser le transfert vers la Comptabilité, vous devez indiquer le chemin d'accès à la société de comptabilité dans l'onglet Liaison des Renseignements Généraux (menu Init.). Vous pourrez notamment définir ici la période des factures à transférer. La préparation de votre déclaration de TVA... La Gestion Commerciale prend en charge l'ensemble des types de TVA (débits, encaissements, option sur les débits). Si vous êtes également équipé du module Financier et de la Comptabilité, cette dernière vous permettra de générer et d'imprimer la déclaration sur formulaire Cerfa agréé, que vous pourrez remettre à votre trésorerie. Conformément aux instructions de la DGI (Direction Générale des Impôts) relatives à la traçabilité des documents, la Gestion Commerciale interdit de modifier ou supprimer une facture déjà transférée en comptabilité. Notez que les quantités d'articles saisies dans les pièces commerciales (de ventes et d'achats) sont prises en compte de manière effective, lors des opérations de transfert comptable. |
L'aide champ par champ
Période (du) et Période (au)
Saisissez ici, l'intervalle des dates des factures à prendre en compte dans le transfert.
Journal des ventes / Code
Pour transférer les factures clients ainsi que les relevés de factures dans le journal des ventes de la Comptabilité, sélectionnez Oui et confirmez le code du journal des ventes.
Journal des achats / Code
Pour transférer les factures fournisseurs dans le journal des achats de la Comptabilité, sélectionnez Oui et confirmez le code du journal des achats.
Si la liaison comptable est active dans les Renseignements Généraux du dossier, vous pouvez rechercher ces deux champs dans la liste des journaux de la comptabilité (touche F4)
Format des fichiers d'échanges avec la Comptabilité
A l'ouverture du dossier, le logiciel Comptabilité Apinégoce détecte la présence d'un fichier EcrXXXXX.DAT et propose l'intégration automatique des écritures de ce fichier.
Ce fichier doit être placé dans le répertoire de la société réceptrice (sans quoi il ne sera pas détecté, et les écritures ne pourront être intégrées).
Le fichier EcrXXXXX.DAT sera renommé EcrXXXXX.OLD après intégration des informations.
Le fichier devra obligatoirement avoir la structure suivante :
|
Numéro |
Longueur |
Position |
Descriptif |
Type |
|
1 |
8 |
1 |
Pièce |
AlphaNum |
|
2 |
9 |
9 |
Compte comptable** |
AlphaNum |
|
3 |
6 |
18 |
Date écriture |
JJMMAA |
|
4 |
60 |
24 |
Libellé manuel |
AlphaNum |
|
5 |
20 |
84 |
Débit* |
Numérique |
|
6 |
10 |
104 |
Crédit |
Numérique |
|
7 |
260 |
124 |
Répartition |
Echéance |
|
Soit |
6 |
|
Date échéance 1 |
JJMMAA |
|
|
20 |
|
Montant 1 * |
Numérique |
|
|
6 |
|
Date échéance 2 |
JJMMAA |
|
|
20 |
|
Montant 2* |
Numérique |
|
|
... |
|
|
|
|
|
6 |
|
Date échéance 10 |
JJMMAA |
|
|
20 |
|
Montant 10* |
Numérique |
|
8 |
400 |
384 |
Répartition analytique |
|
|
Soit |
20 |
|
Poste analytique 1*** |
AlphaNum |
|
|
20 |
|
Montant 1* |
Numérique |
|
|
20 |
|
Poste analytique 2*** |
AlphaNum |
|
|
20 |
|
Montant 2* |
Numérique |
|
|
... |
|
|
|
|
|
20 |
|
Poste analytique 10*** |
AlphaNum |
|
|
20 |
|
Montant 10* |
Numérique |
|
9 |
8 |
784 |
Devise |
AlphaNum |
|
10 |
20 |
792 |
Cours |
Numérique |
|
11 |
60 |
812 |
Libellé pièce |
AlphaNum |
|
12 |
1 |
872 |
Flag Pièce**** |
Numérique |
|
13 |
15 |
873 |
Quantité |
Numérique |
|
14 |
3 |
888 |
Unité |
AlphaNum |
|
15 |
30 |
891 |
Réserve |
|
|
16 |
20 |
921 |
Fin de partie ECR |
(0d0a) pour ECR, vide pour ECR2 |
|
17 |
60 |
923 |
Nom du logiciel émetteur |
AlphaNum |
|
18 |
60 |
983 |
Code du dossier émetteur |
AlphaNum |
|
19 |
60 |
1043 |
Type de la pièce |
AlphaNum |
|
20 |
30 |
1103 |
Code document de la pièce défini par le transfert (Identifiant DGI -> IdentDGI) |
Numérique |
|
21 |
120 |
1133 |
Info libre (date de création de la pièce et utilisateur ayant créée la pièce) |
|
|
22 |
2 |
1253 |
Fin de partie ECR2 |
(0d0a) |
* Les montants doivent être enregistrés sous la forme de 20 caractères (entiers, décimaux, et le point comme séparateur décimal).
** Le compte comptable doit être numérique sur les deux premiers caractères (0 à 9), puis peut être alphanumérique sur les suivants (A à Z, 0 à 9)
D'une façon générale une zone non renseignée doit être laissée à blanc.
*** Le poste analytique ne doit pas dépasser la longueur de 8 caractères.
**** Ce Flag nous sert à déterminer quand on doit créer un nouvel en-tête écriture.
Deux choix :
cas Flag = 1 : Nouvelle Pièce.
cas Flag = 0 : Même Pièce
Les boutons
Ces boutons vous permettent respectivement :
d'appeler les Préférences liées au transfert comptable.