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(Clôture / Clôture mensuelle / Option Sauvegarde automatique)
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L'essentiel Sécurisez vos clôtures mensuelles en les sauvegardant automatiquement... L'option Sauvegarde automatique, que vous avez le choix d'activer ou non dans l'assistant de clôture mensuelle, vous permet de d'enregistrer automatiquement dans un répertoire donné (Utilitaires / Sauvegarde/Restauration / Restauration de clôture) les clôtures mensuelles des journaux. Le répertoire Utilitaires / Sauvegarde/Restauration / Restauration de clôture enregistre également les clôtures annuelles. Pré-requis Le fait d'utiliser cette sauvegarde automatique demande d'avoir de la place sur le disque de l'ordinateur afin de pouvoir stocker ces sauvegardes. Le répertoire des sauvegardes de clôture est, comme pour la sauvegarde de clôture annuelle, fixe. Il ne peut pas être changé. Le déroulement de la procédure est quasi identique à celle de la clôture mensuelle sans archivage automatique, excepté l'ajout d'une étape Clôture permettant d'identifier cette clôture en lui donnant un nom et en y ajoutant éventuellement un commentaire. En savoir plus... 4 Pour de plus amples renseignement sur la clôture mensuelle, cliquez ici. |
L'archivage périodique des données (menu Utilitaires / Archivage des données / Lancement) est une exigence fiscale imposée par la DGI. Elle permet d'archiver toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts.
En cas d'oubli, un message s'affiche automatiquement à l'ouverture du dossier afin de vous signaler que vous devez réaliser vos clôtures mensuelles avant tout traitement déclaratif.
La Comptabilité vous permet de respecter les instructions de la DGI au travers de cet archivage qui générera des fichiers MDB (Access), fichiers TEXTES (fichiers TXT et DAT), XML et PDF (Adobe Acrobat).
L’ensemble de ces fichiers sera compressé dans un fichier .zip protégé par mot de passe.
Mois
Indiquez le mois à clôturer sous la forme MM/AA (M=Mois, A=Année). Par exemple, si vous introduisez 05/00, les écritures seront clôturées jusqu'au mois de mai 2000.
Vous ne pourrez saisir que sur les mois de juin, juillet, août, etc.
La clôture s'effectue sur le mois demandé ainsi que les mois précédents. Par défaut, le logiciel vous propose le mois courant.
Cependant il est possible de modifier le mois de clôture par journal, directement dans le tableau :
· Le champ Clôture vous permet de sélectionner les journaux à clôturer.
· Vous pouvez définir ici une date de clôture différente par journal.
· Placez le curseur (flèche haut ou bas) sur le journal concerné pour en modifier la date de clôture puis introduisez celle que vous souhaitez.
Exemple :
0500 pour les ventes (le programme interdira la saisie des écritures pour les dates antérieures à mai 2000) ; 0300 pour le journal d'OD (le programme vous autorise la saisie d'écritures postérieures au mois de mars 2000)...
Nous vous rappelons que vous pouvez saisir les écritures de tout un exercice sans réaliser de clôture mensuelle. La mention Edition provisoire sera alors précisée lors de l'édition des différents journaux par le biais du menu Quotidien / Journaux / Exercices.
Pour obtenir une édition dite "Définitive" pas de mention Edition provisoire, vous devrez décocher l'option Brouillard de manière à avoir uniquement les écritures validées.
Avant la clôture mensuelle, nous vous conseillons vivement de vérifier qu'il ne reste aucune écriture à saisir pour cette période. Nous vous rappelons que le programme ne permet plus la saisie sur des mois clôturés.
Une solution toutefois existe pour récupérer sur un autre dossier comptable, l'ensemble des écritures clôturées d'une période. Pour cela les menus Utilitaires / Copie de données / Dossiers puis Utilitaires / Consolidation dossier / Comptable seront sollicités à partir du nouveau dossier ainsi créé. Il vous permettront de récupérer dans un premier temps les différents paramètres de la société (initialisation des journaux, plan comptable, pièces automatiques...) puis les écritures dans un second temps. Les informations liées au lettrage et rapprochement bancaire seront perdues. La liaison éventuelle vers le Financier devra être vérifiée. Le menu Utilitaires / Consolidation dossier / Analytique *, vous permettra de récupérer l'ensemble des opérations analytiques mais ne vous proposera plus le lien entre les opérations comptables et analytiques. Les deux seront dissociées.
* Option soumise à la souscription du module nécessaire
Sauvegarde automatique
Cette option, lorsqu'elle est cochée, permet de sauvegarder automatiquement dans un répertoire donné (Utilitaires / Sauvegarde/Restauration) les clôtures mensuelles des journaux.
Dans ce cas, la procédure de clôture mensuelle diffère de la procédure sans demande de sauvegarde. Elle est détaillée dans la rubrique Sauvegarde automatique.
Journal
Ce champ non saisissable précise le code du journal à clôturer sur la ligne courante.
Désignation journal
Ce champ non saisissable rappelle le libellé du journal à clôturer sur la ligne courante.
Dernière clôture
Ce champ non saisissable indique le dernier mois sur lequel a été clôturé le journal de la ligne courante.
Clôture
Saisissez ou sélectionnez dans ce champ le mois sur lequel vous souhaitez clôturer le journal courant.
Le mois indiqué doit se trouver sur l'exercice courant.
Paramétrage
Vous pouvez créer plusieurs paramétrages pour un même document mais en fonction des objectifs de votre édition (fin d'année, recherches d'informations, présentations, etc.) choisissez un paramétrage.
Un des paramétrages pourra cependant être appelé par défaut et vous évitera le choix.
Cette étape accessible uniquement lorsque l'option Sauvegarde automatique a été cochée, permet de renseigner le nom de la sauvegarde, ainsi qu'un commentaire éventuel.
Le répertoire de sauvegarde de la clôture est indiqué dans la rubrique informations de la fenêtre.
En cliquant sur le bouton [Suivant], vous lancez le traitement de sauvegarde et vous passez directement à l'étape Archivage
A cette étape, la sauvegarde de clôture s'effectue automatiquement dans le répertoire _Clôtures de l'application. Les informations de chaque sauvegarde sont enregistrées dans la base de données de la même façon que pour la sauvegarde annuelle.
4 Pour de plus amples informations sur les sauvegardes, cliquez ici.
Les informations sur la sauvegarde (journaux clôturés et dates) sont renseignés automatiquement lors de la sauvegarde, ces informations ne sont pas modifiables.
Une procédure de restauration des clôtures mensuelles effectuées est disponible à l'aide du menu Utilitaire / Sauvegarde/Restauration / Restauration de clôture.
Si le logiciel détecte une anomalie, il ne clôture pas le journal et édite un rapport de clôture.
Le rapport de clôture met en évidence des erreurs possibles lors des opérations de clôture mensuelles et présente des informations telles qu'un déséquilibre dans un journal ou un problème de cohérence.
Lorsqu'un rapport est édité lors de la clôture, effectuez diverses opérations de contrôle :
Editez les journaux centralisateurs (Quotidien / Journaux / Centralisateur). Les journaux doivent être équilibrés un à un et mois par mois. Si un journal sur un mois est déséquilibré, aller dans le menu Quotidien / Saisies comptables à l'intérieur du journal et de la période apparue dans l'édition des journaux centralisateurs comme déséquilibré, puis, lancer le filtre pièce déséquilibrée grâce à l'icône 
. Seules les écritures déséquilibrées apparaîtront dans le masque de saisie. Il vous sera donc possible d'intervenir directement sur les pièces comptables pour les équilibrer.
D'autres éditions peuvent faire ressortir une éventuelle irrégularité comptable :
· le contrôle de la comptabilité par le menu Utilitaires / Contrôle.
· etc.
Par ces différentes actions, vous allez pouvoir déterminer la cause de l'annulation de la clôture.