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L'essentiel Liez des documents de tous types... À la fois commun aux pièces commerciales liées aux ventes (devis client, commande client, bon de livraison et de retour client et facture client) et aux achats (demande de prix fournisseur*, commande fournisseur, bon de réception fournisseur, renvoi de marchandises fournisseur* et facture fournisseur), cet onglet est également présent dans les fiches Article, Client et Fournisseur. Il vous permet d'associer, via des raccourcis, des documents de diverses natures (textes, images, tableaux, archives, courriers électroniques, etc.) aux fiches et aux pièces commerciales précitées. Votre efficacité commerciale s'en trouvera rapidement renforcée. En effet, vous ne perdrez plus de temps à rassembler des documents électroniques éparpillés au sein de votre système d'information. Grâce à cet onglet, vous pourrez ainsi rapidement associer le fichier *.pdf du plan d'accès à une fiche fournisseur ou encore un fichier photo à une fiche article. Une interface simple et intuitive... Le système arborescent qu'intègre cet onglet vous permettra en outre d'organiser de façon hiérarchique les différents éléments joints à une fiche ou à une pièce commerciale donnée. L'organisation de cet onglet est extrêmement simple et lisible : celui-ci se compose de deux parties aux rôles bien distincts et rappelle, à de nombreux égards, l'Explorateur Windows. La partie gauche de l'onglet Documents vous permet de bénéficier d'une vision globale de l'arborescence, d'organiser vos différents dossiers et d'établir des liaisons hiérarchiques entre eux. La partie droite de l'onglet, quant à elle, vous offre principalement la possibilité de créer de nouveaux dossiers et d'y placer des raccourcis vers des documents électroniques de façon très organisée. Si vous souhaitez que plusieurs utilisateurs puissent accéder simultanément aux divers éléments associés à l'onglet Documents d'une fiche ou d'une pièce commerciale, vous devrez indiquer le chemin réseau (et non, le chemin local de votre propre ordinateur) lors de la sélection des documents électroniques à associer. |
Cette partie de l'onglet Documents vous permet de visualiser et d'organiser les dossiers et fichiers, respectivement créés et importés depuis la partie droite du présent onglet.
Le système arborescent va en effet vous permettre d'organiser très efficacement l'ensemble des dossiers et fichiers associés à la pièce ou à la fiche concernée.
De cette façon, vous pouvez rassembler et gérer tous types de documents (fichiers *.doc, *.pdf, *.xls, *.tif, *.jpg, etc.) au sein d'une arborescence propre à une pièce ou à une fiche spécifique.
Pour accéder au menu contextuel de ce système arborescent, un dossier doit obligatoirement être actif.
Vous devez impérativement avoir créé un nouveau dossier dans la partie droite de l'onglet avant de pouvoir le sélectionner dans la partie gauche (arborescence).
Un simple clic droit effectué à partir du dossier actif de l'arborescence permet à l'utilisateur d'accéder aux trois options suivantes : Supprimer, Renommer et Nouveau dossier.
Supprimer
Cette option vous permet de supprimer le dossier sélectionné. Celui-ci ne sera donc plus associé à la fiche/pièce commerciale concernée.
Notez que cette opération ne supprime pas les fichiers de ce dossier, mais uniquement le lien.
Le dossier est instantanément supprimé de l'arborescence spécifique à la fiche ou à la pièce commerciale concernée.
Renommer
Cette option vous offre la possibilité de renommer le dossier courant. Cette action n'a aucune incidence sur les fichiers de ce dossier.
Nouveau dossier
Cette option vous offre la possibilité de créer un nouveau dossier.
Notez que les dossiers créés à partir d'un dossier actif sont systématiquement subordonnés à celui-ci. Une telle action établit donc entre eux, une relation hiérarchique automatique.
Si vous souhaitez établir une liaison hiérarchique entre deux dossiers, veillez à bien sélectionner le dossier parent à l'aide du curseur avant de procéder à la création du nouveau dossier.
L'organisation des éléments associés (partie droite)
Cette partie de l'onglet Documents vous permet essentiellement de créer de nouveaux dossiers et d'importer des documents présents sur le disque de votre ordinateur. Précisons que ces documents peuvent naturellement être enregistrés sous divers formats (*.doc, *.pdf, *.xls, *.tif, *.jpg, etc.).
Cette partie présente l'avantage d'afficher le contenu de chaque dossier présent dans l'arborescence (partie gauche de l'onglet).
Grâce aux différentes options décrites ci-dessous, vous pouvez par exemple placer le fichier *.pdf correspondant à la plaquette de l'un de vos fournisseurs, en l'associant à la fiche de celui-ci.
Vous avez également la possibilité d'associer le bilan financier de l'un de vos clients à la fiche qui lui est consacrée. Pour ce même client, vous pourrez également créer un dossier principal intitulé Bilans financiers annuels, au sein duquel vous créerez un dossier spécifique pour chaque année (2002, 2003, 2004, etc.). Chacun de ces dossiers contiendra le bilan financier annuel correspondant.
Très rapidement, un classement bien organisé de vos multiples documents vous permettra de réaliser des gains de temps très substantiels et ainsi de concentrer vos efforts sur le cœur de vos activités.
Si aucun dossier ni aucun fichier n'est actif, un simple clic droit dans cette partie de l'onglet vous propose trois options différentes : Affichage, Nouveau dossier et Nouveau document.
Affichage
Cette option se subdivise en quatre sous-options (Grandes icônes, Petites icônes, Liste et Détails) qui vous permettent de personnaliser l'affichage des éléments à votre convenance (tout comme le propose l'Explorateur Windows).
Nouveau dossier
Cette option vous offre la possibilité de créer un nouveau dossier.
Une fois créé, un dossier apparaît non seulement dans la partie droite de l'onglet, mais également dans sa partie gauche (visualisation de l'arborescence).
Si vous souhaitez établir une liaison hiérarchique entre deux dossiers, veillez à bien sélectionner le dossier parent à l'aide du curseur avant de procéder à la création du nouveau dossier.
Nouveau document
Cette option vous permet d'accéder à une fenêtre d'exploration, de localiser puis de sélectionner le fichier à associer à la fiche/pièce commerciale concernée.
Le fichier ainsi sélectionné sera placé dans le dossier qui était actif avant les opérations de localisation et de sélection dudit fichier.
Si un dossier est sélectionné, un clic droit effectué à partir de ce dossier vous propose trois options différentes : Affichage, Supprimer et Renommer.
Affichage
Cette option se subdivise en quatre sous-options (Grandes icônes, Petites icônes, Liste et Détails) qui vous permettent de personnaliser l'affichage des éléments à votre convenance (tout comme le propose l'Explorateur Windows).
Supprimer
Cette option vous permet de supprimer le dossier sélectionné. Celui-ci ne sera donc plus associé à la fiche/pièce commerciale concernée.
Notez que cette opération ne supprime pas les fichiers de ce dossier, mais uniquement le lien.
Renommer
Cette option vous offre la possibilité de renommer le dossier courant. Cette action n'a aucune incidence sur les fichiers de ce dossier.
Si un fichier est sélectionné, un clic droit effectué à partir de cet élément vous propose quatre options différentes : Affichage, Supprimer, Renommer et Propriétés.
Affichage
Cette option se subdivise en quatre sous-options (Grandes icônes, Petites icônes, Liste et Détails) qui vous permettent de personnaliser l'affichage des éléments à votre convenance (tout comme le propose l'Explorateur Windows).
Supprimer
Cette option vous permet de supprimer le raccourci sélectionné. Celui-ci ne sera donc plus associé à la fiche/pièce commerciale concernée.
Notez que cette opération ne supprime pas le fichier lui-même, mais uniquement le raccourci.
Renommer
Cette option vous offre la possibilité de renommer le raccourci courant. Cette option vous permet de supprimer le raccourci sélectionné. Celui-ci ne sera donc plus associé à la fiche/pièce commerciale concernée.
Notez que cette opération ne renomme pas le fichier lui-même, mais uniquement le raccourci.
Propriétés
Cette option vous propose de multiples informations relatives au fichier associé à la fiche/pièce commerciale telles que le type du fichier, son emplacement et sa taille sur le disque, ses attributs, etc.
* Option soumise à la souscription du module nécessaire