Factures Fournisseurs

(Menu Achats / Factures)

L'essentiel

Créez vos factures et avoirs...

Les documents commerciaux cruciaux que constituent les factures et les avoirs peuvent être créés, modifiés ou tout simplement consultés à partir de la liste des factures fournisseurs.

Les factures peuvent faire l'objet d'une création directe depuis la liste des factures ou être générées par l'intermédiaire de la fonctionnalité de transfert de documents, réalisable à partir du menu Achats.

4 Pour afficher une vue d'ensemble de la chaîne des pièces commerciales et de leurs transferts, cliquez ici.

Des demandes de prix et autres bons de réception pré-existants peuvent ainsi faire office de support de création pour les factures.

Les avoirs, quant à eux, peuvent également faire l'objet d'une création directe depuis la liste des factures (en réglant le champ Type de document à Avoir) ou d'un transfert de facture à partir de cette même liste.

Notez que la saisie d'une facture entraîne la mise à jour des différents historiques, accessibles à partir des fiches fournisseur et Article.

Une incidence des factures fournisseurs au niveau des stocks...

La création d'une facture fournisseur augmente le stock physique et réduit le reliquat fournisseur (si une commande a été préalablement passée) des articles gérés en stock.

La suppression d'une facture fournisseur réduit le stock physique et augmente le reliquat fournisseur (si une commande a été préalablement passée) des articles gérés en stock.

L'aide champ par champ

Numéro

Saisissez dans cette zone, le numéro de la facture à créer.

Si la préférence Modification de la numérotation des factures fournisseurs accessible par le menu Init/Préférences/Pièces d'achats/Facturation fournisseur, est à Non, l'accès à ce champ est bloqué.

Type de document

Vous pouvez créer une Facture, un Avoir (les stocks, les statistiques et votre en-cours chez le fournisseur sont mis à jour en déduisant les montants ou quantités introduites), Int Demande de Prix (duplique le contenu d'une demande existante), Int Bon de Réception (duplique le contenu d'un bon de réception existant), Int BR (réalise un avoir à partir d'un renvoi de marchandises existant).

Dans le cas d'intégration de Bon de Réception ou de Renvoi de Marchandises*, le stock ne sera pas mis à jour car la création de ces documents aura déjà occasionné une mise à jour, contrairement à l'intégration d'une Demande de Prix qui met à jour effectivement le stock. Il vous est possible de modifier totalement ou partiellement les documents générés par intégration de Bon de Réception ou Renvoi de Marchandises*, modification qui engendrera une mise à jour du stock.

Les montants négatifs admis par le logiciel vous permettent de gérer des reprises ou des déconsignes.

N° Demande de prix *, N° Bon de réception, N° Renvoi de marchandises*

Saisissez dans ce champ, le numéro du document à dupliquer dans la facture. Cette zone reste accessible lorsque le champ précédent, Type de document, aura pour valeur « Int. Demande de prix », « Int. Bon de réception » ou « Int. Renvoi de marchandises ».

Les champs suivants sont accessibles en création et modification de facture. Ils permettent de Rechercher ou de Modifier / Créer le fournisseur, mais aussi de Rechercher la date du document.

Code Fournisseur

Permet de Rechercher (F4) ou de Modifier (F7) un Fournisseur, et de le rattacher à la facture.

Date du document

Indiquez la date du document.

La préférence Message de confirmation lors du changement de la date d'une pièce accessible par le menu Init/Préférences/Pièces d'achats/Générales, vous permet d'activer ou de désactiver le message apparaissant lors du changement de la date.

Les Onglets

En Création ou Modification de Factures, l'Onglet Lignes est sélectionné par défaut.

Ils sont aussi accessibles à la souris, ou par une touche raccourci ("Alt + la lettre soulignée).

Adresse

Cet onglet contient les coordonnées et les paramètres de fonctionnement du Fournisseur. Ces champs sont automatiquement renseignés par les informations de la fiche Fournisseur rattachée à la facture.

4 Pour obtenir plus de renseignements, vous pouvez vous reporter à l'Onglet Adresse.

Lignes

Lorsque vous sélectionnez l'onglet Lignes, le programme vous présente les lignes où les articles vont être incrémentés. Ce tableau est entièrement paramétrable en fonction de vos besoins. Reportez-vous au paragraphe Les Masques de Saisie/Les Tableaux du chapitre Informations Générales.
Pour obtenir plus de renseignements, vous pouvez vous reporter à l'Onglet Lignes.

Pied

Cet onglet vous permet de Visualiser les totaux du document, d'Ajuster certaines informations (remise, escompte, port, frais, etc.), de Visualiser et modifier les échéances du document et de Saisir des acomptes et des règlements.

4 Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion des acomptes, cliquez ici.

4 Pour obtenir plus de renseignements, vous pouvez vous reporter à l'Onglet Pied.

Supplément

Cet onglet vous permet de saisir les informations supplémentaires de type Texte, Nombre, Zone de choix ou Date, adaptées à votre entreprise.

4 Pour obtenir plus de renseignements, vous pouvez vous reporter à l'Onglet Supplément.

Documents

Cet onglet vous permet essentiellement d'associer des documents de diverses natures (textes, images, tableaux, archives, courriers électroniques, etc.) à des fiches (Article, Client et Fournisseur) et à des pièces commerciales de vente (devis client, commande client, bon de livraison et de retour client et facture client) et d'achat (demande de prix fournisseur, commande fournisseur, bon de réception fournisseur, renvoi de marchandises fournisseur et facture fournisseur).

4 Pour obtenir plus de renseignements, vous pouvez vous reporter à l'Onglet Documents.

Les Boutons

Les boutons accessibles au bas de la fenêtre, vont permettre d'accéder à différentes options.

Le bouton [Imprimer] vous donne la possibilité de lancer l'impression immédiate du document. Une nouvelle fenêtre s'ouvre (souris ou F3) et permet de régler vos choix d'impression,

Ce bouton (souris ou F5) n'est actif que dans l'onglet Pied et permet d'obtenir des informations non modifiables sur les conditions de commande (Montant minimum de commande et seuil Franco de port).

Ces informations se positionnent en lieu et place des champs : « Nombre de colis », « Poids total » et « Taux de TVA s/Port »,

Ce bouton est actif uniquement dans l'onglet "Ligne" et permet d'ouvrir la fenêtre des compléments de ligne de renvois de marchandises.

Ce bouton est un menu qui permet de sélectionner une vue personnalisée de la liste.

Par défaut, seule la vue Standard est proposée. Pour enregistrer une autre vue, affichez le menu contextuel d'un intitulé de colonne et cliquez sur Enregistrer sous.

Permet l'intégration de lignes de bon de réception

Ce bouton ouvre une fenêtre contenant la liste des articles réceptionnés et non facturés, regroupés par bon de réception, pour le fournisseur de la facture en cours et pour une période donnée. Ce bouton ne sera actif que dans l'onglet Lignes, et uniquement dans la colonne Référence d'une ligne vide,

Cette icône permet de saisir un paiement (règlement et acompte) sur les échéances du document courant.

Cette icône n'est accessible que si la société est liée au module Financier. Cette option vous évite d'avoir à aller créer vos règlements dans le Financier.

4 Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie d'un paiement depuis les pièces commerciales, cliquez ici.

Ce bouton affiche les champs monétaires en Euros ou dans la devise du fournisseur et propose l'image correspondant à la prochaine conversion prévue,

Ce bouton ouvre la fenêtre de Transfert de Facture n° xxx et permet de créer un avoir sur la base de la facture en cours. Le document généré sera modifiable par son menu.

4 Pour afficher une vue d'ensemble des transferts de pièces commerciales, cliquez ici.

L'accès au transfert de la facture est possible essentiellement dans un document déjà enregistré, vous devez donc entrer en modification dans le document. Il vous est possible également de transférer la facture par le bouton [Transfert] présent en liste des factures.

et Permet de copier et coller une ligne dans un même document ou entre documents. Pour plus de détails, voir Copier - Coller des lignes de documents commerciaux.