Factures Clients
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L'essentiel Créez vos factures et avoirs... Les documents commerciaux cruciaux que constituent les factures et les avoirs peuvent être créés, modifiés ou tout simplement consultés à partir de la liste des factures clients. Les factures peuvent faire l'objet d'une création directe depuis la liste des factures ou être générées par l'intermédiaire de la fonctionnalité de transfert de documents. Des devis et bons de livraison existants peuvent ainsi faire office de support de création pour les factures. Pour afficher une vue d'ensemble de la chaîne des pièces commerciales et de leurs transferts, cliquez ici. Les avoirs, quant à eux, peuvent également faire l'objet d'une création directe depuis la liste des factures (en réglant le champ Type de document à Avoir) ou d'un transfert de facture à partir de cette même liste. Notez que la saisie d'une facture entraîne la mise à jour des différents historiques, accessibles à partir des fiches Client, Article et Représentant (chiffres d'affaires, marges, quantités vendues, encours clients, etc.). 4 Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion des encours, cliquez ici. Les modifications que vous êtes susceptible d'apporter à une facture (même si celle-ci a fait l'objet d'une édition préalable), permettent d'actualiser les données de ces historiques. Une facture transférée en comptabilité ne peut pas être modifiée, vous avez cependant la possibilité de la rééditer, via les Editions groupées notamment. Notez par ailleurs qu'une facture éditée de manière définitive n'est plus modifiable (voir ci-dessous). Les éditions définitives... Conformément aux instructions fiscales (norme DGI) sur la gestion informatisée, lorsque vous demanderez à éditer la facture, une case à cocher vous proposera de marquer le document comme édité définitivement, celui-ci portera alors la mention Original et ne sera plus modifiable, ni supprimable. Assurez-vous que toutes les informations de la facture sont correctes avant de procéder à son édition définitive. 4 Pour obtenir de plus amples informations sur les règles de la gestion informatisée fixées par Direction Générale des Impôts (DGI), cliquez ici. Une incidence des factures clients au niveau des stocks... La création d'une facture client réduit le stock physique et le reliquat client (si une commande a été préalablement passée) des articles gérés en stock. La suppression d'une facture client augmente le stock physique et le reliquat client (si une commande a été préalablement passée) des articles gérés en stock. Lors de la saisie d'une facture, les historiques clients, produits et représentants (C.A, marges, quantités vendues, encours client...) seront mis à jour. Toute modification apportée sur une facture (même éditée) remet à jour les différents historiques. Vous ne pouvez pas créer de facture pour un article Sérialisé si cette facture fait passer le stock de cet article en dessous du seuil de sécurité, car il n'est pas possible d'avoir un stock physique inférieur au stock minimum pour les articles sérialisés, et ceci quel que soit l'état de la préférence de gestion du stock, accessible par le menu Init./Préférences/Fichiers/Articles/Gestion du stock/Stock physique inférieur au stock minimum*. |
L'aide champ par champ
Numéro
Saisissez ici, le numéro de la facture à créer (8 caractères alphanumériques).
Si la préférence Modification de la numérotation des factures accessible par le menu Init/Préférences/Pièces de ventes/Facturation client, est à Non, l'accès à ce champ est bloqué.
Une facture transférée en comptabilité ne peut être modifiée mais sa réédition reste possible (option Editions groupées).
Type de document
Vous pouvez créer une Facture, un Avoir (les stocks, les statistiques et l'en-cours du client sont mis à jour en déduisant les montants ou quantités introduites), Int Devis (duplique le contenu d'un devis existant), Int B.L (duplique le contenu d'un bon de livraison existant), Int B.R (réalise un avoir à partir d'un bon de retour existant) et un Avoir Financier.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion des encours, cliquez ici.
N° de Devis, de Bon de Livraison et Bons de Retour
Saisissez dans ce champ, le numéro du document à dupliquer dans la facture.
Cette zone est accessible lorsque le champ précédent Type de document a pour valeur « Int. Devis », « Int. BL » ou « Int. BR ».
Les Factures et Avoirs constitués par intégration seront les copies conformes de leurs documents d'origine.
Les autres champs présents sont accessibles en création et en modification de facture et permettent d'affecter ou de modifier le client et la date du document :
Date du document
Par défaut, ce champ reçoit la date système à la création du document. Celle-ci reste modifiable tant que le corps ne contient pas de ligne ou si elles ont toutes été supprimées.
La préférence Message de confirmation lors du changement de la date d'une pièce accessible par le menu Init/Préférences/Pièces de ventes/Générales, vous permet d'activer ou de désactiver le message apparaissant lors du changement de la date.
Code client
Permet de Rechercher (F4) ou de Modifier (F7) un Client, et de le rattacher à la Facture.
Mais il permet aussi d'appeler une Fiche "Client Divers" (ou "Client de Passage") :
Vous devez dans un premier temps, créer dans l'option Clients, une fiche dont le nom pourrait être Clients divers. Chaque fois que vous facturerez un client "divers", vous ferez appel à cette fiche et n'aurez plus qu'à modifier l'onglet Adresse (nom, adresse.....) en fonction des coordonnées du client.
Les onglets
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Les Boutons
Les boutons accessibles au bas de la fenêtre, vont permettre d'accéder à différentes options.
Le bouton [Imprimer] ouvre une fenêtre qui va permettre les réglages d'édition du document, de lancer, d'archiver, de faire une édition Télécopie ou d'abandonner l'impression.
La préférence Conditions d'escompte accessible par le menu Init/Préférences/Pièces de ventes/Générales, vous permet d'entrer un texte de conditions générales de ventes qui figurera en pied de document.
Accessible que dans l'onglet Pied, il va permettre d'obtenir des informations statistiques sur le document.
Ce bouton est actif uniquement dans l'onglet Ligne et permet d'ouvrir la fenêtre des compléments de ligne de factures.
Ce bouton est un menu qui permet de sélectionner une vue personnalisée de la liste.
Par défaut, seule la vue Standard est proposée. Pour enregistrer une autre vue, affichez le menu contextuel d'un intitulé de colonne et cliquez sur Enregistrer sous.
Cette icône permet de saisir un paiement (règlement et acompte) sur les échéances du document courant.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur la gestion des acomptes, cliquez ici.
Cette icône n'est accessible que si la société est liée au module Financier. Cette option vous évite d'avoir à aller créer vos règlements dans le Financier.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie d'un paiement depuis les pièces commerciales, cliquez ici.
Ce bouton ouvre la fenêtre des Informations client et vous communique des statistiques sur les éléments financiers du client
Ce bouton affiche les champs monétaires en Euros ou dans la devise du client et propose l'image correspondant à la prochaine conversion prévue.
Cette fenêtre permet de créer un avoir sur la base de la facture en cours. Le nouveau document est une copie conforme de l'ancien.
4 Pour afficher une vue d'ensemble des transferts de pièces commerciales, cliquez ici.
L'accès au transfert de la facture n'est possible que dans un document déjà enregistré, vous devez donc entrer en modification dans le document. Il vous est possible également de transférer la facture par le bouton [Transfert] présent en liste des factures.
et
Permet de copier et coller une ligne dans un même document ou entre documents. Pour plus de détails, voir Copier - Coller des lignes de documents commerciaux.
et
Permet d'Insérer et de Supprimer une Ligne.
Ces deux boutons ne sont accessibles que dans l'onglet Lignes.
Ce bouton va permettre d'insérer un nouvel article, la liste s'ouvre alors afin d'en sélectionner un ou plusieurs.
Permet d'insérer un texte standard.
Permet d'insérer une ligne de sous-total.
Ce bouton va permettre d'insérer une remise de sous-total. Cette remise s'appliquera sur les lignes précédentes.
Lorsque vous êtes positionné sur une ligne d'article, ce bouton vous permet d'accéder à la description de l'article.
Lorsque vous êtes positionné sur une ligne d'article, ce bouton vous permet d'accéder à l'historique de l'article.
Les boutons suivants apparaissent selon le type d'article sélectionné en ligne de facture et ne sont actifs que dans l'onglet lignes :
N'apparaît que si vous avez entré en ligne de facture un article de type Nomenclature sans Fabrication préalable. Apparaît alors la fenêtre de composantes de nomenclatures. Vous pourrez ainsi visualiser les composantes, les modifier ou choisir si vous souhaitez imprimer ou non les composantes. Les modifications effectuées ne concernent que la ligne pour laquelle l'article est saisi. Si vous enregistrez un même article sur une autre ligne, les composantes reprendront celles que vous avez définies dans la fiche Article.
N'apparaît que si vous avez entré en ligne de facture un article de type Sérialisé. En saisie de devis, ce bouton restera grisé. Il vous permet de visualiser les numéros de série des articles qui sortiront du stock, mais étant donné que le devis ne génère pas de mouvement de stock, ce bouton ne sera pas accessible en saisie de devis*.
En saisie de devis, ce bouton restera grisé. Il vous permet de visualiser la ventilation des articles par lot qui sortiront du stock, mais étant donné que le devis ne génère pas de mouvement de stock, ce bouton ne sera pas accessible en saisie de devis*.
Ce bouton va permettre d'accéder aux préférences liées à la facture.
Permet de rattacher un commentaire de 5 000 caractères au Document.
et 
Permet l'accès au Facture Précédente et Suivante.
Les boutons suivants apparaissent selon le type d'article sélectionné en ligne de facture et ne sont actifs que dans l'onglet lignes :
Accessible à partir du menu Init./Préférences/Fichiers/Articles/Générales, la préférence Affichage des lots de quantité nulle vous permet d'afficher ou de masquer les lots dont la quantité en stock est nulle dans les pièces commerciales.
Pour masquer les lots dont la quantité en stock est nulle, vous réglerez cette préférence à P. Comm.
Vous pouvez notamment utiliser cette préférence pour interdire les transactions sur des lots inexistants.
4 Pour obtenir de plus amples informations sur les boutons les plus courants, cliquez ici.
* Option soumise à la souscription du module nécessaire