Editions Groupées

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L'essentiel Une édition groupée des documents... Cette option vous permet l'édition groupée de documents (les uns après les autres) et peut être sollicitée autant de fois que vous le souhaitez. Nous vous rappelons qu'il est également possible d'éditer immédiatement le document lors de sa conception sans passer par cette option. Vous pouvez réaliser des éditions groupées sur : ·       les devis ·       les commandes ·       les BL ·       les BR ·       les Factures ·       Les bons de transports Les possibilités de sélection, de classement et d'édition sont identiques pour tous les types de documents. Ces champs permettent de sélectionner des documents à éditer et seuls ceux qui correspondent à tous les critères feront partie de l'édition.

L'aide en détails

Période (du) et Période (au)

Indiquez les dates de début et de fin de la période d'édition des documents.

Tous ceux dont la date se situe dans cet intervalle seront édités.

N° Pièce

Permet de limiter la liste des documents à éditer.

Client

Permet de restreindre les clients dont les pièces sont à éditer.

Périodicité d'édition

Ce champ permet de restreindre la liste des clients dont les documents sont à éditer, par une sélection sur la valeur stockée dans le champ Périodicité d'édition de l'onglet Profil de leurs fiches.

Les choix possibles sont :

·       Aucune : Seuls les clients répondant à ce critère seront sélectionnés

·       Annuelle : Seuls les clients répondant à ce critère seront sélectionnés

·       Semestrielle : Seuls les clients répondant à ce critère seront sélectionnés

·       Trimestrielle : Seuls les clients répondant à ce critère seront sélectionnés

·       Mensuelle : Seuls les clients répondant à ce critère seront sélectionnés

·       Bimensuelle : Seuls les clients répondant à ce critère seront sélectionnés

·       Décade : Seuls les clients répondant à ce critère seront sélectionnés

·       Hebdomadaire : Seuls les clients répondant à ce critère seront sélectionnés

Type de Devis, Commandes, ..., Factures

Ce champ permet de limiter la liste des documents à éditer, par une sélection sur l'état d'édition de la pièce.

Type de génération (présent uniquement en édition de factures groupée)

Ce champ permet de limiter la liste des documents à éditer, par une sélection sur e type de génération de la pièce.

Edition définitive (présent uniquement en édition de factures groupée)

Conformément aux instructions de la DGI (Direction Générale des Impôts) relatives à la traçabilité des documents, la Gestion Commerciale interdit la suppression ou la modification des factures éditées définitivement.

Cette case permet d'indiquer la nature de l'édition à réaliser, définitive si elle est cochée ou provisoire sinon.

Suite au transfert comptable, les factures transférées qui n'avaient pas fait l'objet d'une édition définitive sont marquées comme telles.

Nombre d'exemplaires

Ce champ vous permet de préciser le nombre d'exemplaires dans lequel doivent être réalisées les éditions groupées des pièces commerciales clients et fournisseurs (devis, demandes de prix, commandes, bons de livraison et de réception, factures, etc.).

Si aucune valeur n'est précisée dans ce champ, c'est le nombre d'exemplaires indiqué dans l'onglet Paramètres avancés de la fiche de chaque client pour lesquels un document est édité qui sera pris en compte.

Sortie sur

Choisissez la destination de l'impression parmi les modes de sortie proposés :  Imprimante en mode soigné, Fichiers PDF, Imprimante en mode rapide (mode texte), Télécopie, E-mails multiples.

Le logiciel utilisera les paramétrages HT et TTC définis dans l'onglet Param. Avancés de la fiche Client.

Paramétrage manuel

Indiquez si vous désirez forcer les paramétrages d'édition des pièces commerciales ou si vous désirez que le logiciel conserve ses automatismes.

·       Cochez la case afin de rendre accessibles et prioritaires les champs Paramétrage HT et Paramétrage TTC qui suivent ce champ. Les valeurs saisies dans ces deux champs sont alors utilisées quels que soient les réglages d'origine.

·       Ne cochez pas la case " Paramétrage manuel " si les automatismes pré-programmés doivent être respectés.
Les paramétrages HT et TTC utilisés par défaut sont alors ceux définis dans l'onglet Param. Avancés de la fiche Client.
Pour les clients qui n'ont pas ces informations renseignées dans leur fiche, le logiciel utilisera les numéros de paramétrages définis par type de document dans les préférences "Numéro de paramétrage par défaut pour pièce HT " par exemple, accessible dans le menu Init./Préférences/Pièces de ventes/Devis client.

Paramétrage HT

Indiquez le numéro de paramétrage à utiliser lorsque le type de la pièce est " HT ".

Ce champ est accessible lorsque la zone Paramétrage manuel est cochée.

Paramétrage TTC

Indiquez le numéro de paramétrage à utiliser lorsque le type de la pièce est " TTC ".

Ce champ est accessible lorsque la zone " Paramétrage manuel " est cochée.

L'édition groupée des bons de transport utilise le champ Paramétrage manuel afin de gérer un second champ, unique, appelé Paramétrage. Le principe est identique à celui des autres types d'éditions groupées, seule la différenciation HT et TTC n'existe pas.

Les boutons

Ils vous permettront respectivement :

de sauvegarder les critères d'édition,

et enfin de restaurer ces derniers.

de réaliser des filtres et classements,

4  Pour obtenir de plus amples informations sur les boutons les plus courants, cliquez ici.