Devis
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L'essentiel Les devis : base à la création des autres pièces commerciales... Première étape dans la chaîne des pièces commerciales, les devis peuvent servir de base à la création des Commandes, des B.L. et des Factures. Leur contenu sera récupéré en intégralité dans ces documents, suite à leur transfert, transformation ou intégration. 4 Pour afficher une vue d'ensemble de la chaîne des pièces commerciales et de leurs transferts, cliquez ici. Vous pouvez y saisir des informations générales (coordonnées de facturation et livraison, informations client), mais également les informations relatives aux articles (code, quantité, taux de TVA, etc.) et des renseignements liés à la facturation (frais de port, frais de facturation, acompte et échéances à générer par la suite). Notez que lors de la saisie d'un devis, les historiques clients, produits, représentants (C.A., marges, quantités vendues, encours client...) ainsi que les stocks ne seront pas mis à jour. De même notez que le devis ne génère pas d'échéance. Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion des encours, cliquez ici. Un chiffrage précis et personnalisé... Certaines informations monétaires du devis peuvent varier en fonction du client sélectionné : pourcentage de remise, frais de port, mode de règlement, taux de TVA etc. Nous vous encourageons donc vivement à compléter au maximum les différents champs des fiches clients afin de réduire les risques d’erreurs de saisie. Les informations héritées des fiches client restent néanmoins modifiables dans les devis eux-mêmes. |
Les champs d'en-tête
Numéro
Saisissez ici, le numéro du devis à créer (8 caractères alphanumériques).
Si la préférence Modification de la numérotation des devis accessible par le menu Init/Préférences/Pièces de ventes/Devis client, est à Non, l'accès à ce champ est bloqué.
Type de document
Vous pouvez choisir Devis ou Copie Devis (duplique le contenu d'un devis existant).
N° Devis
Saisissez dans ce champ, le numéro du document à dupliquer dans le devis. Cette zone est accessible lorsque le champ précédent « Type de document » a pour valeur « Copie Devis ».
Les champs suivants sont accessibles en création et modification de devis. Ils vous permettent de rechercher ou de modifier le client et les dates du document.
Code Client
Permet de Rechercher (F4) ou de Modifier (F7) un Client, et de le rattacher au Devis.
Date du document
Indiquez la date du document.
La préférence Message de confirmation lors du changement de la date d'une pièce accessible par le menu Init/Préférences/Pièces de ventes/Générales, vous permet d'activer ou de désactiver le message apparaissant lors du changement de la date.
Les onglets
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Les Boutons
Les boutons accessibles au bas de la fenêtre, vont permettre d'accéder à différentes options.
Le bouton [Imprimer] ouvre une fenêtre qui va permettre les réglages d'édition du document, de lancer, d'archiver, de faire une édition Télécopie ou d'abandonner l'impression.
La préférence Conditions d'escompte accessible par le menu Init/Préférences/Pièces de ventes/Générales, vous permet d'entrer un texte de conditions générales de ventes qui figurera en pied de document.
Accessible que dans l'onglet Pied, il va permettre d'obtenir des informations statistiques sur le document.
Le bouton [Origine transfert] est accessible uniquement lorsque la pièce est issue d'un transfert. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, les informations concernant le document d'origine s'affichent en surbrillance.
Ce bouton est actif uniquement dans l'onglet Ligne et permet d'ouvrir la fenêtre des compléments de ligne de devis.
Ce bouton est un menu qui permet de sélectionner une vue personnalisée de la liste.
Par défaut, seule la vue Standard est proposée. Pour enregistrer une autre vue, affichez le menu contextuel d'un intitulé de colonne et cliquez sur Enregistrer sous.
Cette icône permet d'affecter une périodicité de facturation au document courant.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion de la périodicité de facturation, cliquez ici.
Cette icône permet de saisir un paiement (règlement et acompte) sur les échéances du document courant.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion des acomptes, cliquez ici.
Cette icône n'est accessible que si la société est liée au module Financier. Cette option vous évite d'avoir à aller créer vos règlements dans le Financier.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie d'un paiement depuis les pièces commerciales, cliquez ici.
Ce bouton ouvre la fenêtre des Informations client et vous communique des statistiques sur les éléments financiers du client
Ce bouton affiche les champs monétaires en Euros ou dans la devise du client et propose l'image correspondant à la prochaine conversion prévue.
Ce bouton permet de transférer les devis clients des manières suivantes :
· Transfert suivant la chaîne logique des documents des ventes afin de créer une commande, un BL ou une Facture sur la base du devis en cours. Le document généré sera modifiable par son menu.
4 Pour afficher une vue d'ensemble des transferts de pièces commerciales suivant la chaîne logique, cliquez ici.
· Transfert vers un document d'achat à destination d'un fournisseur. Pour plus de détails, voir Transferts en achats.
L'accès au transfert du devis est uniquement autorisé dans un document déjà mémorisé (modification du document). Il vous est possible également de transférer le devis par le bouton "Transfert" présent en liste des devis.
Les préférences de transfert de document accessibles par le menu Init/Préférences/Pièces de ventes/Devis client vous permettent d'indiquer divers paramètres relatifs au transfert du devis tels que l'intégration sur le document destination d'une ligne indiquant l'origine du transfert, le recalcul des dates d'échéances, du prix de revient et de la marge, etc.
Les devis pourront être également transférés et regroupés par le menu Ventes / Transfert de document / Devis.
et
Permet de copier et coller une ligne dans un même document ou entre documents.
4 Pour plus de détails, voir Copier - Coller des lignes de documents commerciaux.
et
Permet d'Insérer et de Supprimer une Ligne. Ces deux boutons sont accessibles que dans l'onglet Lignes.
Ce bouton va permettre d'accéder aux préférences liées au Devis.
Permet de rattacher un commentaire de 5 000 caractères au Document.
et 
Permet l'accès au Devis Précédent et Suivant.
Ce bouton va permettre d'insérer un nouvel article, la liste s'ouvre alors afin d'en sélectionner un ou plusieurs.
Permet d'insérer un texte standard.
Permet d'insérer une ligne de sous-total.
Ce bouton va permettre d'insérer une remise de sous-total. Cette remise s'appliquera sur les lignes précédentes.
Lorsque vous êtes positionné sur une ligne d'article, ce bouton vous permet d'accéder à la description de l'article.
Lorsque vous êtes positionné sur une ligne d'article, ce bouton vous permet d'accéder à l'historique de l'article.
Les boutons suivants apparaissent selon le type d'article sélectionné en ligne de devis et ne sont actifs que dans l'onglet lignes :
N'apparaît que si vous avez entré en ligne de devis un article de type Nomenclature sans Fabrication préalable. Apparaît alors la fenêtre de composantes de nomenclatures. Vous pourrez ainsi visualiser les composantes, les modifier ou choisir si vous souhaitez imprimer ou non les composantes. Les modifications effectuées ne concernent que la ligne pour laquelle l'article est saisi. Si vous enregistrez un même article sur une autre ligne, les composantes reprendront celles que vous avez définies dans la fiche Article.
N'apparaît que si vous avez entré en ligne de devis un article de type Sérialisé. En saisie de devis, ce bouton restera grisé. Il vous permet de visualiser les numéros de série des articles qui sortiront du stock, mais étant donné que le devis ne génère pas de mouvement de stock, ce bouton ne sera pas accessible en saisie de devis*.
En saisie de devis, ce bouton restera grisé. Il vous permet de visualiser la ventilation des articles par lot qui sortiront du stock, mais étant donné que le devis ne génère pas de mouvement de stock, ce bouton ne sera pas accessible en saisie de devis*.
* Option soumise à la souscription du module nécessaire