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L'essentiel Visualisez ici l'explication relative aux préférences liées aux clients. |
Activez la possibilité de gérer plusieurs adresses dans la fiche Client. Ces informations seront exploitées lors de la conception de pièces commerciales.
Cette préférence peut-être changée à tout moment. Les adresses déjà saisies ne seront pas supprimées.
Répondez Oui à cette préférence afin de pouvoir gérer plusieurs adresses par client.
Dans l'onglet « Coordonnées » de la fiche Client, vous pouvez créer plusieurs adresses complètes, les gérer et indiquer l'adresse à prendre par défaut lors d'une facturation et celle à prendre par défaut lors d'une livraison.
Toute la partie droite de l'onglet « Coordonnées » est consacrée à la gestion des adresses multiples :
Les deux coches permettent de sélectionner les adresses par défaut.
Le compteur indique le numéro de l'adresse sur laquelle le logiciel est positionné et le total d'adresse de la fiche.
Deux méthodes permettent de changer l'adresse en cours :
– les deux boutons [Adresse précédente] et [Adresse suivante];
– le bouton [Liste] qui permet de se positionner sur l'adresse désirée mais également d'ajouter de nouvelles adresses et d'en supprimer.
· Le bouton [Ajouter] de l'onglet « Coordonnées » permet d'ouvrir une nouvelle fenêtre de coordonnées, vierge, prête à recevoir la nouvelle adresse.
· Les adresses multiples ainsi créées dans l'onglet « Coordonnées » de la fiche Client seront exploitées dans l'onglet « Adresse » des pièces commerciales clients.
Par défaut, dans les bons de livraison, l'adresse de livraison de la fiche Client sera récupérée alors que dans tous les autres types de document récupéreront en adresse principale, celle cochée en « Facturation ».
Il sera possible d'accéder à la liste complète des adresses du client en effectuant une recherche sur le champ « Adresse ». Cette possibilité de recherche est symbolisée par le triangle vert à droite du champ « Adresse ».
Répondez Non à cette préférence si vous ne désirez pas gérer plusieurs adresses par client.
Dans la fiche Client, toutes notions de gestion d'adresse multiple disparaissent de l'onglet « Adresse ». L'adresse devient donc unique.
Dans les pièces commerciales, les adresses de facturation et de livraison seront identiques mais resteront modifiables manuellement.
Activez l'onglet "Paramètres Avancés" de la fiche client ou de la fiche fournisseur afin de gérer des renseignements et des réglages supplémentaires.
Cette préférence peut-être changée à tout moment. Les informations et automatismes de cet onglet sont conservées même lorsque la préférence est à Non.
Répondez Oui à ces préférences afin de présenter l'onglet « Param. Avancés » dans la fiche Client ou la fiche Fournisseur.
Les informations contenues dans cet onglet permettent de gérer des automatismes d'édition, de transfert de document et d'affectation de valeur par défaut.
Il est ainsi possible de personnaliser une méthode de travail adaptée à chaque client ou fournisseur.
Répondez Non à ces préférences afin de simplifier la présentation des fiches tiers lorsque vous n'utilisez pas les informations de l'onglet « Param. Avancés ».
Les réglages contenus dans l'onglet restent exploités par l'application lorsque celui-ci n'est plus visible.
Adaptez, à votre plan comptable, les contrôles de saisie des comptes clients.
Ces deux préférences permettent de contrôler les racines comptables autorisées dans l'onglet « Profil » des fiches Client et Fournisseur.
Vous pouvez indiquer plusieurs racines pour chacune des préférences.
Exemple :
Pour la fiche client, saisir :
· « 411 » afin d'autoriser tous les comptes commençant par cette racine
· « 411A;411B » pour réaliser une sélection sur certaines racines des comptes de classe « 411 »
Le séparateur de racine est le point-virgule « ; ».
Cette préférence peut être modifiée à tout moment.
Saisissez la racine de compte d'acompte que vous souhaitez utiliser ( par exemple : 4191).
Cette préférence peut être modifiée à tout moment.
Compte par défaut de forme 411CLI000 ou 411000CLI
Réglez la manière dont les comptes sont complétés de zéro lors de leur création.
Le logiciel va concevoir automatiquement le compte comptable en assemblant divers éléments et en comblant au milieu ou à la fin, par des zéros, les caractères manquants.
Les trois éléments constitutifs d'un compte sont :
· La racine comptable fournie par la préférence vue précédemment : « Fichiers / Clients : Racines autorisées pour les Comptes Comptables »;
· Le code de la fiche Client;
· Les zéros complétant le compte afin d'obtenir une longueur de neuf caractères.
Répondez « Début » si vous désirez que le code du client suive directement la racine du compte et que le compte soit complété par des zéros à la fin si nécessaire.
Exemple :
Ma préférence « Racines autorisées pour les Comptes Comptables » est à « 411 ».
La fiche de mon nouveau client porte le code « AGUT »;
Les comptes comptables font obligatoirement 9 caractères;
Mon nouveau compte sera : « 411AGUT00 ».
Répondez « Fin » si vous désirez que le code du client soit positionné à la fin du compte et que le compte soit complété par des zéros au milieu si nécessaire.
Exemple :
Ma préférence « Racines autorisées pour les Comptes Comptables » est à « 411 »
La fiche de mon nouveau client porte le code « AGUT ».
Les comptes comptables font obligatoirement 9 caractères
Mon nouveau compte sera : « 41100AGUT ».
Cette préférence peut être modifiée à tout moment.
Indiquez si le blocage des documents commence à la commande ou au B.L. lorsque le client est « bloqué ».
Le champ « Compte bloqué » de l'onglet « Param. Avancés » de la fiche client permet d'interdire la création de nouveau document sur certains clients.
Cette préférence peut être changée à tout moment sans aucune incidence sur les documents existants.
Répondez Oui si vous désirez continuer à réaliser l'enregistrement des commandes des clients cochés comme « bloqués ».
Les devis et les commandes seront donc possibles sur ces clients alors que le logiciel interdira la création de bons de livraison et de factures sur ces mêmes clients.
Répondez Non si vous désirez interdire la création de commande sur les clients cochés comme « bloqués ».
Les devis seront donc possibles sur ces clients alors que le logiciel interdira la création de commandes, bons de livraison et de factures sur ces mêmes clients.
La présence de l'onglet « Param. Avancés » de la fiche Client est conditionnée par la préférence « Fichiers / Fichier Clients / Paramètres avancés ». Le champ « Compte bloqué » sera donc accessible lorsque cette préférence est à Oui.
Indiquez le comportement que vous désirez que le logiciel ait lors d'un dépassement de l'en-cours autorisé. Il peut alors bloquer la création du document, vous avertir du dépassement d'en-cours ou ne pas réagir.
Ce réglage entre en fonctionnement dans toutes les pièces commerciales hormis les devis et bons de retour.
Dès que le code client est saisi et validé le logiciel teste la préférence et réalise éventuellement le contrôle de l'en-cours.
Le test réalisé par le logiciel correspond à la comparaison de deux informations présentes dans l'onglet « Règlements » de la fiche Client, le champ « Reste dû TTC » (mis à jour par les factures, avoirs et règlements) et le champ « En-cours autorisé » (saisie manuellement client par client).
Nous vous rappelons que le champ « Reste dû TTC » est alimenté automatiquement dans la devise du client et donc que le champ « En-cours autorisé » doit être saisi dans cette même devise pour assurer un bon fonctionnement des contrôles.
Répondez Autoriser si vous désirez désactiver le contrôle de dépassement d'en-cours lors de la création de pièces commerciales.
Plus aucun contrôle de dépassement d'en-cours n'est réalisé.
Répondez Prévenir si vous désirez être informé que le client est déjà en position de dépassement d'en-cours.
Lorsque vous confirmez ce message vous revenez automatiquement dans le document et vous pouvez continuer ou abandonner la création en cours.
Répondez Bloquer si vous désirez interdire la création de nouveau document lorsque le maximum d'en-cours, de la fiche Client, est atteint ou dépassé.
Lorsque vous confirmez ce message vous revenez automatiquement dans le document. Le code client a été effacé et vous pouvez créer un document sur un autre client ou abandonner la création en cours.
Cette préférence peut être changée à tout moment. Elle n'a pas d'effet rétroactif sur les documents déjà existants lorsqu'elle est modifiée.
Réglez le principe de calcul du chiffre d'affaires dans le logiciel.
Les choix possibles sont :
· HT
· HT Remisé
· HT Remisé et Escompté
· TTC
Cette préférence permet de définir la méthode de calcul des chiffres d'affaires aux endroits suivants :
· Dans l'onglet « Règlement » de la fiche Client sur le champ « C.A. »;
Le titre du champ « C.A. ... », dans la fiche Client, évolue en fonction du choix réalisé dans la préférence.
En standard, la préférence est réglée sur « HT Remisé » et le titre du champ est « C.A. HT Remisé ». Suivant les autres réglages de la préférence, il deviendra : « C.A. HT », « C.A. HT Net » ou « C.A. TTC ».
· Dans les statistiques graphiques de la fiche Client et de la fiche Article (accessibles par le bouton [ Graphiques]);
· Dans toutes les éditions statistiques du menu « Statistiques ».
Le choix « TTC » n'est réellement effectif que dans le champ « C.A. » de l'onglet « Règlement » de la fiche Client.
Dans tous les autres endroits du logiciel, le C.A. sera affiché en « HT Remisé » lorsque la préférence est réglée sur « TTC ».
Cette préférence peut être changée à tout moment. Toutes les fiches Client sont alors recalculées sur la base de toutes les factures existantes. Ce traitement pouvant être long, le logiciel vous prévient par un message d'avertissement.
Lorsque cette préférence est modifiée à partir de la fiche Fournisseur, la fiche en cours n'est pas recalculée dynamiquement. Il est nécessaire de quitter la fiche en cours et de la rappeler afin de visualiser le nouveau « C.A. ».
Activez le contrôle des numéros de téléphone afin de détecter les clients en doublons.
Nous traiterons la préférence concernant le même type de contrôle sur les numéros de télécopie.
Répondez Oui si vous désirez être averti que le numéro de téléphone (ou de télécopie) que vous êtes en train d'affecter au client est déjà utilisé pour un autre client.
Répondez Non si vous ne désirez pas que le logiciel contrôle les numéros de téléphone ou de télécopie lors de leur saisie dans la fiche client.
Cette préférence peut être changée à tout moment. Elle n'a pas d'effet rétroactif sur les fiches clients déjà existantes lorsqu'elle est modifiée.
Saisissez le montant du port qui sera affecté par défaut à la création d'une nouvelle fiche Client dans l'onglet « Param. Avancés ».
Afin d'accélérer la création des clients, la préférence suivante automatise l'affectation d'un montant de port forfaitaire à une fiche Client.
Cette préférence peut être modifiée à tout moment sans aucune répercussion sur les fiches Client existantes. Seules les nouvelles créations de fiche utiliseront la modification.
Activez le contrôle des RIB afin de détecter les RIB incorrects lors de la validation des fiches clients ou fournisseurs.
Ce contrôle est effectif sur le RIB de la fiche Client et de la fiche Fournisseur mais également sur les RIB multiples lorsque la préférence « Fichiers / Clients / Multi-R.I.B » est à Oui.
Répondez Avertissement si vous désirez que le logiciel vous signale par un message que le Relevé d'Identité Bancaire (RIB) que vous êtes en train d'affecter au client ou au fournisseur est incorrect.
Un message d'avertissement apparaît alors.
Ce mode de travail peut être intéressant lorsque vous saisissez des RIB étrangers qui ne répondent pas à la norme bancaire Française. Le logiciel vous permet alors de conserver le R.IB. fourni par le tiers malgré qu'il soit considéré comme erroné.
Répondez Blocage si vous désirez que le logiciel interdise la validation de la fiche tiers lorsque le RIB saisi est contrôlé comme invalide. Un message identique à celui du mode « Avertissement » apparaît tant que vous tentez de valider la fiche tiers sans avoir corrigé le RIB).
Cette préférence peut être changée à tout moment. Elle n'a pas d'effet rétroactif sur les fiches tiers déjà existantes lorsqu'elle est modifiée.
Activez la possibilité de gérer plusieurs comptes bancaires dans la fiche Client. Ces informations seront exploitées dans le module Financier, lors de la saisie des règlements.
Le module Financier et le logiciel de Comptabilité possèdent également une préférence à initialiser afin de gérer la notion de « Multi-RIB ».
La Gestion Commerciale, dans les fiches Clients, et la Comptabilité, dans les comptes Clients, ont pour office de collecter les différents RIB des clients. Seul le module Financier exploitera ensuite ces informations.
Répondez Oui à cette préférence si certains de vos clients ont plusieurs comptes bancaires.
La fiche client est alors modifiée afin de permettre cette saisie multiple.
La partie gauche de la fenêtre de RIB, « RIB 1 / 2 », indique le nombre total de RIB et le numéro de RIB en cours.
La partie centrale décrit les informations bancaires d'un RIB classique. Une coche indique le RIB principal à prendre par défaut lors de la saisie des règlements dans le module Financier.
La partie droite permet de passer au RIB précédent et suivant, et également de supprimer le RIB en cours.
Répondez Non à cette préférence si aucun de vos clients n'a plusieurs comptes bancaires ou si vous n'utilisez pas le module Financier.
La gestion du RIB dans l'onglet « Règlement » de la fiche Client change dans la mesure où les boutons de déplacement entre les RIB et de suppression d'un RIB disparaissent.
En « Multi-RIB » et en « Mono-RIB » le logiciel contrôle chaque RIB saisi et vous avertit de l'inexactitude de l'information le cas échéant. En fonction de la préférence « Fichiers / Clients et Fichiers / Fournisseurs / Vérification du R.I.B » le logiciel, lorsque le RIB est erroné, vous permet de valider la fiche ou vous oblige à réaliser la correction avant de pouvoir la valider.
Optez pour l'application de la remise client dans le pied ou sur chaque ligne de document.
Ce pourcentage de remise client est renseigné dans le champ « Remise accordée » de l'onglet « Profil » de la fiche Client.
Cette préférence peut être changée à tout moment sans aucune incidence sur les documents existants.
Répondez Oui si vous désirez que le pourcentage de remise pris dans la fiche Client soit appliqué dans l'onglet « Pied » des pièces commerciales.
Répondez Non si vous désirez que le pourcentage de remise pris dans la fiche Client soit appliqué sur chaque ligne de pièce commerciale dans la colonne « % Rem » de l'onglet « Lignes ».
La remise de la fiche Client n'est alors pas appliquée dans le pied de la pièce.
Nous vous rappelons que la colonne « PU Remise » qui contient le prix unitaire remisé de la ligne peut être obtenue par l'ajout d'une zone supplémentaire « à valeur ajouté ».
Pour cela il est nécessaire d'aller dans l'option « Devis » (la même possibilité existe dans les autres types de pièces) du menu « Init. / Zones supplémentaires / Lignes documents de vente), d'utiliser le bouton [Créer], de faire « F4 » sur le champ « Nom » afin de faire apparaître les zones à valeur ajoutée, de choisir « PU Remise » et de valider ce champ.